Vaikka projektimme on ollut pitkä, kyseessä ei ole sentään Iisakin kirkko (kuvassa), vaan kaksi ja puoli vuotta kestänyt tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti joka on lopuillaan.

Mitä tästä on opittu? Olisiko jotain voinut tehdä toisin? Totta kai asioita olisi voinut tehdä paremmin. Jos sama projekti tehtäisiin uudelleen, tuloksia saataisiin nopeammin ja kustannukset olisivat pienempiä. Mutta koska kaikki projektit ovat erilaisia, kaikkia asioita ei kannata tai on mahdoton tehdä täysin oikein ja optimaalisesti. Pääasia on, että opitaan koko ajan, jotta projektin loppu sujuisi paremmin ja samalla oppeja voidaan viedä organisaation tuleville ja muille käynnissä oleville projekteille.

Tee lyhyen ja pidemmän aikavälin suunnitelmia

Pitkän projektin suunnittelussa ja johtamisessa on omat haasteensa verrattuna lyhyempiin projekteihin. Vaikka koko projektin voisi suunnitella hyvinkin tarkasti loppuun asti, niin mitä pidemmälle tulevaisuuteen mennään, sitä varmempaa on, että asiat muuttuvat ja suunnitelmia joudutaan muuttamaan. Liiketoimintaympäristö muuttuu, tekniikka kehittyy, henkilöt vaihtuvat, sidosryhmien odotukset muuttuvat.

Projektia suunniteltaessa voi käyttää ns. vyöryvän aallon periaatetta (engl. rolling wave planning). Lähitulevaisuuden asiat kuten aikataulu, kustannukset ja resurssitarpeet, suunnitellaan tarkemmin. Pidemmällä ajassa olevat asiat suunnitellaan ylimalkaisemmin, jolloin niihin kohdistuvat muutoksetkin on helpompi hallita. Tällä tavalla projektin suunnittelu on iteratiivista ja jatkuvaa. Ketteristä menetelmistä tuttu erikokoisiin käyttäjätarinoihin perustuva vaatimustenhallinta on erinomainen väline projektin loppupuolen epävarmuuden hallintaan. Lähiaikoina tehtävä toteutus perustuu tarkempiin käyttäjätarinoihin, kun taas projektin loppupuolen käyttäjätarinat ovat suurempia ja ylimalkaisempia tarinoita, jotka pilkotaan pienemmiksi projektin edetessä.

Motivoi ja panosta henkilövalintoihin

Projektijohtamisessa keskeistä on ihmisten kanssa tekeminen. Motivaatio laskee helposti kun samaa projektia työstetään vuodesta toiseen. Henkilöresurssointia suunniteltaessa kannattaa yhdessä projektitiimin kanssa miettiä, miten tiimin työskentely saadaan miellyttäväksi ja motivaatio pysymään hyvänä koko pitkän projektin ajan. Aina kun ihmisten kanssa ollaan tekemisissä syntyy myös ihmisiin liittyviä ongelmia. Lyhyessä projektissa aika voi hoitaa nopeasti nämä ongelmat, mutta pitkässä projektissa esim.  henkilöiden väliset ristiriidat tai tehtävään sopimaton henkilöresurssi voivat aiheuttaa paljon vahinkoa tilanteen pitkittyessä. Tällöin projektipäälliköllä on oltava kyky hoitaa asia sopivalla tavalla.

Pidä johto ajan tasalla

Tärkeiden sidosryhmien huomiotta jättäminen saattaa haitata suuresti tai pahimmassa tapauksessa kaataa koko projektin. Viestintää ja odotusten hallintaa on syytä suunnitella riittävästi. Erityisesti johdon sitouttaminen projektiin on tärkeää. Jos projekti nielee rahaa ja tulosta ei synny, pitää olla keinot vakuuttaa johto projektin tarpeellisuudesta. Tässä projektissa pidimme säännöllisesti lyhyen viikoittaisen tilannepalaverin kasvotusten johtoryhmän kanssa jossa johto sai kuulla lyhyen katsauksen projektin tilanteesta ja projektipäälliköllä oli samalla tilaisuus kuulla johdon odotuksia. Kirjoitetut tilanneraportit jäävät valitettavasti yleensä lukematta.

