Julkishallinnon toimijoilla kuten Business Finlandilla tarve hankintojen lainmukaisuuden ja kulujen parempaan seurantaan auttoi kehittämään uuden työkalun.
Business Finland toimii muiden julkishallinnon toimijoiden tavoin hankintalain sekä muiden lainsäädäntöjen puitteissa. Julkisia varoja käytettäessä hankintojen kilpailutus lainmukaisesti sekä kilpailutuksen kautta valittujen kumppaneiden kulujen seuranta muodostuvat täten kriittisiksi osa-alueiksi organisaation hanketoiminnassa.
Julkishallinnon puolella on tavallista, että hankinta epäonnistuu jonkin muotoseikan takia. Tämä johtuu osin matkan varrella tapahtuneista virheistä ja myös siitä, että toimeksianto on alun alkaen ollut epäselvä, eikä ole ollut tiedossa, kuinka isosta hankinnasta on oikeasti kysymys, tai budjetissa ei olekaan ollut riittäviä varoja kilpailuttamaan hankintaa.
Solu Digitalin kehittämä, Microsoft 365 -ympäristössä toimiva hankintasalkku vastaa moneen tarpeeseen, jotka liittyvät Business Finlandin hankkeisiin ja niihin liittyviin hankintoihin.
Kristian Hartikainen, Business Finlandin Senior Advisor työskenteli tiiviisti Solun asiantuntijoiden kanssa, tuoden merkittävän määrän organisaationsa asiantuntijuutta työkaluun.
”Meillä on hankinta-asiantuntijoita, mutta jokaisella oli vähän oma tyyli ja tapa tehdä, ja tieto oli monessa paikassa,” Kristian kertoo.
”Nyt meillä on yksi työkalu, yksi paikka, missä tämä kaikki tieto hankinnoista on alusta loppuun, eli hankintojen suunnittelusta sinne sopimuskauden loppumiseen saakka. ”
Uuden hankinnan aloitus tarpeellisilla tiedoilla
Hankintasalkun avulla liiketoimintayksikkö kirjaa hankintatarpeet, joiden perusteella hankintatoimi valmistelee ja varmistaa hankintaan liittyvät tiedot sekä tarvittavat toimet yksityiskohtineen.
Uuden hankinnan hanke alkaa, kun Business Finlandin liiketoimintaorganisaation jäsen täyttää uusi hankinta -lomakkeen. Käyttäjä antaa hankinnalle nimen, kuvaa hankintaa ja arvioi minkä kokoinen hankinta tulisi luultavasti olemaan. Lomakkeen jatkokentät riippuvat hankinnan arvosta.
Hankinnat jakautuvat pienhankintoihin, kansallisiin hankintoihin ja EU-hankintoihin, riippuen hankinnan määrärahojen suuruudesta. Näillä erityyppisillä hankinnoilla on oma lainsäädäntönsä, jota noudatetaan.
Hankintasalkussa uusi hankinta linkitetään johonkin Business Finlandin yksikköön tai palvelualueeseen ja sille annetaan alustava prioriteetti, eli kuinka tärkeäksi yksikkö kokee kyseisen hankinnan itselleen.
Hankintatoimelle tärkeää on tietää se, kuinka suuri hankinta tulee olemaan, jotta voidaan päättää minkä tyyppisenä hankinta kilpailutetaan ja minkälaista juridiikkaa sen toteuttamiseen liittyy. Pienhankinta voidaan toteuttaa kevyemmillä toimilla, ja niille onkin oma osionsa hankintasalkussa.
Lomakkeen täyttämisen tarkoituksena on varmistaa, että hankinta lähtee oikealla tavalla liikkeelle alusta alkaen. Hankintaa ei näin ollen voi aloittaa ennen kuin siihen löytyy tarvittava määrä rahaa budjetista ja esimiehen lupa on saatu, hankinnalle on nimetty vastuuhenkilöitä, ynnä muita pakollisena tietona edellytettäviä asioita.
