Melkoinen termihirviö ja mitä tämä kaikki sitten tarkoittaa?

Ensinnäkin digitalisaatio on jälleen uusi termi joka yrittää kertoa ihmisille, että tietotekniikka muuttaa maailmaa. Vanhin inkarnaatio lienee ATK (automaattinen tietojen käsittely), kyse on samasta perusajatuksesta vaikka välineet eivät tuolloin olleet kovinkaan kehittyneitä – paperia tuotettiin koneilla käsikirjoituksen sijaan.

Kun digitalisaatiolla viitataan keinoihin mitä tänä päivänä on saatavilla, ollaankin uusien mahdollisuuksien äärellä. Tärkeintä on ymmärtää, että lähes kaikki toiminta on digitalisoitavissa ja käyttäjät, sinun työntekijäsi ja asiakkaasi, ovat saavutettavissa milloin tahansa, missä tahansa. Enää ei myöskään puhuta vain sähköisistä lomakkeista vaan koko toiminnan tai yhden liiketoimintakokonaisuuden mallintamisesta ja ohjaamisesta tietoteknisin välinein. Usein kyse on useasta osajärjestelmästä, joista kuitenkin yhdellä tulisi olla keskeinen rooli toiminnan ohjaamisessa.

Digitalisaatio kannattaa ehkä ymmärtää siten, että tietotekniikan kehitys on saavuttanut tason, missä minkä tahansa toiminnan hallinta ja toteuttaminen on mahdollista tietotekniikan keinoin.

No mikä sitten on keskitetty toimintajärjestelmä? Termi on löyhä käännös sanoista ”Single System of Action” (SSOA). Olet varmasti kuullut puhuttavan toiminnanohjausjärjestelmistä, palvelunhallintajärjestelmistä, ERPeistä ja CRM:stä. Kyse on samoista asioista, kuitenkin sillä erolla että yksi järjestelmä on toiminnan keskiössä. Keskitetyn toimintajärjestelmän tärkeimmät kriteerit ovat seuraavat:

  • Järjestelmässä toteutetaan ja hallitaan tarkasti mallinnettun toiminnan keskeisimmät tekemiset ja omaisuus
  • Järjestelmässä toteutetaan ja hallitaan mahdollisimman suuri osuus hallitsemattomasta ja mallintamattomasta tekemisestä
  • Järjestelmässä hoidetaan edellämainittuihin liittyvä kommunikointi ja dokumentaatio
  • Järjestelmässä tai kokonaisuudessa on oltava näkyvyys kaikkeen edellämainittuun kokonaisvaltaisen reagoinnin ja raporoinnin mahdollistamiseksi

Nämä tavoitteet ovat äärimmäisen kovat. Missään yrityksessä tämän kaltainen kokonaisuus ei synny tuskitta eikä ilmaiseksi. Se on kuitenkin välttämätöntä, sillä järjestelyn tuoma tehokkuus luo kilpailuetua. Joillakin aloilla tämä alkaa olemaan jo elinehto.

Yksi tietotekniikan perusperiaatteista on, että yksittäinen järjestelmä voi toteuttaa vain sellaista automaatiota ja toiminnallisuutta, mistä sillä on käsitys. Siksi sinullakin tulisi olla yksi keskitetty toimintajärjestelmä, mikä ymmärtää kokonaisuuden ja jota muut järjestelmät tukevat. Hajautetut järjestelmät ja appsit eivät kykene ymmärtämään kokonaisuutta.

Keskitetyn toimintajärjestelmän ja sitä tukevien järjestelmien hyötyjen saaminen yrityksen arkeen vaatii työtä, mutta pitkäjännitteisellä ja rohkealla etenemisellä voidaan saavuttaa toimintasi mullistavat hyödyt.

Toimi näin:

1. Kartoita tilanne

  1. Tunnista tärkeimmät toimintosi, esimerkiksi 80% tulojesi lähteistä
  2. Dokumentoi tärkeimpien toimintojen tuottamiseen vaaditut tehtävät, kommunikaatio ja dokumentaatio
  3. Haastattele työntekijäsi selvittääksesi mitä kaikkia välineitä he käyttävät työtehtäviensä hoitamiseen. Tunnista erityisesti tilanteet, missä toimintasi kannalta tärkeää tietoa, kuten pyyntö asiakkaalta, tallentuu sellaiseen välineeseen mikä ei ole hallinnassasi.

2. Päätä arkkitehtuuri

  1. Valitse toiminnallesi sopiva sovellusalusta tai palvelunhallintaratkaisu keskitetyksi toimintajärjestelmäksi
  2. Päätä miten toiminnot, joita keskitetty toimintajärjestelmä ei toteuta, hoidetaan. Jokaisella yrityksellä tällainen toiminto on ainakin kirjanpito tai taloushallinto kokonaisuudessaan.

3. Rakenna kokonaisuus ja kehitä

  1. Kehitä toimiva järjestelmäkokonaisuus askel kerrallaan
  2. Jatkuvalla kehityksellä varmistut, että järjestelmät kääntyvät laivasi mukana, etkä törmää jäävuoreen

Ainia on yksi vuoden 2017 Prosessipäivien kumppaneista! Kirjoitus on julkaistu alnperin yrityksen kotisivuilla. Ota yhteyttä kirjoittajaan: Jesse Lantinen, +358 50 374 8349

jesse_lantinen