Digitalisaatio on päivän sana. Sen toivotaan tuovan säästöjä ja tuottavuutta. Sana viittaa kovasti taas tietotekniikkaan. Vaan onko näin?
Kuuntelin kesälomallani 2015 Ylen Radio Suomesta maanantaina Ajantasa-ohjelmaa toisella korvalla, kun hyvä haastattelu veti huomioni kokonaan. Siellä toimittaja Marja Ala-Kokko haastatteli Itä-Suomen yliopiston informaatio-oikeuden professori Tomi Voutilaista. Teemana oli ”Tietotekniikka-usko on kova, mutta entä säästöt!” Toimittaja oli tehnyt taustatyönsä hyvin ja Voutilaisella oli paljonkin sanottavaa digitalisoinnista.
Mitä digitalisaatio on?
Digitalisaatio-termiä käytetään, kun puhutaan palvelujen viemisestä sähköiseen muotoon. Mutta puhutaan myös digitaalisista tuotteista ja uudenlaisesta liiketoiminnasta.
Lähdin etsimään määritelmää termille, vaan kuinkas kävi… Löysin erinäisen määrän artikkeleita, blogeja ja mainoksia, joissa kaikissa puhuttiin kovasti digitalisoinnista ja kuinka se nostaa tuottavauutta, mutta missään niistä ei määritelty, mitä digitalisoinnilla itse asiassa tarkoitettiin. Tuntuu vähän siltä, että jokainen käyttää tämän hetken ”seksikkäintä” termiä ihan omassa tarkoituksessaan.
Kyse on kuitenkin tiedon ja tietotekniikan hyödyntämisestä niin, että automatisoidut palvelut tai tuotteet olisivat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Hetkinen, hetkinen, eikös näitä kutsuta sähköisiksi palveluiksi? Niinpä… Eikös tätä ole tehty jo pitkään? Vai onko siinä jotakin muutakin?
Iso laiva kääntyy hitaasti?
Toimittaja Marja Ala-Kokko oli löytänyt jo vuoden 1999 Lipposen hallitusohjelmasta maininnan sähköisistä palveluista, ja sama toistui eri muodoissaan kaikissa hallitusohjelmissa sen jälkeen. Miksi muutos on niin hidasta, hän kysyi.
Itse välillä inhoan tuota vertausta isosta laivasta. Nykyajan laivat pystyvät kääntymään lähes paikoillaan 360 astetta. Mutta jos laivan vauhti on kova, sen kääntäminen toiseen kurssiin ei tapahdu hetkessä – tämä perustuu ihan fysiikan lakiin inertiasta.
Kysymyksen kuultuani itselleni tuli mieleen armaada eli joukko laivoja. Jos etukäteen ei ole kunnon taistelu- tai matkasuunnitelmaa ja tiedonkulku pätkii, niin koko joukon suunnan muuttaminen ei ole helppoa. Ja kas, professori Voutilainenkin oli päätynyt samanlaiseen johtopäätökseen: hallinnon rakenteemme ovat niin sirpaleisia eikä tieto kulje. Suurien uudistuksien toimeenpano kestää hänen mukaansa 10 – 15 vuotta.
Itse muistan olleeni 2000-luvun alussa tilaisuudessa, jossa esiteltiin tulevia valtiohallinnon IT-hankkeita ohjelmistotoimittajille ja muille asianosaisille. Ei silloin vielä puhuttu kokonaisarkkitehtuurista, mutta oli kyllä havahduttu tietojärjestelmien päätähuimaavaan määrään valtiohallinnossa – ja tietysti niiden aiheuttamiin kustannuksiin. Ja siitä lähtien on tehty työtä koko homman järkeistämiseksi. Vaan miten saada kaikki itsenäiset toimijat (valtio, ministeriöt, kunnat, jne…) puhaltamaan yhteen hiileen? Se ei tapahdu silmänräpäyksessä.
Käyttääkö keppiä vai porkkanaa? Tietynlainen keppi on lainsäädäntö, josta yhtenä esimerkkinä Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta, jonka tarkoituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta. Porkkanana pitäisin niitä oikean elämän onnistumisia, joista esimerkkeinä Verohallinto ja Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveystoimi sekä Varkauden kaupunki.
Onko tietojärjestelmien uusiminen digitalisointia?
Professori Tomi Voutilainen mainitsi haastattelussaan useita esimerkkejä isoista digitalisointihankkeista, mm. Kelan järjestelmien uusimisen, Apotin, Verohallinnon järjestelmäuudistuksen. Vaan ovatko nämä oikeasti digitalisointihankkeita?
Ensi reaktioni oli, että mainitut hankkeet eivät ole digitalisointihankkeita – kysehän on järjestelmäuudistuksista.
Mielestäni jos kyse on vain nykyisen järjestelmän parantamisesta tai korvaamisesta uudella, kyse ei ole digitalisoinnista. Ja vaikka niihin lisättäisiin sähköisiä palveluita, sekään ei välttämättä ole vielä digitalisointia.
Digitalisointiin liittyy oleellisesti taustalla olevien toimintaprosessien muokkaaminen sujuvimmiksi ja ajattelutapojen muuttaminen. Voidaan puhua liiketoimintaprosessien muotoilusta.
