Projektien salkunhallinnan menetelmien kehitys on vahvasti painottunut tuotekehitysprojektien ja erilaisten organisaation kehitysprojektisalkkujen hallinnointiin. Tästä kertoo erityisesti, miten strategianmukaisuuden ja projektien kustannustehokkuuden arviointi painottuu salkun valinnan menetelmissä. Myös resurssien käyttöä optimoidaan valitsemalla oikeat projektit toteutettaviksi.
Toimitusprojektisalkkujen hallinnoinnissa projektien valinta salkkuun ei olekaan niin olennaista. Yleensä lähtökohtaisesti halutaan toteuttaa kaikki toimeksiannot, jotka myynti kykenee myymään. Haasteina ovat enemmänkin: Saadaanko toimitus tehtyä luvatussa aikataulussa ja riittävätkö resurssit toteutukseen?
Sopivien asiakkuuksien etsiminen ja toimitusprojektien valmisteleminen sopimuksiksi on myyntiorganisaation vastuulla. Voisikin siis sanoa, että myyjät tekevät toimitusprojektien valinnan. Kun projekti on myyty, on muun organisaation pääkipuna pitää luvattu aikataulu, laajuus ja laatu.
Toimitusprojektisalkun hallinta pitää nähdä kahden ”roolin” yhteispelinä: Myynnin ja toimitusorganisaation. Ennen sopimuksen allekirjoitusta projekti on suunniteltava resurssoinnin näkökulmasta riittävällä tarkkuudella ja ennen toimitusprojektin aikataulun lupaamista on tarkastettava toimituskyky.
Kokosin muutamia piirteitä, miten toimitusprojektisalkun hallinta poikkeaa tuotekehitys- ja sisäisten kehitysprojektien salkkujen hallinnasta:
| Osa-alue | Tuotekehitys- ja sisäiset kehitysprojektisalkut | Toimitusprojektisalkut |
| Valinta | Tavoitteena vahva strategiaohjaus.
Liikkeenjohdon vastuulla. |
Valinta myynnin kyvykkyyden ja markkinoiden imun mukaisesti.
Myynnin vastuulla. |
| Hyötyjen arviointi | Eri tyyppisten hyötyjen vertailu haastavaa.
Suuret virhemarginaalit. |
Yhteismitalliset mittarit löydettävissä, esim. projektin katelaskelmat.
Toistojen kautta arvioiden virhemarginaalit pieniä. |
| Resurssointi | Pullonkaularesurssien rytmittämä.
Aikataulut joustavat. |
Resurssihallinnan tavoitteena tasainen kuormitus ja pullonkaularesurssien optimointi.
Resurssien jakaminen asiakasprioriteettien mukaan, alihankinnan käyttäminen resurssitasauksessa. |
| Tärkeimmät onnistumisen avaintekijät | Oikeiden projektien valinta. Johdon sitoutuminen.
Avainresurssien kyvykkyys. |
Kokemus toimituksista. Onnistuneiden projektien toistettavuus.
Resurssien riittävyys, alihankinta. |
Toimitusprojektin kate ja kannattavuus syntyvät pitkälti tehokkaan projektijohtamisen tuloksena. Markkinat ja kilpailutilanne rajoittavat hinnoittelua, joten projektijohtamisella on toimitusprojektien kannattavuuteen suuri vaikutus. Salkunhallinnan yksi tavoite onkin seurata toimitusprojektien suunnitelmien pitävyyttä. Aikataulu-, kate- ja laatupoikkeamia on seurattava salkkutasolla ja korjauksia on tehtävä myynti- ja toimitusprosessiin niin, että virheistä opitaan tulevissa toimituksissa.
Proha & Dovre
Proha & Dovre on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!
Julkaistu Prohan blogissa 4.10.2017