Johtaminen, ketterät menetelmät, Lean, Palvelujohtaminen, Projekti- ja portfoliojohtaminen, Projektijohtaminen

Onko projektijohtamisen sertifioinneista hyötyä oikeassa elämässä? Seitsemän yleistä sudenkuoppaa ja keinot niiden väistämiseen

Projektijohtamisen sertifikaatit - onko niistä hyötyä?

Harmittavan suuri osa projekteista epäonnistuu vuodesta toiseen. Ne eivät saavuta tavoitteitaan sovitulla laadulla, sovitussa aikataulussa tai sovituilla kustannuksilla. Onnistumisprosentti kohoaa verrattuna takavuosiin, mutta tuskastuttavan hitaasti.2000-luvulla huomiota on yhä enemmän kiinnitetty myös siihen, koituvatko projektin tuotoksista lopulta suunnitellut liiketoimintahyödyt.

Samaan aikaan projektipäälliköiden sertifioinnit ovat yleistyneet voimakkaasti. Yhdysvalloissa majaileva mutta globaalisti palvelujaan tarjoava Project Management Institute PMI on jo vuosia tarjonnut PMP (Project Management Professional) -sertifiointeja osana sertifikaattiperhettään. Projektiyhdistyksen Suomessa toimeenpanemien IPMA-sertifointien määrä lasketaan sekin useissa tuhansissa. PRINCE2® Foundation ja Practitioner -sertifioinnit nivoutuvat kiinteästi niihin valmistavaan koulutukseen, jossa Suomen akkreditoitu koulutusorganisaatio on Wakaru.

Sertifioinnit siirtyivät harvojen harrastuksesta osaksi projektijohtamisen valtavirtaa 2010-luvulla. Nykyään ei ole ollenkaan epätavallista nähdä työpaikkailmoituksia, joissa kriteerinä on tai plussaksi lasketaan projektipäällikkösertifiointi. Samoin projektitoimituksia tarjoavat yritykset törmäävät jatkuvasti tarjouspyyntöihin, joissa projektipäälliköltä edellytetään muodollista pätevyyttä.

Mutta miten sertifiointijärjestelmät todellisuudessa parantavat projektin onnistumisen mahdollisuuksia? Seuraavassa asiaa on tarkasteltu kuuden varsin yleisen ongelman kautta.

1. Väärät lähtötiedot tai perusolettamukset

Suuri osa epäonnistuneista projekteista on sotkeutunut jo lähtötelineisiin. Projektia lähdetään toteuttamaan väärien tai puutteellisten tietojen perusteella. Tekninen ympäristö ei olekaan sellainen kuin oletettiin. Johto haluaakin jotain muuta kuin mitä projektipäällikkö kuvittelee.

Onnistuneen projektin peruskallio on valtuutus tai asetuskirje, jonka johto sanelee. Sen pitäisi olla siinä määrin yksiselitteinen, että sen perusteella voidaan solmia ”sisäinen sopimus” projektin tavoitteista ja toteutusmalleista. PRINCE2:n mukaan johto antaa projektipäällikölle ja projektin omistajana toimivalle executivelle project mandaten, jossa tavoitteet ja valtuudet on ilmaistu. Tämän projekti jalostaa project briefiksi, joka muodostaa juuri tuon sisäisen sopimuksen.

2. Hutaisten tehty suunnittelu

Yksinkertaisenkin projektin suunnittelu vie helposti viikon, monimutkaisen tai laajan projektikokonaisuuden helposti kuukausia. Suunnitteluvaiheessa oikaiseminen kostautuu lähes aina myöhemmin. PRINCE2 tarjoaa prosessin projektin suunnitteluvaiheelle (initiation stage) ja kattavan dokumenttikirjaston kautta systemaattisen tavan sopia ja dokumentoida projektisuunnitelman eri osat.

3. Riskianalyysi unohtuu

Riskeistä (ja mahdollisuuksista eli myönteisistä riskeistä) puhuminen on muodikasta. Projektin toteuttaminen ilman huolella laadittua riskianalyysiä onkin kuin venäläistä rulettia. Varsin usein riskienhallinnan suunnittelusta muodostuu kuitenkin teatteria, jossa riskitaulukkoa täytetään niillä ilmeisimmillä, lähes jokaisessa projektissa vastaan tulevilla ongelmilla. Riskejä ei tulisi myöskään sekoittaa niiden syihin tai seurauksiin. Esimerkiksi projektin myöhästyminen on riskien seuraus ja osittainen epäonnistuminen, ei riski sinänsä. PRINCE2:n risk management approach tuo riskienhallintaan systemaattisuutta terveen maalaisjärjen lisäksi.

