Termi johtamisjärjestelmä saattaa helposti johtaa ajatukset tietojärjestelmään, jolla asia saadaan näppärästi ja nopeasti toteutettua. Niin kuin aina, asia ei ole aivan niin yksinkertainen. Teknisen kyvykkyyden lisäksi johtamisjärjestelmään liittyy olennaisia kyvykkyystekijöitä, joiden lonkerot ujuttautuvat toimintaan, rooleihin, organisaatioihin ja toimintakulttuuriin.
Johtamiskyvykkyyden perusmääritelmäksi voitaisiin lausua: kyky saada organisaatio ja sen eri tekijät linjattua kohti määritettyä yhteistä tavoitetta. Tämän alle voidaan määrittää osakyvykkyyksiä. Tähän blogipostaukseen on listattuna viisi kyvykkyyttä, jotka yhdessä antavat perustan johtamisjärjestelmälle.
- Yhteistoiminta ja viestintä
Johtamisjärjestelmän ytimessä on kaksisuuntainen viestintä. Tämä on myös yksi peruskyvykkyys jatkuvalle kehittämiselle. Organisaatio viestii jäsenilleen toimintatapoja ja niihin liittyviä tavoitteita. Vastavuoroisesti organisaation jäsenet antavat palautetta organisaation suuntaan.
Kyvykkyys yhteistoiminnalle ja viestinnälle johtamisjärjestelmässä muodostuu keinoista viestiä luodut prosessi- ja muut tarvittavat arkkitehtuurimallit ja niihin liittyvä informaatio, asetetut tavoitteet sekä toteumat ajantasaisen tiedon kanssa. Viestinnän tulee olla tehokasta ja löytyä oikeilta kanavilta. Viestinnän kielen tulee olla organisaation omaa terminologiaa hyödyntävä. Yhteistoimintaan liittyy myös palautteiden kuten kehitysideoiden ja löydösten systemaattinen kerääminen, prosessointi ja toimenpiteiden suoritus palautteiden pohjalta. Kyvykkyyden tuotoksia ovat toistettavat tulokset, laadukas ohjeistusten mukainen toiminta sekä organisaatiolta kehittämiseen kerätty palaute.
- Suorituskyvyn johtaminen ja analysointi
Organisaatioiden toimintaa tulee johtaa tavoitteellisesti. Organisaatiolla tulee olla kyvykkyys asettaa itselleen tavoitteita ja delegoida tavoitteet organisaation sisällä niin, että toiminta jäsentyy kohti tavoitteita. Asetettujen tavoitteiden seuranta ja toiminnan ohjaaminen kohti tavoitteita on tärkeä osa suorituskyvyn johtamista. Tähän kyvykkyyteen liittyvät olennaisesti tavoitteisiin liittyvät prosessit millä tavoitteita asetetaan, sekä miten organisaation suorituskykyä mitataan ja analysoidaan.
Näiden lisäksi toimintaa ohjaavien päätöksenteko- ja toimenpiteiden käytäntöönpanoprosessit ovat kriittisiä kyvykkyyden kannalta. Organisaation tulee pystyä keräämään tarpeellista tietoa toiminnastaan ja kytkemään tämä tieto asetettuihin tavoitteisiin, jotta toimintaa ja sen tuloksia voidaan analysoida. Suorituskyvyn johtamiseen tulee myös liittää henkilöstön osaaminen ja teknologinen tuki tavoitteiden asettamiseen, viestintään, datan keruuseen ja analysointiin.
Tämä kyvykkyys tuottaa peruslähtökohdat organisaation tavoitteelliselle toiminnalle, eli perustellut asetetut tavoitteet ja toiminnan ohjaamisen kohti tavoitteita toteutuneen suoritustason pohjalta.
