Projektin onnistumista mitataan yleensä sillä, miten projekti pysyy sille asetetuissa rajoitteissaan. Mittareina ovat tyypillisesti projektin aikataulu, budjetti, laajuus, laatu, sekä yhä useammin myös hyödyt. Tutkimusten mukaan suurin osa projekteista epäonnistuu vähintään yhdellä näistä mittareista. Projektipäällikölle ei siis pitäisi olla vaikeaa varmistaa projektin epäonnistuminen. Tässä kymmenen vinkkiä, joilla projektipäällikkö voi varmistaa projektin epäonnistumisen. Kunkin vinkin jälkeen on myös vinkki siitä, miten asia voidaan hoitaa oikein.
- Projektin johtaminen ei ole ihmisten johtamista. Projektipäällikkö ei tarvitse ihmissuhdetaitoja. Käskyttäminen ja kontrolli toimii aina parhaiten. Unohda tiiminrakentaminen, motivointi, valmentaminen, palautteen anto ja muut höpinä
Hyvällä johtamisella ihmiset saavuttavat annetut tavoitteet paremmin ja tehokkaammin.
- Sitoudu annettuun budjettiin ja aikatauluun. Projektipäällikön työtä helpottaa suuresti johdon tai myynnin valmiiksi antama aikataulu ja/tai budjetti. Eipähän tarvitse itse suunnitella eikä varmistaa, että ne ovat realistisia. Projektin lopussa se selviää.
Valmiiksi annetulla aikataululla tai budjetilla saattaa olla hyvä syy. Voi olla, että projektia ei kannata edes tehdä, jos niihin ei voi sitoutua. Siksi projektipäällikön on syytä selvittää ovatko ne mahdollisia.
- Älä suunnittele viestintää. Kuka tästä projektista olisi kiinnostunut? Aina sama juttu, jos yrittää viestiä riittävästi, valitetaan informaatiotulvasta. Jos vähentää viestintää, valitetaan että miksei meille kerrota mitää
Tutkimusten mukaan suurin syy projektien epäonnistumiseen on puutteellinen viestintä. Miksei sitä siis kannata hieman suunnitella. Hyvät projektipäälliköt tekevät viestintäsuunnitelman, parhaat kysyvät sidosryhmiltä, millaista viestintää he haluavat.
- Älä välitä sidosryhmistä. Tuskin niistä mitään hyötyä tai haittaa on.
Sidosryhmät voivat vaikuttaa projektiin tai sen lopputulokseen, tai projekti tai sen lopputulos voi vaikuttaa sidosryhmiin. Joko hyödyllisesti tai haitallisesti. Siksi niitä on hallittava.
- Riskienhallinta on ajan tuhlausta. Turha keksiä pitkiä riskilistoja – ei ole mitään järkeä käydä niitä läpi kokouksesta toiseen, kun niille ei kuitenkaan tehdä mitää Projektipäällikkö käyttää aikansa hyödyllisemmin projektin ongelmien selvittämiseen.
Tutkimusten mukaan kunnolla tehty riskienhallinta vähentää projektin ongelmia jopa 90%, joten silloin ongelmien selvittämiseen ei tarvitse käyttää niin paljoa aikaa.
- Älä suunnittele laatua. Kyllä meidän betoni ja hitsaussaumat ovat ennenkin kestä Ei niitä kukaan mittaa.
Mitä teet jos asiakas väittää että projektin lopputuloksen laatu ei riitä? Varmista selustasi ja tee laadunhallintasuunnitelma, sovi laatuvaatimukset ja laatumittarit.
- Sopimukset ovat ainoastaan myynnin asia. Projektipäällikön asia ei ole sotkeutua myynnin vastuulla oleviin asioihin. Projektipäälliköllä on parempaakin tekemistä kuin lukea sopimuksia, ne ovat kuitenkin pelkkää lakitekstiä, joilla ei ole käytännön merkitystä
Projektipäällikkö on käytännössä se henkilö, joka toteuttaa toimittajan ja tilaajan välisen sopimuksen. Projektipäällikön tulee osallistua sopimuksen laatimiseen, koska hän joutuu sen kanssa elämään projektin aikana ja hän tuntee parhaiten mahdolliset sopimuksen sudenkuopat.
- Keskity tekniikkaan. Projektipäällikön kannattaa keskittyä lähinnä teknisiin yksityiskohtiin ja niiden koordinointiin. Projektipäällikön pitää aina tietää hieman enemmän tekniikkaa kuin projektiryhmän tekniset asiantuntijat.
Keskity mieluummin omaan osaamisalueesi, projektin hallintaan, ja luota siihen, että teknisillä asiantuntijoilla on riittävästi tietoa tekniikasta.
- Parhaat käytännöt eivät parane koska ne ovat parhaita käytäntöjä. Se mikä on toiminut ennenkin, toimii myös nyt. Lessons learned ja retrospektit ovat ajan tuhlausta.
Aina on parantamisen varaa, parhaita käytäntöjä ei ole. Jatkuvan parantamisen tarkoitus on taata parempi suoriutuminen loppuprojektille, muille samanaikaisille organisaation projekteille sekä tuleville projekteille.
- Projektin laajuuden suunnitteluun ja valvontaan ei kannata panostaa. Projektitiimillä on silloin vapaammat kädet toteuttaa haluamansa lopputulos.
Projektin laajuuden hallinnan perimmäinen tarkoitus on varmistaa se, että asiakas saa haluamansa lopputuloksen. Haluttu lopputulos saavutetaan joko suunnitelmavetoisella tai ketterällä lähestymistavalla, tai näiden yhdistelmällä. Projektipäällikön on tunnettava ja käytettävä soveltuvia laajuudenhallinnan menetelmiä.
Kuulostaako tutulta? Nämä virheet toistuvat projektista toiseen kaikilla toimialoilla, sekä suurissa että pienissä projekteissa, niin yksityisellä sektorilla kuin julkishallinnossakin.
Tärkein vinkki vielä lopuksi projektin epäonnistumisen takaamiseksi: projektinhallintaa ei kannata opiskella. Turhaan ne lääkäritkin opiskelevat ja harjoittelevat vuosikausia.
Jos kaikesta huolimatta haluat varmistaa projektisi onnistumisen, kannattaa tutustua Equ Pro:n projektinhallinnan koulutuksiin, jotka löydät oppia.fi -sivustolta. Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että projektipäällikön lisäksi myös projektin tärkeät sidosryhmät, kuten projekti- ja ohjausryhmä, hallitsevat projektissa työskentelyn. Suosittele siis myös heille projektinhallinnan koulutuksia. Tästä Equ Pro:n koulutuskalenteriin.
Hannu Blomqvist
Kirjoittaja toimii hankejohtajana Codemen Oy:ssä. Hänellä on yli 20 vuoden käytännön kokemus projektien ja ohjelmien johtamisesta. Hän on johtanut laajoja kansainvälisiä hankkeita ja ohjelmia, joilla on ollut useita osapuolia useasta yrityksestä ja monesta kansallisuudesta. Hannu tuntee hyvin sekä projektijohtamisen perinteiset että ketterät menetelmät. Hannu on kokenut projektinhallinta-alan kouluttaja ja puhuja kansallisissa ja kansainvälisissä tilaisuuksissa.