Olen julistanut sanan ”jalkautus” kirosanaksi. Se henkii ajatusta, että ensin rakennetaan projektissa uusi järjestelmä tai toimintatapa, ja vasta sitten, kun kaikki on valmista, henkilöstölle kerrotaan, miten jatkossa toimitaan. Silloin ollaan jo myöhässä.
Muutosjohtamista tehdään näissä projekteissa ehkä muutenkin. Muutosjohtamisen malli varmistaa, että sitä tehdään ajoissa ja samalla tavalla joka kerta, eikä muutosjohtaminen jää sen varaan, että joku sattuu muistamaan.
Monessa organisaatiossa projektijohtaminen toimii hyvin, mutta muutoksen vaikutukset ihmisiin jäävät liian vähälle huomiolle. Silloin uusi toimintatapa ei juurru arkeen, vaikka projekti valmistuisi ajallaan ja budjetissa.
Kun muutosjohtamisen malli tuodaan osaksi projektia, muutos ei ole erillinen työvaihe, joka alkaa lopussa. Se kulkee mukana koko projektin ajan.
Ja ne otsikon lupaamat viisi hyötyä tulevat tässä:
1. Muutoksen vaikutukset näkyvät ajoissa
Malli pakottaa arvioimaan muutoksen laajuuden, vaikutukset eri kohderyhmiin ja tarvittavat tukitoimet jo projektin alussa. Kun tämä tehdään suunnitelmallisesti, huomio ei kohdistu vain käyttöönottoon vaan myös siihen, miten uusi toimintatapa otetaan käyttöön ja vakiinnutetaan.
Näin yllätyksiä tulee myöhemmin vähemmän. Vaikutukset nähdään silloin, kun niille voi vielä tehdä jotain.
2. Vastuut eivät jää arvailujen varaan
Monessa muutoksessa epäselvyys alkaa siitä, ettei kukaan tiedä tarkasti, kuka vastaa mistäkin. Malli auttaa sopimaan roolit ja vastuut joka kerta samalla tavalla.
Tähän liittyy ero, joka jää usein huomaamatta. Sisäisessä muutoksessa projektiorganisaatio pääsee suoraan niiden ihmisten luo, joita muutos koskee. Heitä voi ohjata, tukea ja kuunnella.
Asiakastoimitusprojektissa tätä linkkiä ei ole. Toimittaja rakentaa ratkaisun, mutta muutoksen kokevat ihmiset ovat asiakkaan organisaatiossa. Siksi vastuunjako pitää sopia erityisen tarkasti. Kuka vastaa kohderyhmien tukemisesta, ja miten toimittaja ja asiakas tekevät sen yhdessä?
Hyvä malli ottaa tämän eron huomioon.
3. Sitoutuminen kasvaa
Teknologia ja prosessit eivät toteuta muutosta. Sen tekevät ihmiset.
Ihmiset haluavat ymmärtää, miksi muutos tehdään, miten se vaikuttaa heidän työhönsä ja mitä heiltä odotetaan. Tämä vaatii jatkuvaa viestintää, ei yhtä tiedotustilaisuutta käyttöönoton kynnyksellä.
Malli tuo viestintään rytmin ja johdonmukaisuuden. Muutos pysyy näkyvillä koko projektin ajan.
Kun ihmiset saavat tietoa oikeaan aikaan, heidän on helpompi sitoutua ja alkaa toimia toisin.
4. Asiakas saa kestävän tuloksen
Asiakas ostaa harvoin pelkkää järjestelmää. Hän ostaa sen, että työ sujuu jatkossa paremmin. Ilman muutosjohtamista jälkimmäinen jää saavuttamatta.
Kun uutta toimintatapaa tuetaan vielä käyttöönoton jälkeen, tulokset kestävät aikaa. Asiakas saa enemmän hyötyä investoinnistaan ja pystyy ottamaan muutoksen aidosti osaksi arkea.
Sama pätee toimittajaan. Kun muutosjohtaminen kuuluu jokaiseen toimitukseen, asiakas voi luottaa siihen, että ratkaisu ei jää käyttämättä. Se erottaa toimittajan niistä, jotka luovuttavat vain järjestelmän.
5. Mallista tulee tapa toimia
Parhaimmillaan muutosjohtamisen malli ei ole yksittäinen työkalu tai projektin lisäosa. Se on olennainen osa tapaa, jolla projekteja tehdään.
Kun sama rakenne toistuu projektista toiseen, muutosjohtaminen ei ole enää kiinni yksittäisen ihmisen kokemuksesta tai innostuksesta. Se on osaamista, joka karttuu ja jää organisaatioon.
Tässä on koko idean ydin. Muutoksen hyödyt eivät synny projektin aikana. Ne syntyvät sen jälkeen, kun ihmiset tekevät työnsä uudella tavalla. Muutosjohtamisen malli on se, joka tekee tuosta lopputuloksesta luotettavan ja toistettavan.
Ja loppuun vielä yksi muistutus. Malli ei ratkaise mitään yksin.
Se ei auta, jos se jää pöytälaatikkoon keräämään pölyä. Muutosjohtamisen mallikin vaatii muutosjohtamista, jotta se otetaan käyttöön.
Virpi Elers on projekti- ja muutosjohtamisen johtava konsultti. Yli 20 vuoden aikana hän on nähnyt tarpeeksi projekteja, jotka onnistuivat paperilla mutta epäonnistuivat arjessa. Siitä syntyi intohimo muutoksen ihmispuoleen. Virpi on sertifioitu Prosci® Change Practitioner, People-Driven Change -sertifioitu (CCEA) sekä IPMA Level C -sertifioitu projektipäällikkö.