- Integraatio
Johtamisjärjestelmässä on tärkeää kyetä tunnistamaan kytköksiä datan, tiedon ja erilaisten rakenteiden välillä. Nämä pitää liittää toisiinsa niin, että sama tai parempi suorituskyky saadaan aikaiseksi vähemmällä tai yksinkertaisemmalla toiminnalla, tiedolla tai ohjeistuksella. Kyvykkyys ajaa myös laadukkaampaan ja oikea-aikaisempaan päätöksentekoon toisiinsa kytkettyä tietoa hyväksikäyttäen. Kyvykkyys muodostuu toimintatason ja järjestelmätason integraatiokyvyistä, toiminnan ymmärtämisestä ja toiminnan analyysin kyvyistä erityisesti kokonaisuuden näkökulmasta.
- Mallinnuskyvykkyys
Mallinnuskyvykkyyden avulla tuotetaan ja ylläpidetään organisaation toimintamallia ja muita yritysarkkitehtuurin näkökulmia. Kyvykkyyden osa-alueisiin kuuluvat mallinnukseen ja sen hallintaan liittyvät toimintaprosessit, niistä johdetut roolit ja vastuunjaot. Rooleissa toimivilla henkilöillä tulee olla mallinnukseen riittävä osaaminen. Näiden lisäksi tarvitaan vielä itse mallinnusvälineet, määritetyt mallinnusnotaatio ja -metodologia. Operatiivisen johtamisjärjestelmän ydinarkkitehtuuri on prosessiarkkitehtuuri. Prosessien lisäksi voidaan mallintaa myös tieto-, järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri. Kyvykkyyden lisäarvo on tuotettu, riittävä, skaalautuva, ajantasainen ja asiakaslähtöinen arkkitehtuuri.
- Toimintamallin sisällön hallinto
Jo pelkkä sana hallinto saattaa nostattaa joillekin byrokratian tuskanhien pintaan, mutta ilman sovittuja hallinto- ja hallintakäytänteitä villi länsi vallitsee jo ennen kuin aurinko nousee idästä.
Johtamisjärjestelmään liittyvät toimintamallit ovat kiinni organisaation prosessien ytimessä. Toimintamalliin kytketään siihen liittyviä tietoja kuten esim. työohjedokumentaatiota. Tässä kyvykkyydessä on kyse johtamismalliin liittyvän sisällön hallinnasta ja niihin liittyvistä hallintoprosesseista. Sisällönhallintaan liittyy prosessimallin ja toimintajärjestelmään liitetyn dokumentaation ylläpito ja päivitys. Hallintoprosesseihin liittyy sisältöön liittyvien kehityshankkeiden suunnittelu, priorisointi, budjetointi ja toteutus.
Organisaatiot varmasti tunnistavat muitakin kyvykkyyksiä, jotka ovat niille olennaisia johtamisjärjestelmän peruspilareita. Kun johtamisjärjestelmälle asetetut yleiset tavoitteet ovat selvillä, voidaan pohtia niihin tarvittavia kyvykkyyksiä ja niiden senhetkistä kypsyystasoa, ja miten kyvykkyydet tällä hetkellä on toteutettu. Tavoitteita vasten analysoidaan tarvittavan muutoksen suunta ja koko. Tämä kehitystarve suhteutetaan käytettävissä oleviin resursseihin, sekä organisaation valmiuteen tehdä tarvittavat muutokset. Tämän ymmärryksen avulla voidaan muodostaa johtamisjärjestelmän kehittämistä varten tarvittava tiekartta ja vaiheiden mukaiset tarkemmat toteutussuunnitelmat.
Tutustu kirjoittajan muihin blogeihin tästä!
Katso kirjoittajan pitämät maksuttomat webinaarit täältä!
Kurkista QPR:n tarjoamiin koulutuksiin Oppiassa tästä!
Mika Haikonen
Kirjoittaja toimii lead konsulttina QPR Software Oy:ssä. Hän on muutos-, prosessi- ja projektijohtamisen ammattilainen, jolla on yli 20 vuoden kokemus kansainvälisestä ICT-, prosessi- ja myyntiprojektitoiminnasta sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Mika on kokenut asiakas- ja sidosryhmäviestijä, ja intohimoinen ratkaisija niin työelämässä kuin vapaa-ajallakin.