Väyläviraston, Espoon ja Kauniaisten, Espoon kaupunkirata -hanke on hankkeen hallinnan kannalta mutkikas, useidentilaajien, urakoitsijoiden ja valvojien muodostama kokonaisuus. Maksajat, eli hankkeen tilaajat vaativat ajantasaista ja tarkkaa tietoa hankkeen etenemisestä. Tilannekuvaraportin avulla tilaajan eri osapuolille muodostetaan kokonaiskuva siitä, missä hankkeessa mennään. Tätä varten tarvitaan tietoa muun muassa turvallisuudesta, työmaan etenemisestä, työtunneista, valmistumisesta, aikatauluista ja kustannuksista.
Tilannekuvajärjestelmää lähdettiin rakentamaan tilaajan tietovaatimuksista, määrittelemällä mitä tietoa ja millaisia mittareita hankkeesta on kerättävä. Vasta tietotarpeiden tarkentamisen jälkeen suunniteltiin, millä tavalla se saadaan eri osapuolilta koottua. Tietoa järjestelmään tuottavat pääasiassa urakoitsijat ja urakoiden valvojat.
Väyläviraston näkökulmasta keskeinen haaste oli muodostaa eri urakoiden etenemisestä yhtenäinen tilannekuva. Projektipäällikkö Tommi Rosenvall Väylävirastosta kertoo, miten järjestelmää lähdettiin kehittämään tähän tarpeeseen:
”Ratahanke jakautuu useisiin urakoihin, joiden sisältö, aikataulut ja toteutuksen ajankohdat vaihtelevat muun muassa ratatekniikan, työmäärän ja junaliikenteen asettamien vaatimusten mukaan. Näistä erilaisista urakoista oli haastavaa muodostaa yhtenäistä kuvaa koko hankkeen etenemisestä. Lähdimme siksi kehittämään Espoon kaupunkiradalle tilannekuvajärjestelmää, joka kokoaa tiedot yhteen ja palvelee hankkeen johdon lisäksi urakoitsijoita sekä Väyläviraston, Espoon ja Kauniaisten tilaajaosapuolia.”
– Tommi Rosenvall, Väylävirasto
Ratahankkeen laajuudesta kertoo se, että hanke on vilkkaasti liikennöidyllä rataosuudella ratakilometri välillä 11+200 – 25+100 eli noin 14 km pitkä työmaa täynnä erilaista ratatekniikkaa. Tälle välille kuuluu pelkästään rautatieasemia 8 kappaletta.
Tilaajan tietotarpeet määrittivät järjestelmän lähtökohdan
Aiemmin vastaavan kaltaisia tilannekuvaraportteja on rakennettu hankkeissa erityyppisistä Excel-tiedostoista tietoja kokoamalla. Tietojen kokoaminen raporteiksi erimuotoisista Excel tiedostoista on työlästä ja epäluotettavaa.
Espoon kaupunkirata -hankkeessa ydin alustana toimi ensin Microsoft Project Online, jonka toimintoja täydennettiin Microsoft SharePoint-listoilla. Nyt Project Online palvelun päättymisen vuoksi tilannekuvapalvelu on siirretty Prohan omaan Camako PPM järjestelmään, eikä Microsoft Projectia tai SharePointia enää tarvita.
Käyttäjäpalautteen perusteella Camako on käytettävyydeltään ja suorituskyvyltään parempi kuin aikaisemmin käytössä olleet ratkaisut. Lisäksi järjestelmän käyttöliittymän ja tietomallin mukautettavuus Camakon low-code/no-code alustan myötä on parempi.
Järjestelmään kerätään sopimuksissa määriteltyjä tietoja esimerkiksi turvallisuudesta, työmaan etenemisestä, työtunneista, kustannuksista ja valmistumisesta. Kokonaisuuden päälle rakennetaan Power BI -raportointi, jonka avulla tilaajat saavat tarvitsemansa tilannekuvan hankkeesta.
Samalla kokonaisuus palvelee myös hankkeen johtoa ja tukee urakoitsijoiden laskutusta useilta tilaajilta. Järjestelmässä hallitaan aikatauluja, kustannusennusteita, sitoutuneita kustannuksia ja toteutuneita kustannuksia.
Eri tilaajien laskutus kytketään hankkeen etenemiseen
Espoon kaupunkirata -hankkeessa toimii useita tilaajia ja urakoitsijoita, mikä tuo myös laskutukseen oman erityispiirteensä. Urakoitsija ei laskuta hanketta yhtenä kokonaisuutena, vaan laskutus kohdistuu eri tilaajille sen mukaan, mitä hankkeen osaa on tehty. Järjestelmässä aikataulut rakennetaan pääsääntöisesti maksuerien perusteella. Maksuerien kustannus voidaan jakaa tilaajille, ja työn valmistumista seurataan tehtävien valmiusasteella. Kun työ valmistuu, kustannus voidaan kirjata toteutuneeksi.
Valvoja tarkastaa urakoitsijan ilmoittaman valmistumisen ja tuottaa sen perusteella laskutusluvan. Urakoitsija pystyy tämän jälkeen laskuttamaan kyseisen maksuerän eri tilaajilta. Varsinainen laskutusprosessi on järjestelmän ulkopuolella, koska laskutus tapahtuu suoraan tilaajilta.
Ajantasainen tieto syntyy hankkeen omassa järjestelmässä
Toteutuneiden laskutustietojen hakeminen suoraan tilaajien taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmistä edellyttäisi integraatioita useiden organisaatioiden järjestelmiin. Espoon kaupunkirata -hankkeessa mukana olevia tilaajia ovat muun muassa Väylävirasto, Espoo, Kauniainen ja HSY sekä muita toimijoita.
Tällaisessa mallissa tiedon kulkuun liittyisi myös viiveitä. Hankekohtainen järjestelmä mahdollistaa sen sijaan ajantasaisen kokonaiskuvan muodostamisen suoraan hankkeen toiminnasta. Tilaajille voidaan näyttää esimerkiksi alkuperäisen rakentamissuunnitelman mukainen kustannus, sopimuksilla sidottu summa, viimeisin ennuste ja toteuma. Tietoja voidaan tarkastella koko hankkeen tasolla ja tarvittaessa tarkemmin esimerkiksi tilaajan, toimeksiannon tai ajanjakson mukaan.
Rambollin projekti-insinöörit Elina Posti ja Siiri Vuorela kuvaavat, miten järjestelmä tukee hankkeen seurantaa ja kustannusten ennakointia:
”Tämä on merkittävä työajansäästö rakennuttajakonsultin näkökulmasta. Järjestelmää hyödyntävät kaikki valvojat, rakennuttajainsinöörit, turvallisuus- ja riskienhallinnan asiantuntijat, urakoitsijat sekä projektinjohto. Järjestelmästä saa suoraan kokonaiskuvan sekä esimerkiksi konkreettisesti tiedon siitä, paljonko tilaajan tulee varata budjettia koko hankkeeseen ja miten kustannukset jaksottuvat vuosittain.”
– Elina Posti ja Siiri Vuorela, Ramboll
Sama järjestelmä palvelee eri käyttäjärooleja
Espoon kaupunkirata -hankkeessa järjestelmää käyttävät tilaajien henkilöt, urakoitsijat ja valvojat. Jokaiselle roolille on määritelty tarpeenmukainen käyttöliittymä ja toiminnallisuudet. Urakoitsija hallinnoi oman työnsä aikatauluja ja ilmoittaa tehtäviä hyväksyttäväksi. Valvoja käsittelee hyväksyntää odottavat tehtävät, vahvistaa valmistumisen ja tuottaa laskutusluvan. Tilaajan näkökulmasta keskeinen kokonaisuus on hankkeen tilannekuva ja siihen liittyvä raportointi.
Power BI -raporteissa voidaan tarkastella esimerkiksi työtunteja, tapaturmia, riskejä ja hankkeen kumulatiivisia kustannuksia. Tietoja voi tarkastella eri tarkkuustasoilla, esimerkiksi vuosittain, neljännesvuosittain tai kuukausittain. Raportoinnin merkitys korostuu myös siinä, että hankkeen etenemistä voidaan arvioida toteutuneen tiedon perusteella ja turvallisuusmittareita tarkastella suhteessa työmäärään.
