Usein esille nouseva aihe OKR valmennuksissa on, miten OKR -malli ja projektit toimivat yhdessä? Lyhyt vastaus, OKR:n tavoitteet ja avaintulokset tukevat hyvin projektinhallintaa, tavoitteet antavat suunnan ja projektit ovat toiminta joka vie meitä kohti päämäärää.
Merkittävä tekijä yrityksen menestyksessä on sen kyky viedä strategia osaksi päivittäistä toimintaa. OKR on tavoitejohtamisen malli jonka avulla voidaan määritellä mitattavia tavoitteita joita seuraamalla kyetään varmistamaan että yrityksen toiminta etenee oikeaan suuntaan. Otetaan esimerkki missä yrityksen strateginen fokus on parantaa asiakaskokemusta:
Tavoite: Tarjoamme maailmanluokan asiakaspalvelua meidän asiakkaille.
OKR -mallissa asetettavien tavoitteiden perustana toimii yrityksen päämäärät ja näiden on tarkoitus kuvata tavoiteltavaa muutosta. Tavoitteiden tulisi toimia suunnannäyttäjinä joka auttaa yksilöitä, tiimejä ja organisaatiota liikkumaan oikeaan suuntaan. OKR tavoitteiden asettamisessa pyritään olemaan kunnianhimoisia ja toisin kun projekteissa, jos tavoite saavutetaan vain osittain voidaan tämä kuitenkin katsoa onnistumiseksi.
Avaintulos: Asiakas reklamaatiot käsitellään 3 tunnin sisällä
Esimerkissä yhtenä avaintuloksena on reklamaatioiden käsittelyajan lyhentäminen. Avaintuloksen saavuttaminen voisi edellyttää esimerkiksi uusien järjestelmien käyttöä, jotta vuorovaikutusta asiakaspalvelijan ja tuotannon henkilöstön kanssa voidaan tehostaa. Uuden järjestelmän käyttöönotto voitaisiin toteuttaa projektina.
Projekti on tarkkaan suunniteltu kokonaisuus jonka toteuttaminen auttaa meitä saavuttamaan halutun lopputuloksen. Projektin etenemistä seurataan monilla eri tavoilla kuten esimerkiksi arvioimalla eri työvaiheiden edistymistä. Seurannassa on usein fokus käytössä oleviin resursseihin kuten aika, raha ja aika. Projektille ominaista on että sen päättyminen ja onnistuminen vaatii kaikkien suunniteltujen vaiheiden valmistumista.
Fokus ja priorisointi
OKR tavoitteet viitoittavat siis meille suuntaa mihin haluamme kulkea ja projektit ovat osa tekemistä joka mahdollistaa tavoitteiden saavuttamisen. Yrityksillä on usein monia käynnissä olevia projekteja ja nämä kaikki eivät automaattisesti ole osana OKR tavoitteita. On tärkeää tunnistaa millä projekteilla on merkitystä tavoiteltuun muutokseen. OKR -malli voi olla isona hyötynä kun halutaan ymmärtää projektien vaikutus tavoiteltuun muutokseen sekä edesauttaa projektisalkun priorisointia.
Seuranta
OKR -mallissa toteutusjakson pituus on yleensä kvartaali. Jakson aikana etenemistä seurataan esimerkiksi kahden viikon välein. Seurantaa toteutetaan arvioimalla luottamusta että saavutetaanko määritellyt avaintulokset. Jatkuva seuranta auttaa tiimejä pysymään oikealla tiellä ja samalla ymmärtämään ollaanko asetettuja tavoitteita saavuttamassa. Jatkuva seuranta tuo läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa sunnan korjaamisen ajoissa. Yrityksen muutosprojektien yhdistäminen tavoitteisiin avaintuloksien kautta, antaa uusia työkaluja myös projektien tilanteen seurantaan.
Yksi OKR -mallin merkittävistä eduista on myös sen iteratiivinen luonne joka mahdollistaa jatkuvan oppimisen. Jaksojen välissä toteutettavat retrospektiivit sekä etenemisen seuranta auttavat yrityksiä reagoimaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin.
Lopuksi
OKR tavoitteet ja projektit ovat siis kaksi eri asiaa, kuitenkin nämä kulkevat luontevasti käsi kädessä.
Jos organisaatiossasi kaivataan tukea OKR-mallin käyttöönotossa, meillä on asiantuntijat valmiina auttamaan. Ota rohkeasti yhteyttä, niin keskustellaan siitä, miten voimme parhaiten tukea organisaatiosi tarpeita ja saada aikaan haluttuja tuloksia yhdessä.
Rasmus Ståhle
Organizational Coach
Rasmus on toiminut yli 20 vuoden ajan ohjelmisto- ja digitaalisten palveluiden kehityksen parissa erilaisissa rooleissa. Hänellä on laaja-alaista kokemusta tiimien ja organisaatioiden ketterien toimintamallien valmentamisesta, kouluttamisesta sekä projektien läpiviennistä.
Taskmill on asiantuntijoiden perustama asiakaslähtöinen konsulttitalo. Meiltä löydät parhaat asiantuntijat mahdollistamaan onnistuneen tuotteen, projektin ja organisaation toteutukseen. Autamme sinua myös toiminnan kehittämisessä, strategian toteuttamisessa OKR-mallin avulla ja henkilöstön valmentamisessa.
Taskmill on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 17.–18.9.2024!