Projektipäivät

Projektityön resursointi sujuvasti

Projektityön resursoinnissa kankeat tai erilliset työkalut vievät aikaa. Microsoftin työkaluihin pohjautuvalla sovelluksella tuntikirjaukset sujuvat.

Projektityön hallinnassa yksi keskeisimmistä asioista on projektiresurssien hallinnointi ja usein se tarkoittaa projektiin kuuluvien henkilöiden työtuntien kirjausta ja seurantaa jonkin järjestelmän avulla.

Tuntikirjaussovelluksia on markkinoilla monia, mutta niiden siiloutuminen irralleen muista projektinhallinnassa käytetyistä järjestelmistä muodostuu haasteeksi. Tietoa joudutaan ylläpitämään useassa paikassa. Projektitiedon kun olisi hyvä olla keskitetysti yhdessä ympäristössä kaikkien asianosaisten saatavilla ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.

Projektityöhön soveltuvia työkaluja, joissa resursointi on osa järjestelmää, löytyy myös, mutta useimmat näistä työkaluista ovat tarpeisiin nähden liian järeitä ja kankeita käyttää. Tällaiset työkalut eivät välttämättä tue nykyaikaista etätyöskentelyä esimerkiksi mobiililaitteilla.

Tuntien kirjausta nopeasti ja vaivattomasti

Meillä Solulla lukuisat asiakkaat ovat viimeisen vuoden aikana siirtyneet käyttämään Microsoftin Project for the Web -ympäristöä (PfW) projektien ja projektitehtävien sujuvaan hallintaan. Matalan kynnyksen työkalu tarjoaa monipuolisia toiminnallisuuksia sekä kevyempiin että järeämpiin projektikokonaisuuksiin. Tuntikirjaukset eivät kuitenkaan kuulu PfW:n vakio-ominaisuuksiin.

Project for the Web on kuitenkin luonteva keskitetty paikka missä hallita tuntikirjauskohteita. Esimerkiksi tuotekehitysprojektilla voi olla esimerkiksi määrittelylle ja dokumentoinnille omat tuntikirjausrivinsä Project for the Webissä.

Project for the Web -ympäristöön on liitettävissä Solun selaimessa toimiva tuntikirjaussovellus. Se hakee PfW:stä projektitehtävät tuntikirjauslomakkeelle, jolloin käyttäjän tarvitsee vain syöttää tehdyt työtunnit oikeille riveille. Projektipäällikön elämä helpottuu, kun ei ole tarvetta erikseen perustaa tuntikirjauskohteita, jotta henkilöt voisivat kirjata tunnit halutuille projektitehtäville.

Tuntikirjaussovelluksen räätälöintimahdollisuudet ovat joustavat. Tuntien kirjaamiseen voidaan esimerkiksi liittää sähköinen hyväksymiskierto, jolloin projektipäälliköt ja esihenkilöt voivat vahvistaa henkilöiden tuntikirjaukset sujuvasti.

Tuntikirjausten raportointi

Tuntikirjaukset tallentuvat Azuren tietokantaan, josta ne voidaan hakea Power BI -raporteille. Tuntikirjausraporteille voidaan yhdistää tietoa eri lähteistä, kuten esimerkiksi projektin tilannetieto Project for the Webistä ja henkilöiden kustannuspaikkatiedot HR-järjestelmästä.

Raporttia voidaan tarkastella eri hakuehtojen avulla esimerkiksi henkilöittäin tai projekteittain halutulta aikajaksolta. Tällöin toteutuneita tunteja voidaan seurata aktiivisesti.

Projektityö Teamsiin

Projektiryhmän työskentely on keskitettävissä Microsoft Teamsiin, jossa voidaan käyttää Project for the Webin projektinhallintaominaisuuksia, tuntikirjaussovellusta sekä Power BI-raportteja.

Asiakasorganisaatioissa tämä yhteisten työympäristöjen aikaa säästävä vaikutus on otettu ilolla vastaan. Projektityö on sujuvampaa, kun kaikki tarvittava tieto ja työkalut löytyvät keskitetysti Teamsista.

Tule kuulemaan lisää Projektipäiville 25.–26.10.2022 Messukeskuksessa ja vieraile ständillämme! Ota yhteyttä tai varaa projektinhallinnan demo.

Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner
Solu Digital

Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.

Solu Digital Oy on Projektipäivien kumppani. Tule mukaan Projektipäiville 25.-26.10.2022 Helsingin Messukeskukseen!

Comments are Closed