Hankinnan tarkka valmistelu vaiheineen
Täytetty lomake ilmestyy uutena hankintana hankintasuunnitelmiin ja hankinta siirtyy liiketoimintayksiköstä hankintatoimelle. Hankintasuunnitelmat ovat vielä käsittelemättömiä hankintatarpeita, jotka Business Finlandin hankinnan asiantuntijoiden pitää suunnitella ja joita lähdetään toteuttamaan.
Hankintasuunnitelmissa asiantuntijat tarkastelevat hankinnan perustietoja, eli onko henkilö syöttänyt riittävästi tarvittavia tietoja, jotta hankintaa voi lähteä edistämään. Hankintatoimi kiinnittää omia resursseja kyseiselle hankinnalle ja antaa sille tietynlaisen menettelytavan omine juridisine sääntöineen, jonka mukaan kilpailutuksen tulisi mennä eteenpäin.
Hankintatoimen asiantuntijuuden varassa on valita oikea menettelytapa hankinnalle, jotta sille saadaan hyvät kumppanit sekä tarjoukset, ja hankinta saadaan vietyä oikealla tavalla läpi. Hankinnan elinkaari tai vaiheistus määräytyy menettelytavan mukaan, jota taas määrittää hankintalaki. Hankintasalkussa erityyppisten hankintojen vaiheet ja niihin liittyvät porttikysymykset mukailevat näitä eri menettelytapoja.
Jokaiseen menettelytavasta riippuvaan hankinnan vaiheeseen liittyy omat kysymyspatteristonsa, ja seuraavaan vaiheeseen voi edetä vain, jos kysymyksistä pääsee läpi. Vastauksissa on valmiita, pakollisia vaihtoehtoja, joilla varmistetaan hankintaa eteenpäin viemisessä, ettei mitään unohdu ja hankinta etenee lainmukaisesti. Myös aikataulussa pysyminen varmistuu, kun mitään yllätyksiä ei pääse esiintymään.
Päiväkirjaosiossa hankintaan voidaan dokumentoida mitä päätöksiä on tehty kilpailutuksen tai suunnittelun aikana, joihin voi tarvittaessa jälkikäteen palata.
Kilpailutuksesta hankinnan kuluseurantaan
Kilpailutuksen valmistuttua ja kumppanin valinnan varmistuttua hankinta etenee hankintasalkussa sopimuskausivaiheeseen.
Sopimuskauden aikana hankintatoimi pysyy mukana, jolloin se voi seurata hankinnan kuluja. Sopimuskauden seuranta on hankintatoimen kannalta kaikkein tärkein kilpailutuksen jälkeen, jotta hankinnan alkuperäinen kynnysarvo ei ylity.
Sopimuskauden seuraaminen tapahtuu hankintasalkun kautta Talous-välilehdellä, jonne kerätään Business Finlandin ostolaskujärjestelmästä tietoja siitä, kuinka paljon hankinnan asianumerolla on kertynyt kuluja hankinnan elinkaaren aikana, ja ylittävätkö kulut alkuperäisen kynnysarvon.
Raporttiosiosta käyttäjä pääsee tarkastelemaan Power BI -raportointia, jonka avulla bisnes ja hankintatoimi voivat seurata hankintaan liittyviä asioita.
”Teemme Business Finlandilla noin 300–400 hankintaa hankintatiimissä vuosittain. Olemme käyttäneet viime vuosien aikana noin 50–60 miljoonaa euroa hankintoihin vuodessa,” Kristian täsmentää.
”Se tarkoittaa sitä, että sellaisia hankintoja ei pysty hallinnoimaan, suunnittelemaan ja strategisesti johtamaan oikein, ellei hankintasalkkua olisi.”
Tule kuulemaan lisää Projektipäiville 10.–11.10.2023 Messukeskuksessa ja vieraile ständillämme! Ota yhteyttä tai varaa projektinhallinnan demo.
Jari Kyläjärvi
Director, Partner
Solu Digital
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan
tarpeet.
Solu Digital Oy on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!