Mutta kun haastattelun jälkeen rupesin miettimään tarkemmin, niin… Kelan kohdalla on kyse paitsi etuusjärjestelmien uusimisesta, myös toimintatapojen muuttamisesta. Apotti-hanke on koettanut korostaa samaa asiaa. Ja kun Vero on yhdistämässä lukuisia järjestelmiään yhteen, valmisohjelmistopohjaiseen järjestelmään, on toimintaprosessejakin harmonisoitava. Eli kyllä nämä ovat digitalisointihankkeita. Vaan uskalletaanko niissä ottaa hyppyä oikeasti uudenlaiseen ajattelutapaan toimintaa kehitettäessä – aika näyttää. Toki lainsäädäntö ohjaa pitkälti sitä, mitä pitää tehdä. Mutta on hyvä muistaa, että läheskään aina laki ei sano, miten tuo pitää toteuttaa.
Tietojärjestelmien uusiminen on osa digitalisointia silloin, kun siihen liittyy oleellisesti ajattelu- ja toimintatapojen uusiminen.
Entä kokonaisarkkitehtuuri?
Kokonaisarkkitehtuurihan katsoo kokonaisuuksia ja miettii pitkän tähtäimen suunnitelmia. Haastattelunkin perusteella voi todeta, että julkisessa hallinnossa (kuten myös isoissa konserneissa) todellisen muutoksen läpivienti kestää eli pitkän tähtäimen suunnittelua tarvitaan.
Kokonaisarkkitehtuuri on toimintalähtöistä ja perustuu toimivien palvelujen ja sujuvien toimintaprosessien suunnitteluun ja toimeenpanoon ja prosesseja tukevien järjestelmien kehittämiseen. Niinpä parhaat eväät kustannustehokkaalle digitalisoinnille saadaan kokonaisarkkitehtuurin kautta.
Vaikka professori Voutilainen ei tätä näin sanonutkaan, niin hänkin korosti sähköisten palvelujen takana olevien taustaprosessien kuntoonsaattamista.
Kun toimittaja aiemmin oli käynyt läpi, mitä eri hallituskausilla oli linjattu, niin kiinnitin huomiota siihen, että ensimmäisen kerran toimintatapojen muuttaminen tuli esiin tässä uusimmassa Sipilän hallitusohjelmassa: ”Toimintatavat uudistaen rakennetaan julkiset palvelut käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi”. Aikaisemmin oli kyllä puhuttu sähköistämisestä, palveluväylästä jne. Kävin ihan uteliaisuudesta katsomassa, mitä tuolla hallitusohjelmassa sanotaan. Siellä puhutaan peräti entisten prosessien purkamisesta. Mutta kuten jokainen tietää, mikään ei ole niin vaikeaa kuin omien toimintatapojen muuttaminen…
Summa summarum: Jotta digitalisaatio ei jäisi vain kakun kuorrutteeksi ja keveiksi pintarakenteiksi, tarvitaan hyvää kokonaisarkkitehtuuria, joka määrittelee ne kantavat rakenteet ja sujuvat prosessit.
Haastattelu on kuultavana Yle Areenassa http://areena.yle.fi/1-2855947 alkaen noin 7 minuutin kohdalta.
Huhtikuussa 2017:
Yllä kirjoittamani pitää yhä paikkansa. Ja radiohaastattelukin on vielä kuunneltavissa 
Nuo mainitsemani isot hankkeet ovat toki edenneet, mutta mitään ”ratkaisevaa” ei ole tapahtunut ainakaan negatiivisessa mielessä, sillä isompia otsikoita ei ole uutisissa näkynyt. Sen verran pitää täsmentää, että tänä vuonna uutisissa ollut Kelalle siirtynyt toimeentulotuen maksatus ei kuulunut noihin haastattelussa ja tässä blogissa mainittuihin tietojärjestelmäuudistuksiin.
Tekstissä mainitsemieni asioiden lisäksi digitalisaatioon kuuluu erityisesti asiakaskokemuksen (customer experience) ja aika-ja-paikka-riippumattomuuden sekä välineriippumattomuuden korostaminen. Ensimainittuun yhdeltä osaltaan vaikuttavat asiakkaan kannalta virtaviivaistetut prosessit ja jälkimmäiseen sovellussuunnitteluun ja teknologiaan liittyvät asiat, joihin molempiin on yhteys kokonaisarkkitehtuurista.
Lisää aiheesta voit kuulla toukokuun alussa pitämästäni webinaarista tai sen tulevasta tallenteesta.
Tarja Raussi
Kirjoittaja on kokonaisarkkitehti ja konsultti Coalasta. Yli 25 vuoden aikana Tarja on tehnyt monenlaista, mutta jo varsin aikaisin hän huomasi, että kokonaisuuksien hallinta ja kuvaaminen ovat hänen ominta aluettaan. Niinpä pitkän määrittely- ja mallintamiskokemuksen jälkeen oli luontevaa siirtyä kokonaisarkkitehtuurin ja laadunhallinnan pariin. Tarjasta on hienoa, kun saa kanssatekijät tai valmennettavat oivaltamaan asioita.