ICT-hankkeen budjetti perustuu hankinnan tuotto- tai tulosodotukseen. Oletusarvoisesti hankkeen omistalla on odotus, että hanke myös toteutuu budjetin puitteissa. Odotusarvo sekä budjetti ovat saaneet syntynsä tarjouspyynnön valmistelijoiden, projektikokonaisuuksien määrittelijöiden sekä tarjoukseen vastanneiden toimittajatahojen, sisäisten tai ulkoisten, käsissä. Kokenut hankkeen omistaja ja/tai CIO määrittelevät budjetin annettuja arvioita suuremmaksi perustuen kokemukseen siitä, että yleensä projektit tulevat odotettua kallimmiksi. Ja mikä epämiellyttävintä, tilanne voi päätyä siihen, että kassan pohjalta pitää kaivella vielä tuota ylimitoitettua budjettia suurempiakin summia.
Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Hankkeen ja projektien laajuus, niiden kustannus sekä todennäköinen aikataulu on määritettävissä investointipäätöksen vaatimalla riittävällä tasolla jo ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Riittävä tarkoittaa tässä esimerkiksi +/- 15%. Yleensä tuollainen tarkuus on riittävä päätökseen etenemisestä tarjouspyynnön laatimiseen ja tarjouskilpailun aloittamiseksi.
ICT-hankkeet ja –projektit elävät ja hengittävät hyvin samankaltaisesti kuin mikä tahansa muukin rakennus- tai toimitusprojekti. Keskeisin asia on että tilaaja eli hankkeen omistaja tietää mitä haluaa. Ei jokaisen yksityiskohdan tasolla, vaan keskeisten tavoitteiden ja niiden toteuttamiseen tarvittavien prosessien tasolla. Hankkeen johtamisen kannalta on tärkeää, että visio on kirkas hänen mielessään. Hankkeen osittamisen ja kilpailutuksen kannalta on olennaista, että tavoite on kuvattu järjestelmävaatimuksiksi. Puuttelliset järjestelmävaatimukset johtavat epäonnistumiseen tarjouskilpailutuksessa. Eräässä kilpailutuksessa tilaajasta ja toimittajasta riippumaton Scope Manager tarkasti tarjouspyynnön etukäteen ja suositti olemaan lähettämättä, johtuen sen epämääräisyydestä. Tilaaja päätti kuitenkin pyytää tarjoukset. Saatujen tarjousten hintahaarukka vaihteli muutaman kymmenen tuhannen euron tasosta aina pariin miljoonaan euroon. Sanomattakin on selvä, että kumpikaan osapuoli ei siis tiennyt mitä oikeastaan olisi toimitettava.
Puolueettoman Scope Managerin käyttö on suositeltavaa ja käytännössä osoittautunut erittäin kannattavaksi investoinniksi. Scope Manager on varustettu järjestelmätoimituksen analysointiin ja estimointiin tarvittavin työkaluin sekä mittaamisessa ja arvioinnissa tarvittavalla osaamisella. Ajatus on lähellä esimerkiksi rakennusalan projektin valvojakonseptia. Scope Manager edustaa tilaajaa tässä vaiheessa varmistamalla tarjouspyynnössä halutun toimituksen sisällöllisen kuvauksen. Hän ajaa samalla myös tulevan toimittajan etua. Toimittajaehdokkaankin intresseissä on, että tarjous vastaa tilaajan tarpeita eikä tuota yllätyksiä mahdollisessa toimituksessa.
