Muutosjohtaminen on kuin huippu-urheilu. Ilman kunnollista valmentajaa, joka osaa luotsata joukkueen voittoon, peli on hävitty ennen kuin se on edes alkanut. Välillä tuntuu, että projekteihin lähdetään samalla hengellä, kuin Kummeli Kultakuumeen jääkiekkovalmentaja Aimo Nivaska.
Nivaska: ”Kuunnelkaas nyt, pojat. Me ollaan hävitty tää peli.”
Joukkueen pelaajat: ”Mitä sä puhut, Nivaska?”
Nivaska: ”Niin, me ollaan hävitty tää peli. Mutta ei se mitään. Tää on vaan peli. Tää on vaan yks peli miljoonista. Tää on vaan yks peli, jota ei kukaan muista huomenna.”
Tämä tietysti on kärjistetty esimerkki, mutta samalla tavalla ilman muutosjohtamista projekti voi ajautua epäonnistumiseen jo ennen kuin se on edes käynnistynyt.
Esimerkkejä epäonnistuneista projekteista on lukemattomia. Syyt projektien epäonnistumiseen ovat monisyiset, mutta useassa tapauksessa, juuri muutosjohtamisen puute näyttelee isoa roolia. Yksi esimerkki epäonnistuneesta projekti on BBC:n vuonna 2013 aloittama digitalisaatiohanke, joka oli suunniteltu parantamaan organisaation toimintaa ja työnkulkuja. Projektin piti kestää vain muutaman vuoden, mutta se venyi yli seitsemän vuoden mittaiseksi ja ylitti budjetin lähes 100 miljoonalla punnalla. Projektin epäonnistuminen johtui suurelta osin heikosta muutosjohtamisesta. Henkilöstö ei ollut valmis muutokseen ja viestintästrategiat olivat heikot. Tämän seurauksena projektin aikana henkilöstö menetti luottamuksen projektiin ja sen tarkoitukseen, ja projekti lopulta ajautui epäonnistumiseen.
Onko teillä käynyt juuri näin? Lue meidän vinkkimme mitä tehdä, kun muutos jää puolitiehen.
Yksi perustelu muutosjohtamisen tärkeydelle on muutoksen vaikutus organisaation toimintaan ja henkilöstöön. Ilman oikeaa muutosjohtamisen strategiaa ja lähestymistapaa, projektilla on suuri riski epäonnistua. Tutkimukset ovat osoittaneet, että noin 70 % kaikista projekteista epäonnistuu, ja useimmiten syynä on huono muutosjohtaminen. Vaikka projekti olisi kuinka tekninen järjestelmäpäivitys, siihen todennäköisesti aina kuitenkin liittyy ihmisiä, prosesseja ja työtapojen muutoksia. Siksi on tärkeää varmistaa, että koko henkilöstö ymmärtää, miksi muutos on tarpeellinen ja miten se vaikuttaa heidän työhönsä. Tämä puolestaan edellyttää muutosjohtamisen suunnittelua, jotta voidaan kehittää tehokkaita viestintästrategioita ja koulutusohjelmia, joilla varmistetaan, että henkilöstö on valmis muutokseen.
Viisi keinoa luoda muutosprojektiin konkretiaa – ota ne haltuun.
Edellä mainitun johdosta, tärkeä huomioitava asia on loppukäyttäjien muutosvalmius. Muutoksen läpivientiin vaikuttaa se, kuinka paljon loppukäyttäjiltä vaaditaan muutosvalmiutta ja miten siihen voidaan vaikuttaa. On tärkeää ottaa huomioon, että jokainen organisaation jäsen voi kokea muutoksen eri tavalla, ja muutosvalmius voi vaihdella myös henkilökohtaisen tilanteen mukaan. Jotkut voivat olla valmiita muutokseen heti, kun taas toiset saattavat tarvita enemmän aikaa sopeutuakseen. Vaikka organisaation johdolla voi olla selkeä näkemys muutoksesta, loppukäyttäjien vastustus voi olla yksi suurimmista esteistä muutoksen onnistumiselle.
