Oppia.fi

Digitalisaatio, IT-palvelujohtaminen, Lakisääteiset koulutukset, Tiedonhallinta

Tiedonhallintalain hyödyt ja toimeenpanon haasteet

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, tuttavallisemmin tiedonhallintalaki, astuu voimaan 1.1.2020. Eri julkishallinnon toimijoiden kanssa juteltuani havaitsin, että useimmat ajattelevat lain toimeenpanoa omassa organisaatiossaan pakkopullana – asiana, joka on nyt vaan tehtävä. ”Laki velvoittaa”, ”vältetään virkavirheet” tuntuu olevan yleissanoma. Näin ainakin niiden henkilöiden mukaan, jotka ovat mukana esiselvitys- tai lain täytäntöönpanohankkeissa. Mielestäni näissä tapauksissa lain hyötyjä ei ole pohdittu, tai ainakaan kommunikoitu riittävästi.

Mitä hyötyä tiedonhallintalaista sitten on?

Lain todelliset hyödyt, samoin kuin miten laki on saavuttanut tarkoituksensa, selviävät vasta muutaman vuoden päästä kansallisella tasolla. Yksittäisen organisaation, viranhoitajan, johdon, asiantuntijan ja palvelun käyttäjän kannalta varmoja ja oletettavia höytyjä löytyy nopeamminkin.

Vanhat ja hajautuneet säädökset yhteen.
Toiminnan kehittämisessä mukana olevat tietävät, miten useita eri lakeja pitää nykyään ottaa huomioon. Uusi laki kumoaa hajautuneet lait ja säädökset, ja yhdistää ne yhteen lakiin helpottaen lakien huomioimista. Laki ottaa myös huomioon digitaalisen toimintaympäristön ottamalla kantaa tietoverkkojen ja -aineistojen digitaaliseen säilytystapaan ja aineiston siirtämiseen tietoverkon välityksellä.

Uusi laki asettaa selkeämmin minimivaatimukset myös kuvauksille.
Laki asettaa kohtuullisemmat ja selkeämmät minimivaatimukset kuvauksille esim. tiedonhallintamallin osalta määritellen yksityiskohtaisesti, mitä tiedonhallintamallissa on vähintään kuvattava; nykyisessä laissa nojaudutaan laajoihin monisivuisiin suosituksiin. Vaikka kokonaisarkkitehtuuria on kuvattu, sitä on tehty valitettavan suppeasti keskittyen tietojärjestelmiin ja teknologiaan, IT:hen tai vain suppeaan osakokonaisuuteen. Vaadittava tiedonhallintamalli tulee edellyttämään kaikkien arkkitehtuurin osa-alueiden yhdistämistä kokonaisuudeksi, joka palvelee paremmin kokonaiskuvan saamisessa ja myös muutosvaikutusten arvioinnissa aikaisempia suosituksia vähäisemällä määrällä kuvauksia.

Tiedonhallinnan järjestämisen vastuu on johdolla.
Laki asettaa järjestämisvastuun selkeästi organisaation johdolle, kun aiemmassa laissa asiaan ei ole otettu kantaa vastuumäärittelyyn.  Vanha laki keskittyi enemmän kansallisen tason ohjauksen määrittelyyn.

Tiedonhallintalain toimeenpanon haasteet

Varmasti jokaisessa tiedonhallintayksikössä eli organisaatiossa on omat haasteensa vaatimusten toteuttamiselle, mutta haluan jakaa muutamia huomioita asiaa läheltä seurattuani.

Mikä ihmeen tiedonhallintalaki?
Useimmissa organisaatioissa laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta ei ole vielä kovin tunnettu.  Tietoisuuden puute hidastaa toimeenpanoa, koska ymmärtämättä lain sisältöä ei tiedetä kenen pitäisi toimia ja mitä laki merkitsee. Laki on laaja: 30 pykälää, 15 A4 -sivua puhdasta lakitekstiä, ei kuvia. Vaatii harjaantumista lakitekstin lukemiseen, ja itse tekstin ymmärtäminen vaati aikaa ja muiden lakitekstien sekä tulkintojen selvitystä.

Mitä tiedonhallintalaki tarkoittaa meidän organisaatiossamme?
Tämä on johdon, asiantuntijan ja ylipäänsä organisaatiossa toimivan henkilön ensimmäisiä kysymyksiä, kun lain sisältö on alkanut selvitä. Onko organisaationne yliopisto, kunta tai valtion hallinnon yksikkö, vaikuttaa siihen, mitkä pykälät teihin vaikuttavat ja milloin ne on toteutettava. Lisäksi organisaationne prioriteetit ja miten laajasti olette käyttäneet kokonaisarkkitehtuurin kuvauksia, millainen toimintamallinne on sekä useat muut tekijät vaikuttavat painotuksiin ja kommunikointiin.

Miten tekeminen voitaisiin organisoida?
Kun riittävä ymmärrys muutoksesta on esiselvityksessä saavutettu, liittyvät seuraavat haasteet tekemisen organisointiin. Hyväksi havaittu ja käytetty toimeenpanon muoto on ohjelma tai hanke, jonka tehtävänä on aikatauluttaa ja koordinoida muutoksen läpiviemisen vaatimia projekteja.

Mitä konkreettisia toimenpiteitä ja missä järjestyksessä? Toimenpidesuunnitelman työstämisessä tarvitaan erilaisia asiantuntijoita ja hyvää tiedonhallintalain tuntemusta ja kokemusta sen tulkinnassa. Suositeltavaa on myös hyödyntää kokonaisarkkitehtuurin osaajia, joista on suuri apu niputettaessa erilaisia lain vaatimuksia sopiviksi kokonaisuuksiksi yksittäisiin projekteihin liittyen. Varsinainen haaste on saada näitä asiantuntijoita irrotettua muista korkean prioriteetin tehtävistä. Pienemmillä toimijoilla kaikkea tarvittavaa asiantuntemusta ei edes löydy omasta takaa.

QPR:llä on laaja kokemus tiedonhallintalaista. Olemme olleet mukana lain valmistelusta asti, sillä toiminnan kehitys ja kokonaisarkkitehtuuri ovat ydinosaamistamme. Olemme auttaneet asiakkaita toiminnan kehittämisessä jo vuodesta 1991.

Katso koulutustarjontamme Oppia.fi:ssä tästä

Kirjoittaja Veli-Matti Suominen

Veli-Matti on työskennellyt yli 23 vuotta isoissa monikansallisissa yhtiöissä Suomessa ja Yhdysvalloissa. Hänen ydinosaamistaan ovat toiminnan kehittäminen ja kokonaisarkkitehtuuri (kyvykkyydet, toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä ja teknologia-arkkitehtuuri), hanke- ja projektijohto sekä valmentaminen. Veli-Matti on ollut mukana suunnittelemassa asiakasorganisaatioidemme tiedonhallintalakiin valmistautumista.

Comments are Closed

Theme by Anders Norén