Miten tuo hankkeen ja projektien ensimmäinen hinnan ja keston arviointi sitten käytännössä tapahtuu? Jos käy katsomassa omakotitalon rakentamisen hintalaskuria, löytää hyvin samantyyppisen lähestymistavan kuin ICT-projektin arvioinnissa. Ensin pitää tietää mitä toimitus karkeasti ottaen pitää sisällään. Sen pohjalta arvioidaan laskennan taustalla neliöhinnaltaan eriarvoisten tilojen neliömäärät. Samalla huomioidaan eri tilojen materiaalien laatu, ja niin edespäin. ICT-projektin arviointi lähtee samalla tavoin vaatimusmäärittelyistä. Niistä kokenut Scope Manager kykenee hyvin arvioimaan eri ”neliöhintaisten” tominnallisuuksien määrän. Tässä tapauksessa neliöhinnalla tarkoitetaan eri toiminnallisuuksien hinta mitattuna toimintopisteillä (function point). Kun erityyppiset rakennusneliöt rakennushankkeessa tai toiminnallisuuden sisältämä toimintopistelukumäärä järjestelmähankkeessa on arvioitu, voidaan kumpikin muuttaa hinta-arvioiksi ympäristön asettamat rajat huomioiden. Rakennuksessa hintaan vaikuttavat neliömäärän lisäksi esimerkiksi työn hinta eri seuduilla ja maapohjan vaatima perustus. ICT-projektin hintaan vaikuttavat puolestaan järjestelmän tekninen arkkitehtuuri ja toimittajien kokemus ja osaaminen vastaavista toimituksista. Yleensä Scope Managereilla on käytössään tätä koskevaa mittausdataa, jonka avulla hinta-arvion realistisuutta voidaan tarkastella.
Näin on siis jo ennen tarjouspyyntöä mahdollista saada varsin faktaperusteinen arvio aiotun hankkeen ja projekti-investoinnin koosta. Ensin varmistaen, että tavoiteltu tulos on riittävällä tasolla kuvattu. Sen jälkeen puolueeton arviointi kuvauksen tasosta varmistaen että tarjouksella on edellytys saada konkreettiset ja vertailukelpoiset toteutustarjoukset. Tarjousten saavuttua Scope Manager voi auttaa niiden vertailussa erityisesti sisällöllisen kattavuuden suhteen. Vertailun perusteella tarjoajalle voidaan lähettää pyyntö täydentää tarjousta ja jossain tilanteissa jopa hylätä tarjous.
Nykymaailmassa ei enää ole tilaa monien vuosien mittaisille ”vesiputousprojekteille”. Niissä lopputulos paljastuu vasta vuosien kuluttua varsinaisen tavoitteen mukaisen maalin liikuttua jo kauas siitä mihin järjestelmämme laskeutuu. Ketteryys on ehdottomasti lisännyt projektien tuottavuutta ja toteutuksen ”go to market” –nopeutta. Tässä kirjoituksessa esitetty lähestyminen ei millään tavalla vedä mattoa ketterän kehityksen mallin alta. Päinvastoin. Hyvin monissa keskusteluissa on noussut esille se perustotuus, että tietty suunnitelma tavoitellusta tuloksesta on oltava. Tämän pohjalta laadittu road map antaa suunnan, jota pitkin ketterin toteutusaskelin edetään onnistuen maaliin saakka.
Tervetuloa kurssille keskustelemaan aiheesta lisää!
Tutustu Scope Managerin koulutukseen! Seuraava toteutus 27.9.2017 (5pv)
Seppo Oksa
Kirjoittaja on työskennellyt pitkään ICT-alalla esimiestehtävissä. Viimeiset puolitoista vuosikymmentä ison amerikkalaisen ICT-jätin suomen konsultointiliiketoiminnan johtajana kesään 2016 saakka. Hän on toiminut sekä asiakkaan että toimittajan roolissa eri kokoisten hankkeiden ja projektien johtoryhmissä. Nyt panostus on suuntautunut ICT-hankkeiden onnistumista tukevan koulutuksen ja konsultoinnin ohella myös muuhun johtamisvalmennukseen, koulutukseen ja mentorointiin.
Lisää hankkeiden ja projektien mittaamisesta ja analysoinnista löydät myös 4SUM Partners Oy:n sivuilta.