Jokainen projekti on erilainen, sillä vaikka aiheet, tavoitteet ja menetelmät ovat erilaisia, suurimman eroavaisuuden tekevät projektiin osallistuvat ihmiset sekä ihmisten välinen dynamiikka. Niinpä yksi tärkein onnistuneen projektin elementti on hyvä johtaminen. Onnistuneet projektit sisältävät sujuvaa viestintää ja vuorovaikutusta ihmisten välillä. Projekteissa on kyse muutoksesta. Projektipäällikön ominaisuuksista ennen kaikkea ihmisten johtamisen taidot muutoksessa ovat keskiössä. Projektityöskentelyn ammattilaisemme Maarit Takavainio korostaa vuorovaikutuksen merkitystä projektin johtamisessa ja kirjoittaa siitä, mitä onnistunut projekti vaatii.
Projekti koostuu ihmisistä muutoksessa
Projektin suurin ja tärkein voimavara ovat ihmiset. Projekti koostuu usein monista eri asiantuntijoista, jotka ovat parhaimmillaan työskennelleet vuosikymmeniä jonkin tietyn asian ympärillä. Alkavan projektin myötä tämä tekeminen, työvälineet tai prosessit jollain tapaa muuttuvat ja ihmisten täytyy mukautua muutokseen. Lisäksi projektissa saattaa olla mukana uusia perehtyjiä, joilla ei ole näkemystä siitä, mitä ja miten ennen toimittiin, mutta tuore visio siitä mihin suuntaan voitaisiin mennä.
Projekteissa on aina kyse myös muutoksesta, jota täytyy johtaa. Muutosta voi tarkastella tekniseltä ja inhimilliseltä kannalta ja molempia tarvitaan. Projektipäällikön tehtävänä on avarakatseisesti yhdistää asiantuntijakonkarit sekä uudet perehtyjät toimimaan dynaamisesti keskenään.
Projektipäälliköltä vaaditaan siis ihmisten johtamisen taitoja sekä muutosjohtamisen osaamista. Projektin ja näin ollen muutoksen onnistuminen on kiinni yksilöistä. Kun projektissa pystytään tarkentamaan ja perustelemaan yksilölle se ”miten tämä vaikuttaa minuun”, onnistutaan paremmin. On aina etu, jos projektia johtava henkilö on luonnostaan hyvä ihmistuntija, mutta toki ihmistuntemusta ja ihmisten johtamista voi myös oppia.
Viestintä ja vuorovaikutus kaiken keskiössä
Hyvä projektipäällikkö hallitsee vuorovaikutuksesta huolehtimisen taidon. Vuorovaikutuksen tulisi kukoistaa projekteissa. Tähän sisältyy hyvää viestintää projektin sisällä sekä myös projektin ulkopuolella. Perinteisiä hyvän viestinnän työkaluja ovat ajantasainen dokumentaatio, sovittujen asioiden kirjaaminen ylös ja jakaminen kaikille osapuolille sekä projektin aikatauluttaminen. Varo kuitenkin ylisuunnittelua ja turhia tai raskaita dokumentteja.
Viestintä on koko projektitiimin vastuulla, ei yksin projektipäällikön. Tätä vastuuta voidaan hyvin jakaa. Muistathan keskustella ja jakaa vastuuta. Kunkin projektiin osallistujan on ymmärrettävä projektin tavoitteet selkeästi, joten erityisesti tavoitteiden viestiminen, oikeiden asioiden kohdennus ja osallistaminen on oleellista. Kuuntele ymmärtääksesi, älä vastataksesi.
Hyvä projektijohtaja:
- määrittää projektille omistajan
- ymmärtää kokonaisuuden ja riskit
- varmistaa sujuvan viestinnän
- osaa kuunnella
- osaa delegoida ja luottaa asiantuntijoihin
- tuntee lainsäädännön ja vaatimukset
- tuntee trendit ja uusimmat työkalut tehokkaaseen tekemiseen
Hyvän johtamisen elementit
Hyvä projektipäällikkö selvittää jo projektin alussa projektin omistajan, joka pystyy tekemään mm. liiketoiminnallisia päätöksiä projektin etenemisen aikana. Jos projektilta puuttuu omistajuus, sitä voisi verrata tilanteeseen, jossa rakennettavalta talolta puuttuu omistaja. Tällaisessa tilanteessa talosta ei ehkä tule vaatimusten mukainen, sen arvo on todennäköisesti huono ja ei ole varmuutta edes sen valmistumisesta. Hyvään johtamiseen kuuluu myös kyky katsoa kokonaisuutta ja nähdä mahdolliset riskit. Sama pätee projekteissa ja niiden johtamisessa.
Palataanpas alkuun ja ihmisiin. On hyvä muistaa, että projektipäällikkö on harvoin vahva substanssiosaaja projektissa. Siksi hänen täytyy antaa tilaa ihmisille ja mielipiteille, kuunnella asiasta todella tietäviä ammattilaisia ja luottaa heihin. Hyödynnä ihmisiä ja heidän ammattitaitoaan ja kysy, älä oleta! Jaa vastuuta ja tekemistä projektissa, älä yritä hoitaa kaikkea itse.
Projektipäällikön täytyy nykypäivänä hallita vahvasti ketterän kehityksen viitekehykset, perinteisen vesiputousmallin kanssa työskentely, kuten myös esimerkiksi tietosuojaan ja kyberturvallisuuteen liittyvät vaatimukset. Erilaiset sertifikaatit ja projektityöskentelyn tavat tuovat varmuutta projektien johtamiseen ja antavat vaihtoehtoja, joista voi löytää itselle, projektiin ja organisaation sopivat prosessit ja tavat toimia. Nykyaikainen projektipäällikkö tietää myös trendit ja tuntee uusimmat työkalut, esimerkiksi tekoälyn tuomat uudet mahdollisuudet materiaalien valmistuksessa.
Graniitti
Graniitti on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!
Julkaistu Graniitin blogissa