Projektien onnistumista on perinteisesti mitattu niin sanotun projektikolmion avulla: pysyttiinkö aikataulussa, pysyttiinkö budjetissa ja toteutuiko sovittu sisältö ja laatu. Nämä ovat tärkeitä mittareita, eikä niiden merkitystä pidä vähätellä. Silti ne kertovat vain osan totuudesta. Projekti voi valmistua täsmälleen suunnitellussa aikataulussa ja budjetissa – ja silti epäonnistua.
Siksi projektien onnistumista tulisi tarkastella myös niiden tuottamien hyötyjen kautta.
Projektin todellinen arvo syntyy vasta silloin, kun sen tuloksia hyödynnetään ja ne tuottavat arvoa sidosryhmille. Onnistumisen määrittelee lopulta se, kokevatko projektin tärkeimmät sidosryhmät hyötyvänsä projektin lopputuloksesta. Jos projekti ei tuota merkittäviä hyötyjä, voidaan perustellusti kysyä, oliko sitä syytä toteuttaa lainkaan.
Tästä syystä projektin hyödyt ja niihin liittyvät mittarit tulisi määritellä jo ennen projektin käynnistämistä. Projektia ei pidä edes aloittaa ennen kuin on selvää, mitä hyötyjä sillä tavoitellaan ja miten niiden toteutumista mitataan. Muussa tapauksessa projekti saattaa keskittyä vain toteutuksen tehokkuuteen – vaikka tärkeämpää olisi varmistaa, että tehdään oikeita asioita.
Projektien mahdolliset hyödyt voivat olla monenlaisia. Ne voivat liittyä esimerkiksi taloudelliseen hyötyyn, asiakastyytyväisyyden kasvuun, asiakasmäärän lisääntymiseen tai toiminnan tehokkuuden paranemiseen.
Myös hyödynsaajia voi olla useita, esimerkiksi projektin tilaaja ja toimittaja, organisaation työntekijät, loppukäyttäjät tai jopa suuri yleisö. Eri sidosryhmille hyöty voi tarkoittaa eri asioita, ja hyödyt voivat realisoitua eri aikaan. Joskus projektin merkitys tulee esiin vasta pitkän ajan kuluttua.
Tämä herättää mielenkiintoisen kysymyksen: milloin projekti oikeastaan on onnistunut? Ajatellaan esimerkiksi suuria ja tunnettuja hankkeita. Onnistuiko Olkiluodon ydinvoimalaprojekti? Entä länsimetro? Tai vielä historiallisempia esimerkkejä – Sydneyn oopperatalo tai Egyptin pyramidit. Vastaukset riippuvat pitkälti siitä, kenen näkökulmasta asiaa tarkastellaan ja millä mittareilla onnistumista arvioidaan.
Siksi projektin onnistumista määriteltäessä keskeinen kysymys on: kenen kannalta projekti onnistui? Kuka hyötyi projektista – ja milloin?
Hyvä käytäntö on määritellä projektille selkeät ja mitattavissa olevat onnistumiskriteerit mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja viestiä niistä avoimesti tärkeimmille sidosryhmille. Nämä kriteerit voivat liittyä projektin rajoitteisiin, hyötyihin tai molempiin. Oleellista on, että ne perustuvat keskeisten sidosryhmien näkökulmiin.
Jos onnistumiskriteerejä ei määritellä eikä viestitä, sidosryhmät saattavat määritellä epäonnistumiskriteerit. Tämä näkyy erityisesti julkisissa hankkeissa, joissa media ja suuri yleisö muodostavat käsityksensä projektin onnistumisesta omien havaintojensa perusteella. Jos projektin tavoitteita ja hyötyjä ei ole avattu selkeästi, keskustelu keskittyy helposti aikatauluviiveisiin ja kustannusylityksiin – vaikka projekti olisi pitkällä aikavälillä tuottanut merkittäviä hyötyjä.
Projektien johtamisessa onkin tärkeää siirtää katsetta pelkästä toteutuksen tehokkuudesta kohti vaikutuksia ja hyötyjä. Lopulta projektin arvo ei määräydy pelkästään sen perusteella, kuinka hyvin projekti toteutettiin, vaan sen perusteella, mitä hyvää sen tulokset saivat aikaan.
Kirjoittaja toimii PMO managerina, Agile coachina ja projektipäällikkötiimin vetäjänä Codemen Oy:ssä sekä kouluttajana Equ Pro:ssa. Hänellä on yli 25 vuoden käytännön kokemus projektien ja ohjelmien johtamisesta. Hän on johtanut laajoja kansainvälisiä hankkeita ja ohjelmia, joilla on ollut useita osapuolia useasta yrityksestä ja monesta kansallisuudesta. Hannu tuntee hyvin sekä projektijohtamisen perinteiset että ketterät menetelmät. Hannu on kokenut projektinhallinta-alan kouluttaja ja puhuja kansallisissa ja kansainvälisissä tilaisuuksissa.