Olen kuullut valmennettavilta asiakkailtani yhtenään huolen kiireen aiheuttamasta ongelmasta. On niin kiire, että tärkeitä työasioita ei pysty tekemään hyvin kun ei ehdi pohtia mitä ja miten ne tulisi tehdä. Johto kertoo minulle yhtenään, että henkilökunta ei ehdi tehdä viisaita päätöksiä tai priorisoida oikein. Taito priorisoida olisi tuiki tarpeen, mutta yleensä kiireisimmät deadlinet ajavat, eikä oikea tärkeysjärjestys. Tehdään vauhdilla, eikä pystytä ymmärtämään tilanteita kun ei ole aikaa havainnoida ja reflektoida. Näkökenttä kapenee kuin kovaa autoa ajettaessa, ei enää näe selkeästi.
Tämän vastapainona nämä valmennettavat asiakkaani ovat vastuussa entistä isommista ja kriittisesti tärkeämmistä tehtäväalueista, joissa nopea tilanteen hahmottaminen, oikein osuva päätöksenteko voivat olla liiketoiminnan onnistumisen kannalta elintärkeitä asioita. Näen asiakkaani haasteet ja ymmärrän heidän kokemuksensa kuinka puristuksissa ollaan. Ja fiksuimmat heistä itsekin oivaltavat että omaan näkemykseen luottaminen on nyt vaikeaa ja vaakalaudalla.
Siispä he kysyvät coachilta, minulta, mitä tehdä?
Sanon, että ei enää riitä organisointi, vaikka siitä onkin aloitettava ajanhallinnassa. Lisäksi tarvitaan sitä niin tuskallisen vaikeaa priorisointia. Oikeasti napakalla otteella miettiä mitkä ovat kolme tärkeintä päätehtävääsi juuri nyt. Varaa niille leijonanosa ajasta, kalenteroi ne. Jaa loput tehtävät kolmeen listaan. Yhdessä on tulipalot eli deadline juuri kohta. Toiseen tulevat muut tähdelliset, mutta eivät niin kiiirelliset tehtävät. Viimeiseen tulevat tehtävät joita sinun ei pitäisi tehdä lainkaan. Tuo viimeinen on tunnolliselle ihmiselle melko mahdoton tehtävä.
Päätehtäviin varaa täyspäistä aikaa, siis ei tehdä niitä viimeiseksi kun kaikki muu on tehty. Silloin ei riitä kapasiteettia tehdä niitä ajatuksella. Tulipalot ovat asioita, joita laitat päivään sisään pienissä erissä. Tuossa 10 minuuttia, tuossa puoli tuntia. Kyllä sekin lista pienenee. Tähdelliset, mutta ei niin kiireelliset, laita nekin kalenteriin, varaa niille aikaa.
Viimeinen kategoria, ne tehtävät joita sinun ei tulisi tehdä, ne on sinun aikasyöppösi. Mieti mitä niille tehdä, käy keskustele tarvittaessa esimiehesi kanssa.
Ajanhallintaa kannattaa kehittää omista henkilökohtaisista työtavoista käsin, omasta persoonastasi käsin. Nimittäin toinen aikasyöppösi on tyylisi tehdä töitä. Teetkö kaiken pieteettiasteella täydellinen? Vai osaatko tehdä eri tehtäviä eri tyyliin? Minun ohjenuorani on, että joka tehtävän suhteen pohdin mikä on oikea panos/tuotos suhde tähän asiaan. Niin että se palvelee asiakastani, työyhteisöäni ja minun ajankäyttöäni. Vastauksia tähän kyllä löytyy.
Me Completossa olemme kehittäneet erittäin toimivan ja napakan päivän valmennuskonseptin ajanhallintaan. Tule mukaan valmennukseen Helsingissä 3.12.2018 tai tilaa valmennus omalle yrityksellesi.
Tervetuloa myös maksuttomaan webinaariin ”Kiire, mitä voin tehdä ajanhallinnalleni?”, joka pidetään 26.11. klo 15.00 – 15.45. Tarjolle tulee myös jälkitallenne!
Satu Pitkämäki
Kirjoittaja on tuloksia tuottava ja mukaansatempaava valmentaja. Sadun intohimo on oivalluttaa ihmisiä ratkaisemaan työelämän haasteellisia tilanteita ja löytämään voimavaroja jaksamiseen ja kehittymiseen tietoisuuden kautta. Ajanhallintaa Satu on valmentanut jo kolmattakymmenettä vuotta ja on siinä ajassa kehittänyt Completon ajanhallinnan konseptia napakaksi ja järjestelmälliseksi parhaiden käytäntöjen kokonaisuudeksi.