Tunnista ja nimeä toiminnan elementit ja ole rehellinen itsellesi
Kehittämisen ja arviointien pohjana toimivat viitekehykset, standardit ja arviointimallit lähtevät liikkeelle oman toiminnan keskeisten elementtien tunnistamisesta. Myös monet lakeihin perustuvat vaatimukset on kirjoitettu niin, että edellytyksenä niiden mukaan toimimisessa on ymmärrys organisaation keskeisistä sidosryhmistä riittävän laajasti ja analysoidusti.
Jotta voimme tehdä riittävän oikeita johtopäätöksiä arviointien tuloksista, pitää myös olla varmuus siitä, että lähtökohtaisesti ymmärrämme, millaisessa ekosysteemissä organisaatiomme toimii ja vaikuttaa – mitään pois jättämättä tai mitään olematonta lisäämättä.
Toimijoiden lisäksi tärkeää on tunnistaa meneillään olevia ja mahdollisia tulevia muutoksia, jotka voivat liittyä esimerkiksi:
- asiakkaiden käyttäytymiseen ja toiveisiin,
- toimittajien ja alihankkijoiden muutoksiin,
- rahoitukseen,
- ympäristövaatimuksiin,
- uuteen teknologiaan,
- raaka-aineiden saatavuuteen tai hankintaan,
- kilpailijoiden käyttäytymisen tai toiminnan muutoksiin,
- lainsäädännön muutoksiin,
- henkilöstön ikääntymiseen,
- globaaleihin pandemioihin tai
- aiempaa voimakkaampiin sääilmiöihin.
Ekosysteemissä kuvataan toimijoiden lisäksi näkyväksi myös suhteiden laatu
Sanoja sidosryhmä, toimintaympäristö ja ekosysteemi ei voi ohittaa vain viittaamalla niihin.
Keskeisistä sidosryhmistä puhuttaessa on hyvä käyttää “vahvan vitosen” sääntöä
Organisaation sidosryhmistä puhuttaessa ”vahvaan vitoseen” kuuluvat:
- asiakkaat
- henkilöstö
- omistajat ja rahoittajat
- alihankkijat ja toimittajat sekä
- viranomaiset.
Toimintaympäristön kuvaamiseen on hyvä sisällyttää myös kilpailijat
Toimintaympäristöä kuvattaessa hyödyllistä on kertoa myös kilpailijoista, tai muista sidosryhmistä, jotka tavalla tai toisella ovat kiinnostuneita organisaation toiminnasta ja tuloksista.
Ekosysteemin kuvaus sisältää toimijoiden väliset suhteet
Ekosysteemistä voi alkaa puhua siinä vaiheessa, kun sidosryhmien nimeämisen ja oman toimintakentän hahmottamisen jälkeen ollaan jo mallinnettu myös näiden välisiä suhteita.
Ekosysteemi avaa viitekehysten tarkasteluun uuden näkökulman
Kun kansainvälisiä standardeja alkaa lukea ekosysteemin silmin, yhä useampi “kysymys” tai standardin kohta avautuu toimijoiden suhteiden ja niiden laadun pohdintana.
- ISO 9001 -standardi auttaa tarkastelemaan koko organisaation toiminnan luotettavuutta ja onnistumista suhteessa muihin toimijoihin, kun taas
- ISO 14001 -standardi auttaa hahmottamaan ympäristötavoitteiden toteuttamista yhdessä näiden toimijoiden kanssa.
- ISO 45001 puolestaan nostaa keskiöön työturvallisuuden ja
- ISO 27001 tietoturvan, jossa omien prosessien ja toimintatapojen arvioinnin lisäksi keskeistä on se keiden kanssa toimimme, mihin tietoa luovutamme ja mitä tietoa vastaanotamme ja miten sen teemme.
Terveissä ekosysteemeissä tekijät ja niiden vaikutukset tunnetaan ja ymmärretään, ja vastuut on määritelty.
Epäterveissä ekosysteemeissä vastuuta siirretään tai hajautetaan siten, että yksittäinen toimija saattaa saada “puhtaat paperit”, mutta kokonaisuutta tarkasteltaessa näin ei tapahtuisi.
EFQM 2020 ja CAF -mallia kumpaakin käytetään organisaation johtamisen suunnittelun apuna ja arviointivälineenä. Mallien kolme keskeistä näkökulmaa ovat:
- Organisaation suunnan määrittäminen ja suunnittelu.
- Toiminnan toteuttaminen kestävällä tavalla
- Tulosten seuranta siten, että niistä voidaan oppia.
Omaa ekosysteemiä mallinnettaessa keskeistä on ymmärtää mikä vaikutus kullakin toimijalla on viitekehysten eri alueisiin
Miten tahot joiden kanssa toimimme, vaikuttavat ekosysteemissämme kestävän arvon luomiseen? Miten me omalla toiminnallamme edesautamme sitä, että pitkällä aikavälillä pääsemme kestävään tulevaisuuteen?
Selvää on, että tämänkaltaisia tavoitteita ei ole mahdollista saavuttaa yksin, vaan tärkeää onkin ymmärtää, miten kukin ekosysteemin toimija näiden tavoitteiden saavuttamiseen vaikuttaa.
Varmista ekosysteemin monimuotoisuus, äläkä jätä ketään piiloon
Neljännesvuosisadan ajan olen tehnyt erityyppisten organisaatioiden laatu-, ympäristö-, turvallisuus- ja riskienhallintatyötä. Viimeiset neljä vuotta Arterilla ovat antaneet mahdollisuuden syventyä myös tiedonhallintaan ja tietoturvan vaatimuksiin.
Joskus kouluttajan työssä on tuntunut raskaalta ja vaikealtakin yrittää selittää ja avata eri standardien vaatimuksia ja viitekehysten sisältöjä, vaikka ne itse olisi sisäistänyt. Standardien vaatimuksia kun pitää aina tulkita siten, että ne ottavat huomioon organisaation laadun ja laajuuden.
Itselleni ekosysteemiajattelu ja ekosysteemin mallintamiseen paneutuminen on auttanut ymmärtämään, kuinka tärkeää on, että olemme riittävällä tarkkuudella avanneet keitä ne “toiset” toimijat ovat ja millainen suhteemme heihin on. On vaikeaa, tai lähes mahdotonta arvioida, olemmeko sertifikaattien tai palkintojen arvoisia, ilman riittävää ymmärrystä omasta ekosysteemistämme.
Samalla tavoin kuin luonnossa, tulemme organisaatioiden ekosysteemeissä tarvitsemaan riittävää monimuotoisuutta. Siinä missä luonnossa jotkin systeemin olennaiset osat, kuten sienet, sammaleet, hyönteiset tai homeet jäävät piiloon, saattavat organisaatioiden ekosysteemeissä keskeiset laatu-, ympäristö-, turvallisuus- tai tietoturvatekijät jäädä piiloon, tullakseen huomatuiksi vasta siinä vaiheessa, kun ne puuttuvat kokonaan ja jotain korvaamatonta menetetään. Kokonaisuuden huomiointi onkin elintärkeää.
Opi mallintamaan ekosysteemiä koulutuksen avulla:
Ekosysteemin mallintaminen 3.12.2021 (1 pv) Helsinki
Kirjoittaja: