Vain selkeiden vastuualueiden ja käytännössä toimivien prosessien avulla voi tehdä tehokkaita päätöksiä.
Epäselvät vastuualueet ovat yksi yleisimmistä syistä, miksi projektit jäävät jumiin. Päätökset viivästyvät, vastuualueet hämärtyvät ja projektipäälliköt kantavat vastuuta, jonka pitäisi oikeastaan kuulua jollekin muulle. Ongelma ei yleensä johdu ihmisistä, vaan puutteellisista prosesseista.
Erityisesti projektisalkun hallinnassa läpinäkyvyys yksinään ei riitä. Se tuo ongelmat esiin, mutta ei ratkaise niitä. Vasta selkeä hallintamallivarmistaa, että roolit, vastuut ja päätökset on määritelty yksiselitteisesti ja että ne toimivat käytännössä.
Selkeät vastuut, yksinkertaiset prosessit
Tehokas salkunhallinta edellyttää selkeitä rooleja ja vastuita koko projektin elinkaaren ajan. Projektipäälliköt vastaavat esimerkiksi projektitietojen sisällöstä ja laadusta sekä toimittavat projektit hyväksyttäväksi. Muodollinen päätösvalta kuuluu selkeästi nimetyille päätöksentekijöille tai elimille. Hakemuksen jättämisen myötä vastuu siirretään tietoisesti – tämä luo selkeyttä ja keventää projektijohdon taakkaa.
Jotta hallinta toimisi arjessa, tarvitaan yksinkertaisia ja sitovia prosesseja. Niiden tulisi olla ymmärrettäviä, jäljitettävissä ja juurtuneita sinne, missä päätökset tosiasiallisesti tehdään. Näin hallinnasta tulee tukea eikä ylimääräistä työtä.
Clarity – käytännön hallinnon mahdollistaja
Clarity-ohjelmisto auttaa organisaatioita juurruttamaan hallinnon järjestelmätasolle. Se alkaa tietojen laadusta: päätöksiä voidaan tehdä perustellusti vain, jos olennaiset tiedot ovat olemassa ja johdonmukaisia.
Clarityssä pakolliset kentät, riippuvuudet ja loogiset tarkistukset voidaan määrittää siten, että projektit
voidaan toimittaa hyväksyttäväksi vain, jos kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla. Tietojen laatu varmistuu näin automaattisesti, eikä pelkästään kehotusten avulla.
Samalla automatisoidut työnkulut huolehtivat selkeistä vastuunsiirroista. Projektin lähettäminen laukaisee toiminnon, joka ilmoittaa asiasta vastuullisille päätöksentekijöille. Vastuu siirtyy läpinäkyvästi ja jäljitettävästi – järjestelmän tuella
Päätösten tekeminen jäsennellysti
Olipa kyseessä yksittäinen päätös tai päätöksentekoryhmä: Clarity tukee erilaisia päätöksentekologiikoita. Päätöksentekijät saavat kaikki olennaiset taustatiedot, voivat lisätä kommentteja ja dokumentoida hyväksynnät tai hylkäykset suoraan järjestelmään. Näin syntyy selkeä ja jäljitettävä päätöksentekoprosessi – ilman tiedonsiirron katkoja ja ylimääräisiä hyväksymiskierroksia.
Vaihepohjainen hallinta luo suuntaa
Clarityn hallinto perustuu projektin elinkaareen. Projektivaiheesta riippuen sisältöjä, toimintoja ja vaatimuksia näytetään tai piilotetaan. Se, mikä on merkityksellistä aloitusvaiheessa, eroaa selvästi suunnittelu- tai toteutusvaiheesta. Tämä vaihepohjainen ohjaus vähentää monimutkaisuutta ja luo suuntaa kaikille osapuolille.
Tehokas hallinnan toteuttaminen – itdesignin ja Clarityn avulla
Hallinta ei ole pelkästään työkaluun liittyvä aihe. Se syntyy organisaation, prosessien ja teknologian vuorovaikutuksesta. Kokeneena Clarity-kumppanina itdesign auttaa teitä suunnittelemaan hallinnan juuri organisaatiollenne sopivaksi ja toteuttamaan sen kestävällä tavalla. Keskustellaanpa siitä, miltä tämä voi konkreettisesti näyttää projektisalkunhallinnassanne.
Ota yhteyttä nyt: Contact the Experts for Project & Portfolio Management
Timo Visa
Senior Business Development Manager
P: +358 40 849 1226
timo.visa@itdesign.de
itdesign GmbH