Halusin koota oppaan etäkokousten, etäkoulutusten ja virtuaalityöpajojen vetäjille, jotta he saisivat verkkotilaisuuksistaan parhaan mahdollisen lopputuloksen. Suurin osa asiakkaistamme käyttää Skype for Businessia verkkotilaisuuksiensa järjestämiseen, joten oppaan ohjeet on kirjoitettu tätä alustaa varten.
Oppaassa luetellut periaatteet eivät kuitenkaan päde vain Skype for Businessiin eivätkä edes vain virtuaaliympäristöön. Me fasilitoimme työpajoja ja valmennamme fasilitointitaitoja työksemme. Elämme käytännössä työpajasta toiseen.
Jotkin ohjeet pätevät siis mihin tahansa ryhmätilanteeseen — kasvotusten tahi verkossa — toiset taas ovat verkko- tai Skype-kohtaisia.
Monet kokoukset ovat huonoja – miksi näin?
Viime vuosina kokouksia on haukuttu paljon. Ihan syystäkin. Monet kokoukset ovat huonoja. Hiljaisemmat tyypit eivät sano kokouksen aikana mitään. Kokoontumisen syy, tilaisuuden tavoitteet ja agenda ovat epäselviä. Tilaisuus venyy yli sovitun ajan. Osallistujille ei jälkeenpäin ole selvää, mitä sovittiin tai kenen vastuulla sovitut toimenpiteet ovat. Tai vaikka toimenpiteet olisivatkin selvät, asiat eivät toteudu sovitusti. Ryhmän sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin uupuu.
Miksi näin käy? Miksi kokoukset ovat niin turhauttavia? Yleensä siksi, että ne on suunniteltu, valmisteltu tai johdettu puutteellisesti — tai kaikkia näitä.
Kokoontumiset tarjoavat kuitenkin osallistujille mahdollisuuden kohtaamiseen — kunhan kohtaamiselle tehdään tilaa. Siksi uskomme, etteivät kokoukset ole menossa minnekään, vaikka digiviestintä kasvaa kohisten. Päin vastoin uskomme, että yhteistyön tarve edelleen kasvaa ja siten myös kokousten tarve.
Ryhmät ympäri maailman tulevat tietenkin täydentämään kasvotusten ja verkkotapaamisia monenlaisilla viestintävälineillä — mutta kokoukset ovat täällä jäädäkseen.
Siksi meidän ehdotuksemme onkin: Tehdään jokaisesta kokouksesta osallistumisen arvoinen.
Tilaisuuden suunnitteluprosessi
Tilaisuuden suunnittelussa on karkeasti ottaen neljä vaihetta:
- Kokousprosessin suunnittelu
- Tilaisuuden valmistelu
- Tilaisuuden johtaminen
- Tilaisuuden dokumentointi
Jokainen vaihe on otettava huomioon, kun haluat varmistaa, että tilaisuus on osallistujien ajan arvoinen.
Vaihe 1: Suunnittele kokousprosessi
Tässä vaiheessa kyseenalaistamme koko tilaisuuden tarpeellisuuden. Tarvitaanko tätä varten kokoontuminen? Miksi kaikkien pitäisi uhrata aikaansa tälle? Mikä on kunkin osallistujan rooli tilaisuudessa? Minkä lopputuloksen haluamme tilaisuudesta? Paljonko tarvitsemme tähän aikaa?
Tässä järjestys:
- Selvitä tilaisuuden tarkoitus ja osallistujat.
- Suunnittele kokousprosessi.
- Rakenne on aina selkeytys — ratkaisut — toimenpiteet.
- Selkeytysvaiheessa on kolme lähestymistapaa: esitys, tavoite tai ongelma.
- Valitse menetelmät jokaista vaihetta varten
- Huomioi sekä divergenssi (ideoiden tuottaminen) että konvergenssi (ideoiden priorisointi).
- Lisää aloitusmenetelmä, tauot, energizerit ja lopetusmenetelmä.
- Virtuaaliympäristössä on vaikeampi keskittyä. Pidä 10 min tauko 75—90 min välein. Face-to-face -tilaisuudessa riittää 15 min tauko noin 2 tunnin välein.
- Jos selkeytys aloitetaan esityksellä, suunnittele tehtävät, joilla luot sisällöstä muistijäljen.
Luonnostele kokousprosessi paperille ennen kuin käynnistät PowerPointin tai Keynoten. Diasovellukset rajaavat ajattelua ja hidastavat työskentelyä konseptointivaiheessa. Diat ovat kuitenkin hyvä työkalu ohjaamaan mitä tahansa verkkotilaisuutta. Skype for Businessissa diat voivat myös olla vuorovaikutteisia.
Skype for Business tukee vuorovaikutteisia dioja. Tässä esimerkissä osallistujilta kysytään miten heidän tunnelmansa on vaihdellut valmennuksen aikana. Osallistujat piirtävät Skypen huomautustyökaluilla dialle oman fiiliksensä aikajanalle.
Kun olet tyytyväinen suunnitelmaan, käynnistä suosikkiohjelmasi ja ala laatia dioja.
Ota huomioon nämä seikat dioja laatiessa:
- Tee ensin esityksen osiot ja otsikot.
- Suurempi määrä dioja on yleensä parempi kuin täpötäyteen ahdetut diat.
- Käytä aloitusdiaa sisäänkirjautumista varten (5-15 minuuttia ennen tilaisuuden alkamista, kun osallistujat tipahtelevat kokoukseen).
- Jos ryhmäsi on pieni, voit säästää aikaa käyttämällä tyhjiä dioja luonnoslehtiöinä sen sijaan, että avaat erillisiä luonnoslehtiöitä. (Säästät näin aikaa myös dokumentointivaiheessa.) Jos tarvitset enemmän työskentelytilaa, luonnoslehtiö on pakollinen.
- Lisää tyhjiä dioja ryhmätöitä varten, jotta ne voi liittää pienryhmistä näkyville yhteiseen kokoukseen.
- Kirjoita kaikki ohjeet osallistujille dioille. Verkossa osallistujat eivät usein kuule suullisia ohjeita huonon verkkoyhteyden, huonojen (tai puuttuvien) kuulokkeiden tai huonon mikrofonin vuoksi. Suulliset ohjeet myös unohtuvat erittäin nopeasti. Siispä: kirjoita kaikki ohjeet osallistujille näkyviin dioille.
Näillä pääset varmasti hyvään alkuun! Lisäoppia saat esimerkiksi Eloisat etäkokoukset -virtuaalifasilitoinnin verkkovalmennuksesta, jonka löydät Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupasta.
Seuraa Oppian blogista myös tulevat osat, jotka julkaistaan pian:
Vaihe 2: Valmistele tilaisuus
Vaihe 3: Johda tilaisuus
Vaihe 4: Dokumentoi tilaisuus
Lue kirjoittajalta myös Miten luen ihmisten tunnetiloja verkkotilaisuudessa? 4 vinkkiä
Jonas Lindström
Kirjoittaja on fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän on erikoistunut virtuaalifasilitointiin — siis osallistamiseen virtuaaliympäristöissä. Jonas valmentaa ihmisiä joustotyön saloihin, jotta vuorovaikutus voi olla osallistavaa ja sujuvaa myös verkon välityksellä. Jonas vie verkkomaailmaan samat osallistavat menetelmät, joita Grape Peoplen fasilitaattorit käyttävät lähivalmennuksissa ja työpajoissa. Löydät Jonaksen myös Linkedinistä.
Kirjoitus on alunperin julkaistu Grape Peoplen omilla verkkosivuilla.