Siksi on tärkeää, että muutosjohtamisen strategiaan sisällytetään toimenpiteitä, joilla voidaan vähentää vastustusta ja parantaa loppukäyttäjien hyväksyntää. Avoin ja rehellinen kommunikointi muutoksen tarpeista, tavoitteista ja vaikutuksista. Myös koulutus ja tuki ovat tärkeitä, jotta organisaation jäsenet voivat oppia uusia taitoja ja sopeutua uusiin työtapoihin.
Prosci muutosjohtamisen mallina
Sulava hyödyntää projekteissa Prosci-muutosjohtamisen malleja. Prosci tarjoaa järjestelmällisen ja toistettavan tavan toteuttaa muutoksia organisaatiossa. Malli perustuu tutkimukseen, joka on kerännyt tietoa yli 20 vuoden ajan tuhansilta organisaatioilta eri puolilta maailmaa. Malli koostuu kolmesta tärkeimmästä osasta: Prosci ADKAR-muutosmallista, Prosci 3-askelisesta muutosprosessista ja Prosci 5 roolista. Mallin tärkeimpiä periaatteita ovat esimerkiksi muutoksen tarpeen selvittäminen ja kommunikointi, muutoksen vaikutusten arvioiminen, muutoksen läpivientisuunnitelman luominen ja muutoksen toteuttaminen.
ADKAR-muutosmalli on tarkoitettu yksilöiden käyttäytymisen ja muutosvalmiuden ymmärtämiseen. Se tarjoaa viisi vaihetta, joiden avulla voidaan arvioida, onko yksilöllä valmiudet ja kyvyt muuttua. Nämä viisi vaihetta ovat: Tietoisuus (Awareness), Halu (Desire), Kyvykkyys (Knowledge), Vahvistus (Reinforcement) ja Taito (Ability). ADKAR-mallia voidaan käyttää yksittäisten henkilöiden muutosvalmiuden arvioimiseen, mutta myös koko organisaation muutoksen läpiviennin ymmärtämiseen.
Prosci 3-askelinen muutosprosessi tarjoaa suunnittelukehyksen muutoksen toteuttamiseen organisaatiossa. Prosessi sisältää kolme vaihetta: Valmistautuminen (Prepare), Toteutus (Manage) ja Vakiinnuttaminen (Reinforce). Valmistautumisvaiheessa keskitytään siihen, että organisaatio valmistautuu muutokseen, tiedottaa siitä ja saa henkilöstön mukaan. Toteutusvaiheessa keskitytään siihen, että muutosta johdetaan aktiivisesti ja kommunikoidaan avoimesti muutoksen etenemisestä. Vakiinnuttamisvaiheessa varmistetaan, että muutos tulee osaksi normaalia toimintaa ja että sen vaikutukset ovat pysyviä.
Prosci 5 antaa ymmärryksen siitä, kuka on vastuussa muutoksen toteuttamisesta organisaatiossa. Muutosjohtaja (Change Sponsor), Muutosagentti (Change Agent), Muutoskoordinaattori (Change Manager), Muutoskohde (Change Recipient) ja Muutoksen tuki (Change Support). Nämä roolit ovat tärkeitä, jotta organisaatio voi johtaa muutosta tehokkaasti.
Miksi erityisesti muutosjohtajan / sponsorin rooli on elintärkeä muutoshankkeessa?
Mitä muutosagentti tarkoittaa?
Vaikka muutosjohtamisesta on kirjoitettu kuinka monta blogia, kirjaa ja ohjetta tahansa, tuntuu silti, että yhä uudelleen ja uudelleen tulee vastaan projekteja, joissa muutosjohtamisesta on tingitty tai jätetty se kokonaan huomiotta. Se on kuin unohtaisi laittaa aamulla sukat jalkaan – tiedämme, että niin pitäisi tehdä, mutta välillä vain unohdamme sen. Ehkä se johtuu siitä, että muutosjohtaminen on usein hankalaa ja vaatii paljon aikaa ja vaivaa, ja joskus on helpompaa vain käynnistää projekti ja toivoa parasta. Mutta kuten tiedämme, toivolla ei aina pärjätä – jos haluamme varmistaa projektin onnistumisen ja minimoida riskejä, on muutosjohtamisesta pidettävä kiinni. Muistakaamme siis aamulla sukat ja muutosjohtaminen!
Sulava
Sulava on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!
Julkaistu Sulavan blogissa 27.3.2023