4. Tiimi harhailee yössä

Projektipäällikön työ on läsnäolemista, delegoimista, kuuntelemista, palautteen antamista ja vastaanottamista. Saappaat ovat monelle nuorelle projektipäällikölle suuret, kyse on usein ensimmäisestä kerrasta kun urallaan kasvava asiantuntija vastaa jonkun muun työstä kuin omastaan.

Projektit eivät pysy kasassa itsestään. Yleensä osallistujilla on rooleja useissa projekteissa ja projektien lisäksi vielä muita vastuita. Kukaan ei kannata veristä sotaa resursseista, mutta käytännössä enemmistö projektipäälliköistä joutuu neuvottelemaan tekijöiden ajasta.

Selkeät roolit ja vastuut esimerkiksi vastuumatriisin muodossa luovat yhteisen ymmärryksen siitä, mitä keneltäkin odotetaan, milloin ja miksi.

5. Muutosten hallinta sakkaa

Sanotaan, että on olemassa kolmenlaisia projektipäälliköiltä. Niitä, jotka laittavat asioita tapahtumaan, niitä jotka katsovat asioiden tapahtuman ja niitä, jotka ihmettelevät mitä projektilleni juuri tapahtui. Yhtäkään merkittävää projektia ei loppujen lopuksi ole toteutettu prikulleen alkuperäisen suunnitelman mukaisesti.

Systemaattinen seuranta, ohjaus ja muutosten hallinta on aivan yhtä tärkeää kuin projektin alkumetreillä tehtävä suunnittelu. Jokaisessa projektissa pitäisi olla muutostenhallintasuunnitelma, jossa on ennakoitu miten paljon suunnitelmasta, saadaan poiketa ja mitä poikkeamissa lähtökohtaisesti tehdään. Tämä on paljon hedelmällisempää kuin riidellä laadun, rahan ja aikataulun keskinäisestä tärkeysjärjestyksestä, kun vahinko on jo tapahtunut.

6. Viestintä on sattumanvaraista

Kaikki johtaminen ei ole viestintää, mutta säännönmukaisella kommunikoinnilla on eittämättä iso rooli projektin vetämisessä. Yksinkertaisessakin projektissa tulisi tehdä viestintäsuunnitelma, onhan jokainen projekti myös ainutkertainen viestintäverkosto. PRINCE2:ssa viestintäsuunnitelma kantaa nimeä communication approach, jossa viestintätoimet on kuvattu tavoitteineen ja perusteineen.

7. Kokemuksista ei oteta opiksi

Oppiminen ja toiminnan parantaminen tapahtuu paljolti projekteissa. Jokainen projekti tarjoaa valtavasti syötteitä toiminnan parantamiseen ja erityisesti hyviksi käytännöiksi, joista seuraavat projektit voivat hyötyä.

Valitettavan usein lessons learned -osuus jätetään projektin päättämisvaiheeseen, jolloin muistot ovat jo kultaantuneet, tekijät hajaantuneet uusiin projekteihin ja projektipäällikkökin maitohapoilla ja valmiina kääntämään katseensa muualle.

Ei ole sattumaa, että esimerkiksi PRINCE2 suosittelee lessons login perustamista heti käynnistysvaiheessa, kun projekti on vasta muotoutumassa. Oppimisen suhteen tulisi olla liikkeellä herkällä korvalla ja hyödyntäminen mielessä heti projektin alusta lähtien.

Katso tästä Wakarun seuraavat PRINCE2®-valmennukset ja ilmoittaudu mukaan!

PRINCE2® on maailman laajimmin käytetty projektinhallinnan menetelmä. Se on käytössä yli 150 maassa ja PRINCE2®sertifioituja projektinhallinnan ammattilaisia on yli 1 miljoona henkilöä. PRINCE2® projektijohtamisen mallin etuina ovat sen käytännöllisyys, joustavuus ja skaalautuvuus. PRINCE2® on toimialariippumaton ja näin soveltuu laajaa käyttöön projektin koosta ja toimialasta riippumatta.

Blogin kirjoittaja on Wakarun sertifioitu valmentaja Aaro Ollikainen. Ollikaisella on liki 20 vuoden kokemus yrityskohtaisista valmennuksista sekä liikkeenjohdon konsultoinnista viiden eri yrityksen riveissä. Hänellä on sekä Scrum Master, IPMA C- että PMP-sertifioinnit ja lisäksi hän on sertifioitu business coach. Ennen konsulttiuraansa hän on toiminut mm. tutkijana ja koulutusalan kansainvälisissä yhteistyöprojekteissa sekä Helsingissä että Brysselissä.

Comments are Closed