Vedimme viime syksynä neuvotteluvakuuttavuuteen liittyvän webinaarin. Sen lopussa osallistujat esittivät muutamia erittäin hyviä kysymyksiä, joita kommentoimme silloin lyhyesti. Tässä tulee hieman kattavampaa pohdintaani kahden kysymyksen osalta.
Mitä jos neuvottelussa ei ole yhteistä päämäärää?
Ei ole lainkaan poikkeuksellista, että neuvottelun alussa osapuolilla ei ole yhteistä päämäärää. Voisi kuitenkin olettaa, että tulemalla saman neuvottelupöydän ääreen on tarkoitus kuitenkin käsitellä ”samaa aihetta”.
Neuvottelun ensimmäinen tavoite on siten löytää yhteinen käsitys siitä, mitä tavoitellaan. Tämä edellyttää yhtäältä hyvää valmistautumista ja toisaalta joustavuutta asioiden käsittelyssä. Kyselemällä ja kuuntelemalla pitää pyrkiä selvittämään toisen osapuolen tavoitteita, prioriteetteja, mahdollisia esteitä sopimuksen synnylle sekä heidän vaihtoehtojaan. Tämä vaatii kärsivällisyyttä ja ehkä paljonkin aikaa.
Sopivassa välissä voi myös tehdä ”koe-ehdotuksia”, eli esimerkiksi kumpi kahdesta vaihtoehdosta olisi toiselle osapuolelle toimivampi. Näin voi saada suuntaviivoja siitä, kuinka kannattaa edetä. Voi myös käyttää ”oletetaan, että …” -lähestymistapaa testaamaan toisen osapuolen tavoitteita. Yhteinen päämäärä tulee saavuttaa ennen kuin voidaan aloittaa muotoilemaan mahdollisia ratkaisuvaihtoehtoja.
On kuitenkin hyvä pitää mielessä, ettei pidä tehdä omaa parasta vaihtoehtoa huonompaa sopimusta. Tämän arvioimisessa neuvottelun tavoite tai päämäärä on oleellinen asia.
Miten erilainen kulttuuritausta vaikuttaa siihen, mikä koetaan vakuuttavana?
Neuvotteluja koskevat samat kulttuurihaasteet kuin muutakin kanssakäymistä. Usein ajatellaan, että me länsimaiset emme ymmärrä muiden kulttuurien edustajia, mutta sama pätee tietenkin myös toisin päin. Meille tehdyt oppaat on vaan tehty meidän näkökulmasta.
Tarkasteltavia dimensioita on useita. Toisissa kulttuureissa arvostetaan senioriteettia, toisissa taas dynaamisuutta. Neuvottelutiimin kokoonpanon pitää heijastaa tätä. Kasvojen menettäminen on asia, jota pitää välttää itse asiassa kaikissa kulttuureissa, mutta toisissa vielä enemmän. Jos ajaa toisen osapuolen vaikeaan tilanteeseen, voi oma vakuuttavuus olla myös vaakalaudalla.
Aikakäsitys voi myös vaihdella. Yksi voi arvostaa tehokasta ja napakkaa ”minuuttiaikataulua”, toinen taas pitää parempana joustavaa ja mukautuvaa ajankäyttöä. Pitää olla varautunut tähän ja suunnitella ajankäyttö sen mukaisesti.
Joissain kulttuureissa työasiat ja yksityisasiat pidetään erillään. Toisissa taas ”kaikki vaikuttaa kaikkeen”. Hyvän yhteistyösuhteen rakentaminen voi olla ratkaisevaa itse neuvotteluiden onnistumiselle.
Muun muassa näiden seikkojen huomioiminen vaikuttaa siihen kuinka vakuuttava neuvottelija olet.
Kun haluat nostaa neuvottelutaidot uudelle tasolle Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan koulutuskalenterista löytyvä Neuvottele vakuuttavasti -koulutus on sinua varten! Tervetuloa mukaan!
Kai Tihilä
Kirjoittaja on johtamisen ammattimentori CxO Professional Oy:ssä ja neuvottelutaitokouluttaja.