Resursointityökalu – kuka hyötyy ja miten?
Resursointityökalun pitäisi hyödyntää kaikkia henkilöitä organisaatiossa, ei ainoastaan projekti- ja resursointipäälliköitä. Loppupeleissä asiakas saa paremman lopputuotoksen, kun projekti on pystytty viemään hallitusti läpi siten, että oikeat ihmiset ovat oikeissa paikoissa. Miten henkilöt eri rooleissa konkreettisesti hyötyvät helppokäyttöisestä resursointityökalusta?
Projektin kokoonpanoa suunniteltaessa projektipäällikön tulee helposti löytää vapaana olevat henkilöt sopivalla osaamistaustalla määritettynä ajankohtana. Ilman kunnollista työkalua projektipäällikkö valitsee helposti samat tutut henkilöt projektitiimiinsä, koska hän ei näe helposti henkilöstön kuormitusasteita ja osaamisia yhdestä paikasta. Hyvällä työkalulla projekti- tai resursointipäällikkö voi tehdä resursoinnit aluksi nimeämättömille rooleille, mikäli ei ole vielä tarkoituksenmukaista tehdä resursointeja suoraan henkilöille.
Projektille on myös määritetty budjetit, joten projektin seuraaminen lukujen muodossa tulisi olla mahdollista samaisessa työkalussa. Näin esimerkiksi budjettiin tai ylikuormituksiin liittyvät ongelmatilanteet havaitaan helposti, jolloin niin projektipäälliköt kuin esimiehet voivat reagoida niihin nopeasti. Tuntitoteumat myös paljastavat sen, miten suunnitelmat ovat loppuen lopuksi onnistuneet.
Esimiehelle tulee taata yksi selkeä näkymä omien työntekijöidensä työkuormasta, jotta hän voi reagoida mahdollisiin yli- ja alikuormatilanteisiin. Näin he pystyvät kiinnittämään henkilöiden työhyvinvointiin huomioon ja varmistaa, että kaikilla on optimaalinen työtilanne. Tuskinpa kukaan toivoo tekevänsä ympäripyöreätä työpäivää tai toisaalta pyöritellä peukaloita viikosta toiseen.
Keskijohto ja johto pystyvät seuraamaan kokonaistilannetta ja reagoimaan poikkeustilanteisiin hyvän työkalun avulla. Tietoa saadaan rekrytointitarpeista, osaamistason kehittämisestä tai vaikkapa myynnin tehostamisesta. Projektien kannattavuutta pystytään seuraamaan reaaliaikaisesti, jolloin voidaan esimerkiksi reagoida hinnoitteluun tarvittaessa.
Myynnillä on selkeä näkymä siitä, millaisiin projekteihin löytyy tekijöitä ja osaavat sen mukaan modifioida myyntirepertuaariaan. Toisaalta kiiretilanteissa voidaan pyrkiä lykkäämään projektien aloittamisajankohtia.
Asiantuntijat saavat keskittyä projekteihinsa rauhassa ja näkevät selkeästi, missä rooleissa he ovat projekteissa mukana. Koska heidän osaamisensa on huomioitu jo resursointivaiheessa niin he saavat tehdä kokonaisuuksia, jossa he ovat parhaimmillaan. Projektipäälliköiden ohi on vaikeampi ujuttaa ”pikkuhommia” asiantuntijalle, kun he näkevät oman työkuormansa yksiselitteisesti yhdestä paikasta. Muutostilanteisiinkin on helpompi sopeutua, kun tietää projektihallinnan olevan suunnitelmallista ja ennakoivaa.
Loppupeleissä omistajat hyötyvät työkalusta sitä kautta, että henkilöt saavat keskittyä omiin projekteihinsa, minkä seurauksena projektien lopputulemat ovat yhä parempia. Samalla hyvällä seurannalla kannattavuus kasvaa.
Reija Tulasalo
Relationship manager, Silverbucket Oy
Lähde: Silverbucket Oy