Miten onnistua Lean-hankkeessa naurettavan helposti? Prosessien louhinnan hyödyntäminen QPR Lean -menetelmällä.

Lean -kehitysmenetelmistä on kirjallisuudessa lukuisia erilaisia määritelmiä, ja näitämenetelmiä on sovellettu moniin keskenään erilaisiin tarpeisiin erityyppisissä organisaatioissa. Näinhän sen periaatteessa kuulukin olla: otetaan parhaat käytännöt ja adaptoidaan ne kuhunkin tilanteeseen parhaiten sopiviksi. Mielestäni yksi parhaista Lean-johtamisfilosofian määritelmistä on, että sen tavoitteena on tuottaa oikeita asioita oikeaan aikaan ja paikkaan, ja vielä oikeanlaatuisina. Kiistämättä hieno ja tavoiteltavan arvoinen asia jokaisessa asiakaslähtöisessä organisaatiossa, mutta miten sitten käytännössä voimme saavuttaa tällaisen ihannetilan?  Tässä blogissa kerron tarkemmin ratkaisusta, joka on osoittautunut kelvolliseksi erilaisten Lean-hankkeiden toteuttamisessa.

Kuva1: Yksinkertaistettu prosessimalli prosessissa syntyvän datan perusteella visualisoituna

QPR Lean -ratkaisu yhdistää prosessien louhinnan avulla saavutetun tietämyksen ja Lean-kehittämismenetelmät. Prosessien louhinnalla tarkoitetaan menetelmää, jossa tapahtumanhallintajärjestelmässä syntyvä transaktiodata (tapahtumadata, esim., kun tilauksen status muuttuu käsitellyksi tai toimitetuksi) visualisoidaan ymmärrettävään muotoon nk. prosessimalliksi (Kuva1: Prosessimalli prosessissa syntyvän datan perusteella visualisoituna). Näiden konseptien (Lean & prosessien louhinta) yhteiskäytöllä edetään ketterästi oikeiden kehityskohteiden tunnistamisesta parhaiden ratkaisujen valitsemiseen ja toteuttamiseen.

Seuraavassa esimerkkiratkaisu erään asiakkaamme ostolaskujen käsittelyä koskevaan ongelmaan liittyen QPR Lean -menetelmää hyödyntämällä:

• Ensiksi tulee määrittää ongelma, ymmärtää miksi se on ongelma ja miettiä miten suuresta ongelmasta on kyse. Kyseisessä yrityksessä laskujenkäsittelijät olivat jo pidemmän aikaa tuskailleet saapuvien laskujen kanssa, koska niistä usein puuttui ostoviite, jolla laskut kohdistettiin oikein ennen varsinaista maksatusta. Ostoviitteiden selvittäminen oli työlästä ja niiden etsiminen viivästytti maksatusprosessia. Lean -termein tätä kutustaan hukkatyöksi. Laajemmassa selvityksessä havaittiin, että maksuviite puuttuu laskuista osittain siksi, ettei alkuperäistä ostotilausta ole jostain syystä tehty prosessin mukaisesti. Ilmassa oli epävarmuutta, eikä ongelman laajuutta pystytty ilman parempaa tietämystä helposti määrittämään. Huoli oli herännyt, sillä valtuuttamattomat ostot olivat merkittävä riski ja kustannus yrityksen toiminnalle.
• Seuraavassa vaiheessa lähdettiin tutkimaan ongelman juurisyitä ja mahdollisia ratkaisuvaihtoehtoja. Ongelmaa lähdettiin ratkomaan QPR Lean  -menetelmällä, ja sen monimutkaisuuden sekä laajuuden vuoksi päätettiin toteuttaa ratkaisu Six Sigma -projektina DMAIC-mallin mukaisesti. Prosessien louhinnan avulla pystyimme visualisoimaan asiakkaamme koko hankinnasta maksuun -prosessin ja tutkimaan tarkemmin, mistä laskunkäsittelyn ongelmat mahtoivat johtua. Huomasimme nopeasti, että suuri osa ostolaskuista (aikaleima, joka syntyy järjestelmissä, kun ostolasku automaattisesti kirjataan) saapui ennen kuin hankintaehdotus (aikaleima, joka syntyy järjestelmiin, kun hankintaehdotus tallennetaan) oli tehty.
• Organisaatiossa havaittujen oireiden taustalla piilevän ongelman havaitseminen ja siihen johtavien juurisyiden faktaperusteinen tunnistaminen ja analysointi QPR Lean -ratkaisun avulla oli erittäin tehokasta. Prosesseja louhimalla saimme tarvittavat tiedot ongelmakohdista. Lean-menetelmillä oikeiden kehityskohteiden tunnistaminen (mm. pullonkaulojen ja tarpeettomien prosessipoikkeamien eliminointi), kehitysratkaisujen toteuttaminen ja faktoihin perustuva valinta auttoi tehostamaan prosesseja. QPR:n ohjelmistojen avulla asiakkaalle luotiin selkeä ja reaaliaikainen mittaristonäkymä, jonka avulla kehitystoimenpiteiden seuranta ja ennakoivien jatkotoimenpiteiden suunnittelu sujui mutkattomasti. Näiden toimenpiteiden seurauksena myös prosessin päivittäinen johtaminen helpottui.

Blogin otsikkoon palatakseni: mielestäni Lean-kehittämisessä on edellytykset onnistua, kunhan on riittävästi tietoa ja ymmärrystä kehitettävästä prosessista, prosessin todellisesta suorituskyvystä, tapahtumien syy-seuraussuhteista, sekä selkeä tavoite ja mittarit seurantaan. Lisäksi tulee hallita Lean-kehittämismenetelmät ja omaksua Lean-ajattelumalli. Naurettavan helpoksi kehittämisen tekee muutoksille avoin organisaatiokulttuuri ja motivoituneet ihmiset, joita edellä mainitut edellytykset palvelevat. Osaaminen ja kokemus kasvavat tekemällä, ja me QPR:n asiantuntijat autamme organisaatiosi mielellämme alkuun.