Aikaiset tulokset lisäävät uskottavuutta

Jos mahdollista, projekti kannattaa suunnitella niin, että konkreettisia tuloksia syntyy nopeasti. Pienetkin onnistumiset lyhyellä aikavälillä kasvattavat projektiryhmän motivaatiota ja tekevät selväksi muillekin, että projekti on oikealla asialla. Projektimme sisälsi viisi erillistä käyttöönottoa, joista ensimmäinen tapahtui jo noin puoli vuotta projektin aloittamisen jälkeen. Pystyimme todistamaan, että projektiin sijoitetuilla resursseilla saatiin aikaan liiketoimintahyötyjä aikaisessa vaiheessa.

Tee oikeita asioita

Pitkä projekti on useimmiten myös mittasuhteiltaan laaja, jonka hallinnoimiseen tarvitaan paljon työtä. Haasteena onkin järjestää projektin hallinnointi siten, että projektipäällikön työmäärä pysyy kohtuullisena. Projektipäällikön kannattaa soveltaa omaan työhönsä Lean ajattelua ja miettiä mitkä tehtävät ovat turhia ja mitkä tehtävät tuottavat arvoa. Lisäksi hallinnointia helpotti tässä tapauksessa se, että ositimme kokonaisuuden viiteen erilliseen käyttöönottoprojektiin, jolloin kokonaisuudesta muodostui hanke (tai ohjelma, engl. program).

Arvioi omaa toimintaa

Säännöllinen oman toiminnan arvioiminen ja kehittäminen on tarpeellista jokaisessa organisaatiossa, jossa tehdään projekteja. Erityisesti pitkissä projekteissa tehokkaat prosessit ja menetelmät tuovat paljon aikataulu- ja kustannussäästöjä, kun voidaan olettaa, että samankaltaiset tehtävät toistuvat moneen kertaan projektin aikana. Pitkässä projektissa on myös enemmän aikaa kokeilla ja etsiä parempia tapoja tehdä asioita.

Kerää tieto talteen

Projektin aikana ehtii kertyä paljon historiatietoa, jolla voi olla tärkeä merkitys myöhemmin. Kaikki asiat eivät valitettavasti pysy matkassa mukana. Tässä hyvä apuväline on projektipäiväkirja, johon projektipäällikkö kirjaa projektin aikana tapahtuneita asioita. Vähäisiltäkin tuntuvat päiväkirjaan merkityt tapahtumat, päätökset tai sovitut asiat voivat osoittautua merkittäviksi myöhemmin.

Päästä irti

Erityisen vaikeaa pitkässä projektissa voi olla sen lopettaminen. Pitkällä aikavälillä toimintaympäristö ehtii muuttua paljonkin, mikä aiheuttaa muutospaineita projektiin. Projektin laajuus muuttuu ja siihen halutaan lisätä asioita – maali liikkuu, eikä se ole seuraus huonosta projektijohtamisesta. Toimintaympäristön muuttuessa yhä nopeammin tietojärjestelmä ei itse asiassa ole koskaan valmis, vaan siihen kohdistuu muutoksia koko sen elinkaaren aikana. Projektille on kuitenkin joskus laitettava piste ja toteutus voi jatkua projektin jälkeen pienemmällä vaihteella. Sidosryhmille pitää pystyä tekemään selväksi, että projektissa ei välttämättä kannata tehdä heti täydellistä ratkaisua ennen käyttöönottoa.

 

Projektinhallinnan peruskurssi –tavoitteena onnistunut projekti -koulutus antaa hyvän yleiskuva projektinhallinnan osa-alueista ja parhaista käytännöistä, lisää valmiuksia ammattimaiseen projektityöskentelyyn ja kasvattaa ymmärrystä niihin tärkeisiin seikkoihin joilla saadaan projekti onnistumaan.

Tervetuloa koulutukseen Projektinhallinnan peruskurssi –tavoitteena onnistunut projekti (Seuraava toteutus 29.8.2017 Helsingissä)

hannu_blomqvist
Hannu Blomqvist

Kirjoittaja toimii hankejohtajana Citrus Solution Oy:ssä. Hänellä on yli 20 vuoden käytännön kokemus projektien ja ohjelmien johtamisesta. Hän on johtanut laajoja kansainvälisiä hankkeita ja ohjelmia, joilla on ollut useita osapuolia useasta yrityksestä ja monesta kansallisuudesta. Hannu tuntee hyvin sekä projektijohtamisen perinteisemmät että ketterät menetelmät. Hannu on kokenut projektinhallinta-alan kouluttaja ja puhuja kansallisissa ja kansainvälisissä tilaisuuksissa ja on luennoinut myös Aalto-Yliopistossa.

 

Kirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran Consultor.fi sivustolla.