Project Management Institute (PMI) on julkaissut PMBOK® teoksesta kuudennen version syyskuussa 2017. PMBOK® on maailmanlaajuisesti tunnetuin projektinhallintaa käsittelevä teos. Teos sisältää kaksi osaa, joista ensimmäinen on projektinhallinnan ohje. PMI:n mukaan suurin osa projekteista, suurimman osan aikaa voidaan toteuttaa kyseisen ohjeen mukaisesti. Toinen osa on projektinhallinnan standardi (ANSI/PMI 99-001-2017).
PMBOK® kuudenteen versioon on tullut useita muutoksia ja lisäyksiä edelliseen versioon nähden. Suurimpia syitä uuden version julkaisuun ovat PMI:n mukaan projektinhallintaan liittyvien käytäntöjen kehittyminen edellisen version julkaisun jälkeen (v. 2014). Erityisen mielenkiintoinen lisäys on jokaiseen projektinhallinnan osa-alueeseen liittyvä näkökulma projektinjohtamisesta ketterässä projektiympäristössä. Tässä on avattu lyhyesti tätä näkökulmaa osa-alueittain.
Projektin kokonaisuuksien hallinta
Projektin kokonaisuuksien hallinta osa-alueen tarkoitus on integroida projektin muihin osa-alueisiin liittyvät tulokset. Tämä on ainoa osa-alue, joka on kokonaan projektipäällikön käsissä, sitä projektipäällikkö ei voi delegoida muille. Ketterässä ympäristössä projektipäällikön rooli ei sinänsä muutu tässä osa-alueessa, mutta projektipäällikön tulee luoda projektitiimille edellytykset työskentelytapoihin jotka perustuvat yhteistyöhön ja yhteiseen päätöksentekoon.
Projektin laajuuden hallinta
Ketterässä projektiympäristössä projektin laajuudesta ei ole projektin alussa selkeää kuvaa eikä sitä tarkoituksella edes yritetä määritellä. Projektin vaatimukset ja laajuus tarkentuvat ja muuttuvat projektin aikana. Projektin aikana tuotteesta voidaan tehdä useita prototyyppejä joiden perusteella vaatimukset tarkentuvat asiakaspalautteen kautta. Vaatimukset kuvataan tuotteen kehitysjonossa (Product Backlog).
Projektin aikataulun hallinta
Ketterään elinkaarimalliin perustuva kehitys tapahtuu lyhyissä sykleissä, mikä mahdollistaa tuloksia ja niiden perusteella syntyvän palautteen sekä arvon tuoton projektin aikaisessa vaiheessa. Aikataulutus perustuu lyhkäisiin iteraatioihin joiden aikana tiimi kehittää potentiaalisesti valmista toiminnallisuutta. Tuotteen kehitysjono sisältää priorisoidun toiminnallisuuden esim. käyttäjätarinoina, joista tärkeimmät valitaan toteutettavaksi seuraavaan iteraatioon. Toinen tapa on poimia toiminnallisuus tarpeen mukaan kehitys- tai työjonosta sitä mukaa kun resursseja vapautuu (on-demand scheduling). Projektipäällikön tulee tuntea riittävästi ketteriin elinkaarimalleihin liittyvät käytännöt soveltaakseen niitä tehokkaasti.
Projektin kustannusten hallinta
Ketterässä projektiympäristössä projektin laajuuteen liittyvän epävarmuuden johdosta ei ole aina tarkoituksenmukaista tehdä tarkkaa projektin laajuuteen perustuvaa kustannusarviota. Kustannus voi silti olla yksi projektin rajoitteista, jolloin projektin laajuuden ja aikataulun on mukauduttava kustannusrajoitteeseen. Joissain tapauksissa tuloksen arvo (Earned Value) -menetelmää voidaan soveltaa, jolloin laskenta perustuu vakiosuuruisiin Story Point -yksikköihin WBS:n työpaketteihin perustuvan laskennan sijasta.
Projektin laadun hallinta
Ketterässä projektiympäristössä laadun valvontaan liittyviä tehtäviä suoritetaan projektin aikaisissa vaiheissa ja koko projektin ajan, jolloin laatuun liittyvät ongelmat paljastuvat mahdollisimman aikaisin mikä estää samojen laatuongelmien toistumisen myöhemmissä projektin vaiheissa. Säännölliset retrospektit tähtäävät jatkuvaan parantamiseen, niissä tarkastellaan projektin prosessien tehokkuutta, etsitään ongelmien juurisyitä ja etsitään uusia lähestymistapoja laadun parantamiseen. Seuraavissa retrospekteissa tarkastellaan näin syntyneitä prosessien muutoksia ja uusia prosesseja, joita parannellaan tai poistetaan käytöstä tarpeen mukaan.
