Miten ehkäistä, tunnistaa ja reagoida ei-toivottuun käytökseen?
Seksuaalinen häirintä, aseman ja vallan väärinkäyttö, kavallukset, harkitsemattomat puheet lehdistössä… Mediassa uutisoidaan päivittäin organisaatioista, joiden edustamat henkilöt ovat toimineet ei-toivotusti – joko tahattomasti tai tarkoituksellisesti.
Riski väärinkäytöksistä tai epäasiallisesta käytöksestä on olemassa jokaisessa organisaatiossa. Skandaaleista voi aiheutua taloudellisia ja juridisia seurauksia, puhumattakaan vaikutuksista yrityksen arvoon, brändiin, työnantajamielikuvaan sekä asiakas- ja kumppanuussuhteisiin. Päivänvaloa kestävät toimintatavat ja moraalinen selkäranka ovat elinehtoja menestyvälle yritykselle tänä päivänä.
Kun asiat eivät mene niin kuin Strömsössä, ei tilanne ole kenelläkään osapuolelle mieluisa. Kuitenkin varautumalla asianmukaisesti niistä todennäköisesti selviää pienemmillä kolhuilla. Varautumiseen kuuluu ei-toivotun käytöksen ehkäisy, tunnistaminen ja reagointi.
Ehkäisy ja ennakointi
Jotta epäasiallista toimintaa voidaan ehkäistä, on lähtökohtana tunnistaa ja ymmärtää relevantit riskit. Mikä meillä voisi mennä pieleen? Minkälaisella toiminnalla voisimme vahingossa tai tahallisesti rikkoa lakia tai yleisesti hyväksyttäviä pelisääntöjä? Yrityksen koosta, toimialasta, toiminnan maantieteellisestä sijoittumisesta ja monesta muusta tekijästä riippuen merkittävimmät riskit voivat liittyä esimerkiksi kilpailuoikeudellisiin rikkomuksiin, lahjontaan ja korruptioon, tietosuojarikkeisiin, työpaikkahäirintään, intressiristiriitoihin tai työturvallisuuteen. Yhä useammin riskiksi tunnistetaan myös tilanteet, jossa tahattomasti sanotaan jotain tai toimitaan tavalla, joka ei vastaa yleisiä normeja.
Kun riskit on tunnistettu, määritellään keinot, joilla riskit ovat parhaiten hallittavissa. Miten voimme ehkäistä tilanteita, joissa toimisimme odotusten vastaisesti? Ensimmäinen askel on varmistaa, että yhteiset pelisäännöt jokapäiväiselle toiminnalle on määritelty. Usein nämä säännöt kantavat nimeä #eettinenohjeisto tai #codeofconduct, ja niiden perustana ovat organisaation #arvot. Lisäksi tarvitaan yksityiskohtaisempia politiikkoja ja ohjeistuksia. Paperisten sääntöjen tulee myös heijastua jokapäiväisessä toiminnassa. Tähän tarvitaan sellaista viestintää ja koulutusta, johon henkilöstön on helppo samaistua ja mieltää omaksi tavakseen toimia. Ehkäisyn kannalta on tärkeää, että yhdessä määritellyt säännöt integroidaan osaksi olemassa olevia prosesseja ja työtapoja ja että niihin liittyvää tukea ja neuvontaa on helposti saatavilla.
Tunnistaminen
Epäasiallinen toiminta voi tulla ilmi monia teitä pitkin: vahingossa, tarkastuksen yhteydessä, ja toisinaan tapahtumahetkellä itsessään. Useimmiten kuitenkin tilanne vaatii sen, että tilanteen uhri tai sivullinen nostaa asian esiin. Tähän on oltava olemassa asianmukaiset kanavat sekä kulttuuri, joka mahdollistaa epäkohtiin puuttumisen. Kanava voi olla esimies, compliance-yksikkö, HR, lakiosasto, sisäinen tarkastus, taikka eettinen kanava. Monilla yrityksillä on käytössään eettisiä ilmoituskanavia, joita pitkin voi jättää ilmoituksen anonyymisti (lainsäädännön niin salliessa). Epäkohtia voidaan löytää myös erilaisten kontrollien, päivittäisen esimiestyön ja sisäisen tarkastuksen välityksellä.
Reagointi
Tunnistettuihin epäkohtiin tulee reagoida asianmukaisesti ja mieluiten mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Mikäli yhteisiä toimintasääntöjä on rikottu, tulee asiaan puuttua. Jos sääntöjen rikkomisesta ei seuraa sanktiota, ei säännöillä ole merkitystä. Seuraamus voi olla esimerkiksi vakava keskustelu esimiehen kanssa, suullinen tai kirjallinen huomautus, tai pahimmassa tapauksessa työsuhteen päättäminen ja mahdolliset rikosoikeudelliset seuraamukset. Lisäksi on hyvä arvioida johtuuko rikkomus koulutuksen, käytäntöjen vai sisäisen valvonnan puutteesta. Tarvittaessa on ryhdyttävä korjaaviin toimenpiteisiin.
Kiinnostuitko aiheesta? Tule mukaan maksuttomaan webinaariin ja opi, miten voisit paremmin varautua ei-toivottuihin tilanteisiin!
Tutustu myös seuraaviin koulutuksiin ja valmennuksiin:
Väärinkäytökset yrityksissä – Ehkäisy, tunnistaminen ja käsittely
Vastuullinen johtaja -valmennus
Hyvä bisnesetiikka – koulutus johtajille, esimiehille ja asiantuntijoille
Niina Ratsula
Kirjoittaja auttaa perustamansa Code of Conduct Companyn asiantuntijana organisaatioita kehittämään yritysetiikan, compliancen ja sisäisen valvonnan käytäntöjä sekä vastuullista johtamiskulttuuria. Niinalla on 12 vuoden monipuolinen kansainvälinen kokemus compliance-ohjelmien, yritysvastuun, sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen parissa Nokian ja Kemiran palveluksessa sekä tutkijana Turun Kauppakorkeakoulussa. Niina on suosittu kirjailija ja luennoitsija – hänen blogia voit seurata osoitteessa www.codeconduct.fi
Code of Conduct Company on yksi yli sadasta Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan kouluttajakumppanista. Tutustu Oppia.fi tarjontaan!