Vaatimusavaruus päässä on kuin suuri kupla vaatimuksia verkkona pään ympärillä: kun yhteen vaatimukseen kosketaan, heti alkaa väpättää siellä, mihin tuo vaikuttaa. Tämähän alkaa kuulostaa scifiltä, jossa kuvataan avaruusalusten pilotteja, jotka ohjaavat alusta aivojensa avulla. He ”näkevät” koko avaruuden aivoillaan ja navigoivat niiden avulla.
Vaatimusavaruuden hallinta
Yllä oleva kuvaus vaatimusavaruudesta on metafora, jota olen käyttänyt lukuisissa koulutuksissa kuvaamaan hyvää määrittelijää, joka hanskaa kokonaisuuksia suvereenisti. Olen nimittäin oman urani aikana havainnut tämän piirteen ihmisissä, joista on selvästi tulossa loistavia vaatimusmäärittelijöitä. Varsinkin pitkien valmennusohjelmien harjoitustyöklinikoissa tämän havaitsee hyvin nopeasti – heidän tapansa käsitellä tehtävää poikkeaa selvästi aloittelevan tai ei niin kokonaisuuksia hahmottavan ihmisen tavasta. Tuon metaforan olen kehittänyt ihan omasta kokemuksesta, sillä siltä minusta tuntuu, kun kokonaisuus alkaa hahmottua. Riippuvuudet ovat siellä olemassa ja ne muodostavat tuon ”neuroverkon” vaatimusten välille, joskus jopa neliulotteisena, kun aika-tekijäkin otetaan mukaan. Olen myös havainnut vastaavaa piirrettä teknisemmissä ihmisissä: esim. kokonaisuuksia ja niiden välisiä riippuvuuksia hahmottava sovelluskehittäjä kehittyy usein ratkaisuarkkitehdiksi. Olen nähnyt näin myös käytännössä tapahtuvan.
Tokihan vaatimustenhallintavälineet auttavat kokonaisuuden pitämisessä kurissa, mutta käytännössä niistä on isommalti apua vasta isoissa hankkeissa. Ai miksikö? No, täytyyhän jonkun viedä vaatimukset sinne järjestelmään ja kuvata niiden riippuvuudet sekä ylläpitää koko juttua. Eli suhteessa työmäärään hyöty alkaa näkyä kunnolla vasta isoissa hankkeissa. Ja kyllähän vaatimusavaruuden päässään pitävä määrittelijäkin yleensä tarkistaa yksityiskohdat kuvauksista. Jos ei nyt satu eideettistä muistia omistamaan (tosi harvinaista!).
Mitä muuta hyvältä määrittelijältä vaaditaan?
Alla kuvaamani ominaisuudet olen huomannut käytännössä todella tarpeellisiksi. Osa niistä on määrittelijän henkilökohtaisia ominaisuuksia tai taipumuksia ja osa ihan opittuja taitoja. Ja kuten kaikessa muussakin, harjoitus tekee mestarin. Eli moni taito hioutuu vuosien varrella, kun niitä käyttää. Alkuun pääsee tietysti helpommin, jos joku antaa vinkkejä hyvistä käytännöistä esim. kurssilla tai mentorina.
Salapoliisin taitoja! Eivät vaatimukset tipu taivaalta tai niitä tarjoilla hopeatarjottimella, ne pitää kaivaa esiin. Hyvä määrittelijä osaa kysyä juuri oikeat asiat ja kaivaa esiin asioita keneltä tahansa, jopa siltä kaikkein hankalimmaltakin tyypiltä. Hän pystyy haistamaan ”mustat aukot” kuvauksissa, jotka usein aiheuttavat hankaluuksia tai vaikeuksia tulevassa projektissa. Hän uskaltaa tiukata tärkeiltä vaikuttavia asioita, kunnes saa vastauksen. Kaiken runsauden keskeltä hän löytää olennaiset asiat, jotka on syytä tuoda esiin vaatimuksissa.