Projektin resurssien hallinta
Ketterässä projektiympäristössä projektitiimi on itseohjautuva, mikä edellyttää yhteistyötä ja yhteistä päätöksentekoa. Projektitiimissä on kaikki tieto ja taito vaadittavan työn suorittamiseen. Jotta tiimi toimisi tehokkaasti ja pullonkauloja tai odotusaikaa ei syntyisi, tiimin kokoonpanossa on oltava I-muotoisten spesialistien lisäksi T-muotoisia generalisteja, jotka kykenevät toimimaan oman erikoisalueensa ulkopuolella.
Itseohjautuvan tiimin johtaminen on erilaista ja haastavampaa kuin perinteisen tiimin johtaminen. Tiimiä on kuitenkin johdettava. Käskytys ja kontrolloiva johtamistyyli ei tule kyseeseen, johtamisen on oltava palvelevaa ja tukevaa.
Projektin viestinnän hallinta
Koska projektin laajuus tarkentuu ja muuttuu projektin edetessä, nopea ja riittävän usein tapahtuva viestintä sidosryhmille korostuu. Säännölliset katselmukset (esim. demot) sidosryhmien kanssa lisäävät läpinäkyvyyttä.
Projektin riskien hallinta
Ketterä projektiympäristö sisältää luonnostaan enemmän epävarmuutta ja riskejä perinteisempään projektiympäristöön verrattuna. Jokaiseen iteraatioon liittyviä riskejä tulee hallita. Ketterät menetelmät sisältävät useita hyviä käytäntöjä riskien hallitsemiseksi, joista yksi tärkeimpiä on iteraatiossa syntyvän toiminnallisuuden katselmointi. Kun iteraatioon valitaan toteutettava toiminnallisuus, yhtenä valintaperusteena on myös toiminnallisuuteen liittyvät riskit.
Projektin hankintojen hallinta
Yhteistyön merkitys korostuu tilaaja-toimittaja suhteessa. Mallit, joissa tilaaja täydentää omaa projektiorganisaatiotaan toimittajan henkilöillä, yleistyvät. Esim. toimittajalta voidaan hankkia ainoastaan kehitystiimi.
Parhaiten toimivat sopimusmallit joissa tilaaja ja toimittaja jakavat riskit jolloin saavutetut kustannussäästöt ja kustannusylitykset jaetaan tilaajan ja toimittajan kesken.
Projektin sidosryhmien hallinta
Ketterässä projektiympäristössä korostuu läpinäkyvyys. Yhteydenpito sidosryhmien kanssa on aktiivista. Sidosryhmät tutustuvat projektin tuloksiin, ne osallistua projekti- ja tilannekokouksiin sekä katselmuksiin. Tämä lisää luottamusta, vähentää riskejä ja varmistaa että projektin suunta on oikea.
Kehitystiimin, asiakkaan ja loppukäyttäjän välinen tiivis yhteydenpito ja päätöksenteko johtaa haluttuun lopputulokseen ja lisääntyvään asiakastyytyväisyyteen.
Suosituimpiin koulutuksiimme kuuluva Ketterä Projektinjohtaminen – ohjelmisto- ja tietojärjestelmäprojektien hallinta käsittelee projektinjohtamista ketterässä projektiympäristössä. Koulutuksen aikana käydään läpi projektijohtamisen osa-alueet ja selvitetään mitä niissä on huomioitava, kun toimitaan ketterässä projektiympäristössä.
Maailmanlaajuisesti tunnetuin projektipäällikön sertifikaatti on PMI:n PMP® (Project Management Professional) sertifikaatti. Sertifikaattiin tähtäävä koe perustuu pitkälti PMBOK® teokseen. 26.3.2018 jälkeen pidettävä koe perustuu PMBOK® versioon 6, sitä ennen pidettävä koe perustuu versioon 5.
PMP® sertifiointivalmennus on tehokas yhden päivän valmennus joka lisää valmiuksia suorittaa PMBOK® versioon 6 perustuva PMP® sertifiointikoe onnistuneesti.
Tervetuloa koulutuksiin:
Ketterä Projektinjohtaminen – ohjelmisto- ja tietojärjestelmäprojektien hallinta (Seuraava toteutus 12.12.2017 Helsingissä)
PMP® sertifiointivalmennus (Seuraava toteutus 23.1.2018 Helsingissä)
Hannu Blomqvist
Kirjoittaja toimii hankejohtajana Codemen Oy:ssä. Hänellä on yli 20 vuoden käytännön kokemus projektien ja ohjelmien johtamisesta. Hän on johtanut laajoja kansainvälisiä hankkeita ja ohjelmia, joilla on ollut useita osapuolia useasta yrityksestä ja monesta kansallisuudesta. Hannu tuntee hyvin sekä projektijohtamisen perinteisemmät että ketterät menetelmät. Hannu on kokenut projektinhallinta-alan kouluttaja ja puhuja kansallisissa ja kansainvälisissä tilaisuuksissa ja on luennoinut myös Aalto-Yliopistossa.