Projektinhallinta tehostuu, kun tietoa integroidaan eri lähteistä keskeisimpiin projektityökaluihin. Tällöin ketterämpi toiminta nopeuttaa projektien valmistumista.

Menestynyt projekti edellyttää tehokasta tiedolla johtamista ja viestintää onnistuakseen. Modernit, helppokäyttöiset projektinhallintatyökalut mahdollistavat ketterän työskentelyn keskittämällä projektitiedon, joka saavuttaa kaikki asianosaiset helposti ja nopeasti.

Tiedon keskittäminen auttaa muodostamaan ajantasaisen kokonaiskuvan projektista ja projektisalkusta niin projektiryhmäläisille, projektipäälliköille kuin projektijohdollekin.

Integroimalla eri tietolähteitä kuten esimerkiksi ERP- ja CRM-järjestelmiä projektinhallintatyökaluihin täydentää kokonaiskuvan muodostamista myös muiden liiketoimintaprosessien osalta. Lisäksi prosessien toiminta eri puolilla organisaatiota virtaviivaistuu ja tehostuu, kun tieto kulkee osastojen ja yksiköiden välillä automaattisesti.

Sujuva tiedonkulku integraatioiden avulla

Microsoft Project for the Webin helppokäyttöinen projektityökalu on integroitavissa sujuvasti Microsoftin muihin työkaluihin kuin myös kolmansien osapuolien järjestelmiin.

Integraatioiden avulla automaattiset ilmoitukset ja hälytykset sekä tiedostojen ja tietojen jakaminen mahdollistavat nopean ja ennakoivan reagoinnin sekä mahdollisten riskien tunnistamisen ja vähentämisen varhaisessa vaiheessa.

Microsoft Project for the Webin käyttö Teamsiin integroituna helpottaa projektityöskentelyä.

Viestinnän ja yhteistyön tehostaminen

Integraatio CRM-järjestelmään mahdollistaa esimerkiksi automaattisen ilmoituksen myyntitiimin kirjaamasta asiakaspalautteesta projektiryhmälle Microsoft Teamsiin, jonka perusteella tarvittavat toimenpiteet voi suunnitella ja toteuttaa.

Automaattinen päivitys poistaa mahdolliset inhimilliset virheet, helpottaa reaaliaikaista viestintää ja varmistaa tiimien yhdenmukaisen ja nopean toiminnan, mikä vähentää merkittävästi projektien viivästyksiä ja väärinkäsityksiä.

Parempi resurssienhallinta ja kustannustehokkuus reaaliaikaisilla tiedoilla ja päätöksenteolla

ERP-integraation avulla esimerkiksi projektisuunnitelma päivittyy Microsoft Project for the Webiin reaaliajassa heti, kun resurssit kuten työvoima, koneet tai muut materiaalit on allokoitu projektille tai tilattu hyvissä ajoin viivästyksien välttämiseksi ja hukan minimoimiseksi, mikä voi johtaa merkittäviin kustannussäästöihin.

Automaattisen tiedonsiirron avulla epäjohdonmukaisuudet voi minimoida, jolloin projektijohto voi ennakoida resurssien käytön suunnittelua ja tehdä päätöksiä ajantasaisen ja luotettavan tiedon perusteella. Tällöin projektit vastaavat paremmin todellisuutta sekä noudatettavia budjetteja ja paikkansa pitäviä aikatauluja.

Parempi asiakastyytyväisyys avoimella ja läpinäkyvällä toiminnalla

Integraatioilla CRM-järjestelmiin voidaan varmistaa, että asiakkaita tiedotetaan projektin etenemisestä oikea-aikaisesti, ja että heidän palautteensa ja mieltymykset ohjaavat projektitehtäviä.

CRM-integraation avulla esimerkiksi Microsoft Teams voidaan asettaa päivittämään sidosryhmät automaattisesti projektin kriittisen virstanpylvään saavuttamisen johdosta, jolloin kaikki tiimin jäsenistä asiakkaisiin ovat tietoisia ja sitoutuneita. Tämä läpinäkyvyys lisää luottamusta sekä varmistaa vastuullisuuden.

Yhdistämällä myynti-asiakas-rajapinnan projektitoimituksiin, organisaatio saa kokonaisvaltaisen näkemyksen koko projektin elinkaaresta aina rahoituksesta resursseihin, aikatauluihin ja sidosryhmien viestintään. Tämä johtaa lopputuotteisiin tai -palveluihin, jotka vastaavat paremmin asiakkaiden odotuksia ja tarpeita, mikä lisää asiakastyytyväisyyttä.

CRM-järjestelmän integraatio automaatiotyökalu Solu 365:een siirtää tietoja automaattisesti työkalujen välillä, helpottaen asiakassuhteiden tai projektityöskentelyn hallinnointia.

Projektityökalun integraatiot tuovat kilpailuetua

Projektityöskentely helpottuu monin tavoin, kun tietoa yhdistetään eri järjestelmistä. Useat integraatioiden mahdollistamat hyödyt sujuvoittavat projektien etenemistä aikataulussa ja budjetin mukaisesti:

• Automaattisesti ja saumattomasti kulkeva tieto vähentää eri järjestelmien käyttöön kuluvaa aikaa, mahdollistaen sujuvamman ja yhtenäisemmän työskentelyn sekä tehokkaamman yhteistyön eri osastojen välillä.
• Reaaliaikainen ja johdonmukainen tieto luo perustan tehokkaalle työskentelylle ja päätöksenteolle, mikä mahdollistaa luottamuksen ja sujuvamman toiminnan sekä estää ristiriitaisuuksia ja vanhentuneeseen tietoon perustuvia toimenpiteitä.
• Selkeä kuva käytettävissä olevista resursseista mahdollistaa niiden optimaalisen käytön ilman hukkaa ja päällekkäisyyksiä.
• Prosesseja virtaviivaistamalla, virheitä vähentämällä ja resursseja optimoimalla voidaan saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä koko organisaation toiminnassa.

Tiedon monipuolinen hyödyntäminen integroiduista tietolähteistä voi johtaa nopeampaan projektien toimitukseen, tehokkaampaan päätöksentekoon ja parempaan asiakastyytyväisyyteen, mikä antaa organisaatioille etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden.

Lataa projektinhallinnan oppaamme ja opi kuinka otat projektit hallintaan sujuvasti.

Tule kuulemaan lisää Projektipäiville 10.–11.10.2023 Messukeskuksessa ja vieraile ständillämme!

Marko Koskela
Chief Commercial Officer, Partner
Solu Digital

Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Solutions Partner -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.

Solu Digital Oy on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!