Tutkimusmatkailijan uteliaisuutta! Joskus vaatimusmäärittely vie sinne, missä kukaan ei ole vielä käynyt. Tai ainakaan määrittelijä itse ei ole käynyt. Näin konsultin hommissa tuo on tuiki tavallista – ei uuteen hommaan ryhdyttäessä välttämättä toimiala tai teknologia ole aina tuttua. Silloin on pakko samalla opiskella ja tutkia uutta maastoa. Määrittelijä, joka on ollut usein vastaavissa tilanteissa, kehittää itselleen yleensä nopeita selviytymismenetelmiä – enkä nyt tarkoita poliitikkojen tapaa puhua ympäripyöreitä. Vaan menetelmiä, joilla pääsee nopeasti sisään itse asiaan. Yksi sellainen on oma mottoni ’Tyhmiä kysymyksiä ei ole! On vain tyhmiä vastauksia, ja silloin vastaaja ei ole ymmärtänyt, miksi asiaa kysytään.’.
Tulkkia tarvitaan! Kas kun useinkaan liiketoiminta ja IT-ihmiset eivät puhu samaa kieltä. Tai taustoiltaan erilaiset ihmiset käyttävät samasta asiasta eri termejä. Hyvä määrittelijä hoksaa nopeasti, että nyt ei puhuta samasta asiasta, ja alkaa tarkistaa asioita. Vielä haastavammaksi tulkkaus menee, jos eri osapuolet ovat eri puolilta maailmaa…
Neuvottelijan ja joskus jopa diplomaatin taitoja! Yleensä kaikki eivät voi saada, mitä haluavat, vaan pitää tinkiä. Ja tällöin määrittelijän tehtävänä on tehdä näitä rajauksia ja neuvotella eri osapuolten kanssa, mitkä vaatimukset ovat oikeasti tärkeitä ja mitkä ’nice to have’ -juttuja. Priorisointi ei ole koskaan helppoa. Sitä on kuitenkin pakko tehdä, sillä enpä ole nähnyt projektia, jossa olisi budjetissa taivas kattona ja loputtomasti aikaa. Diplomatiaa voidaan tarvita, jos mukana projektissa on tärkeitä, jääräpäisiä ihmisiä, jotka eivät tällä kertaa voi saada tahtoaan läpi. Tai jos joku projektiryhmän jäsen on pantu projektiin mukaan ”että sillä olisi jotain tekemistä”. Tällaisessa tapauksessa kyseinen henkilö saattaakin edustaa vain omaa mielipidettään eikä suinkaan kerro organisaation tarpeita. Kuinka siis saada oikeat tarpeet esiin ilman, että astuu pahasti toisen varpaille – siinä sitä diplomatiaa tarvitaan.
Loogista ajattelukykyä! Miten koko vaatimusryväs pidetään hallinnassa? Miten asiat liittyvät toisiinsa? Onko jotain ”irtonaisia” vaatimuksia, jotka eivät tunnu liittyvän minnekään? Jos tuota vaatimusta muutetaan, vaikuttaako muutos jonnekin muualle? Jne, jne…
Käytetään vaatimusten kuvaustapana ihan mitä tahansa, niin taatusti joutuu kirjoittamaan tekstiä. Ja esittelemään muilla ajatuksiaan ja määrityksiään. Määrittelijän perustaitoihin kuuluvat siis erinomaiset suulliset ja kirjalliset taidot.
Summa summarum: Hyvä määrittelijä on siis salapoliisi, tutkimusmatkailija, tulkki, diplomaatti ja loogisesti ajatteleva huipputason neuvottelija, jonka suulliset ja kirjalliset kyvyt ovat erinomaiset. Varsinainen supervoimia omaava yksilö siis!
Mutta supervoimiakin pitää opetella käyttämään tai ainakin hallitsemaan. Siihen apua saat Coalan kurssilta Tehokas vaatimusmäärittely. Ja vinkkejä saat myös webinaareistamme Vaadi oikein! ja tulevasta webinaarista Nopeuta IT-projektiasi kokonaisarkkitehtuurin avulla.
Tarja Raussilla on pitkä kokemus systeemityöstä, projekteista ja kokonaisarkkitehtuurista. Hän on uransa aikana tehnyt ja nähnyt lukuisia hankkeita ja projekteja, joissa on ollut haasteita. Hän on myös avustanut ongelmien ratkomisessa projekteissa, joissa on mennyt paljon pieleen. Mutta hän on ollut myös mukana tekemässä hankkeita ja projekteja, joissa on onnistuttu hienosti, pysytty aikataulussa ja budjetissa, sekä hyödynnetty olemassa olleita kokonaisarkkitehtuurikuvauksia. Niinpä hänellä on kokemusta ja taustaa kertoa, mitä kannattaa tehdä ja mitä ei kannata tehdä.