Riskitieto yhdistyy projektidataan
Hankkeen tilannekuvassa tarkastellaan projektin eri osa-alueita yhtenä kokonaisuutena. Aikataulujen ja taloustietojen rinnalle voidaan tuoda tietoa myös työturvallisuudesta ja riskeistä. Tietoa voidaan kerätä hankkeen eri järjestelmistä ja yhdistää Power BI:ssä samaan näkymään, jossa tiedot muokataan ja niistä lasketaan tarvittavat mittarit.
Tämä mahdollistaa hankekohtaisen seurannan rakentamisen ilman, että kaikkia tietolähteitä täytyy integroida suoraan keskenään. Eri järjestelmiä voidaan käyttää tiedon keräämiseen hankkeen tarpeiden mukaan, ja Power BI toimii niiden tietojen yhdistämisen ja analysoinnin ympäristönä.
Camako on nyt Espoon kaupunkirata -hankkeen projektinhallinnan ytimessä
Espoon kaupunkirata -hankkeen tilannekuvapalvelu on nyt siirretty Prohan omaan Camako PPM -järjestelmään. Camako kokoaa projektinhallinnan kannalta keskeiset tiedot samaan kokonaisuuteen, ja järjestelmää voidaan mukauttaa hankkeen eri käyttäjäroolien ja tietotarpeiden mukaan.
Urakoitsijat, valvojat ja tilaajan henkilöt on koulutettu järjestelmän käyttöön. Käyttäjäpalautteen perusteella Camako on koettu tähän käyttötarkoitukseen selkeäksi ja helppokäyttöiseksi, ja sen suorituskykyä on pidetty parempana kuin aiemmassa ratkaisussa. Selainpohjaisena järjestelmänä Camako ei edellytä erillisiä desktop-ohjelmia tai työasemakohtaisia asennuksia.
Camakon käyttäjähallinta on keskitettyä, ja hankkeen pääkäyttäjät voivat hallinnoida käyttäjiä itse. Eri rooleille voidaan tarjota niiden tarvitsemat toiminnallisuudet ja käyttöliittymät.
Camakon tietomalli tukee raportointia
Camakon tietomalli ja ohjelmointirajapinnat mahdollistavat tiedon hyödyntämisen Power BI -raportoinnissa. Espoon kaupunkirata –hankkeessa raportit pystyttiin toteuttamaan Camakon datamallin avulla aiempaa sujuvammin.
Raportointi on lisäksi upotettu Camako-järjestelmään. Käyttäjäkohtaisia Power BI -lisenssejä ei tällöin tarvita, vaan raportointi voidaan toteuttaa Power BI Embedded -lisensoinnilla.
Camakon low-code/no-code-alusta mahdollistaa myös käyttöliittymien ja tietomallin mukauttamisen hankkeen tarpeisiin. Tämä tukee järjestelmän kehittämistä tilanteessa, jossa hankkeen tietotarpeet ja toimintatavat muuttuvat.
”Järjestelmän räätälöitävyys on ollut hankkeelle tärkeä vaatimus, ja järjestelmän jatkuva kehittäminen on tuonut hankkeelle konkreettisia hyötyjä. Hankkeen aikana tulleet ideat on voitu toteuttaa ja testata häiritsemättä varsinaista hanketyötä. Nyt kehitetty tilannekuvaratkaisu on jatkossa käyttöönotettavissa myös muissa vastaavissa ja pienemmissä hankkeissa.”
– Elina Posti ja Siiri Vuorela, Ramboll
Projektinhallinnan ratkaisuja rakennetaan hankkeen tarpeisiin
Espoon kaupunkirata -hankkeen toteutus osoittaa, miten projektinhallinnan järjestelmä voidaan rakentaa hankkeen omien tietotarpeiden ja toimintatapojen pohjalta. Kun eri osapuolten työskentely, projektidata ja raportointi muodostavat toimivan kokonaisuuden, hankkeen etenemistä voidaan tarkastella yhdenmukaisesti eri käyttäjäroolien näkökulmasta.
Prohan projektinhallinnan asiantuntijat auttavat organisaatioita suunnittelemaan ja toteuttamaan vastaavia ratkaisuja hankkeen tarpeiden mukaan. Jos organisaatiossasi on tarve kehittää projektinhallintaa, tiedonhallintaa tai projektien tilannekuvaa, ota yhteyttä Prohaan. Projektihallintaohjelmisto Camakoon voi tutustua tarkemmin täältä.