Optimaalinen käyttöönotto Microsoft Copilot for Microsoft 365 -tekoälypalvelulle vaatii huolellista tietoturvan varmistamista ja vaivatonta pääsyä olennaiseen tietoon.
Microsoft Copilot for Microsoft 365 on valmiina integroitavaksi sekä suurien että pienien organisaatioiden tietojärjestelmiin, mutta miten valmistautuneita yritykset todella ovat? Microsoft painottaa tietoturvaan liittyvien perusasioiden tärkeyttä ennen Copilotin käyttöönottoa. Mutta mitä tämä tarkoittaa käytännössä?
Zero trust -ajattelun mukaisesti jokainen tietoyhteys ja palvelupyyntö voi olla peräisin epäluotettavasta lähteestä. Tämä vaatii kaikkien yhteyksien ja pyyntöjen huolellista tarkastelua ja alkuperän varmistamista.
Tietoympäristön ylläpitäjiltä odotetaan toimia, kuten käyttäjien identiteetin ja käyttöoikeuksien jatkuvaa varmistamista sekä käyttöoikeuksien määrittämistä vain tarpeen mukaan ja mahdollisimman lyhyeksi ajaksi. Myös saatavilla olevien käytön seurannan raporttien ja turvallisuustyökalujen hyödyntäminen jatkuvasti ja mahdollisimman kattavasti on tärkeää.
Koska Microsoft Copilot for Microsoft 365 avaa uudenlaisen näkymän organisaation tietopääomaan, on välttämätöntä varmistaa, että edellä mainitut tietoturvan perusasiat on otettu huomioon ennen käyttöönottoa.
Sisällön saavutettavuus ja hallinta
Copilot tarjoaa organisaatiolle uusia mahdollisuuksia tiedon löytämiseen ja käyttämiseen, toimien tehokkaana hakutyökaluna. Vaikka tieto on aina ollut saatavilla, Copilotin avulla se tulee entistä helpommin kaikkien saataville, houkutellen uusia käyttäjiä.
SharePointin ja Teams-ryhmien sisältöä jakavat linkit ovat yleensä tiedossa vain harvoilla käyttäjillä, mutta ne silti tarjoavat organisaation kaikille käyttäjille pääsyn sisältöön. Copilot tunnistaa nämä linkit ja tarjoaa käyttäjille yksilölliset vastaukset tällaisten linkkien takaa löytyvän sisällön perusteella.
Monissa SharePoint Online -sivustoissa on ollut pitkään käytössä jakamisen oletusarvona laaja asetus nimeltä “Yrityksen Xyz henkilöt”, mutta käyttäjät tai ylläpito eivät ole välttämättä huomanneet tarkistaa näitä asetuksia. On aika kiinnittää huomiota näihin asetuksiin ja tarkistaa, onko jakamislinkkejä tehty sisältöön, jota ei pitäisi olla laajasti saatavilla.
SharePoint Advanced Management (SAM) tarjoaa raportteja, jotka auttavat tunnistamaan sivustot, joilta jakamislinkkejä löytyy. Vaikka nämä raportit eivät paljasta yksittäisiä dokumentteja, joissa tarpeetonta jakamista on käytetty, ne voidaan tunnistaa helposti PowerShell-skriptin avulla. Tämän jälkeen sisällön omistajat voivat korjata linkit.
SharePoint Advanced Management (SAM) on osa kokonaisuutta, joka aiemmin tunnettiin nimellä Microsoft Syntex, ja suuri osa siitä tunnetaan nykyään nimellä SharePoint Premium.
SAM sisältää laajan valikoiman erilaisia kontrollitoimenpiteitä ja raportteja, jotka on suunniteltu tukemaan SharePoint-ympäristön tehokasta hallinnointia. Näihin kuuluvat muun muassa:
- tiedostolatausten estämisen käytänteet
- historiaraportit sivustotasolla tehdyistä muutoksista
- SharePoint-kirjastojen luottamuksellisuustunnisteiden oletusasetukset sekä
- SharePoint-sivustojen elinkaarenhallinta.
SAM on lisäkäyttöoikeuteen perustuva työkalu, joka laajentaa Microsoft 365 -tilaukseen sisältyviä ominaisuuksia tarjoten samalla uusia toiminnallisuuksia. SAM-lisenssi vaaditaan kaikilta organisaation käyttäjiltä.
Microsoft Purview auttaa ohjaamaan ja valvomaan tietosuojaa, tiedonkäsittelyn säädöstenmukaisuutta ja käytäntöjen noudattamista luottamuksellisuustunnisteiden ja -käytäntöjen avulla.
Toinen haaste voi olla tarvittavan tiedon puute Copilotissa, koska se ei välttämättä ole Microsoft 365:ssä. Tällöin sisällön migraatio Microsoft 365:een voi olla tarpeen ja järkevää, varsinkin jos samalla päästään eroon vanhentuvista järjestelmäversioista. Kuitenkaan tämä ei ole välttämätön edellytys Copilotin hyödyntämiselle ulkoisten tietolähteiden kanssa:
- Graph Connectorin avulla ulkoiset tietolähteet voi tuoda helposti Copilotin käyttöön
- Pluginien avulla Copilotin toimintaa voi laajentaa ulkoisiin tietolähteisiin valmiiden ohjelmointirajapintojen yli.
Tekoäly on luonut kuvituksen tähän tekstiin.
Tavoitteiden, kokemuksen ja työkalujen rooli Copilotin käyttöönotossa
Copilotin käyttöönottoa motivoi usein tietotyöntekijöiden kokema tarve ja halu parantaa työn tehokkuutta. Microsoftin mukaan 64 % tietotyöntekijöistä kokee, ettei heillä ole riittävästi aikaa ja resursseja kaikkien tehtäviensä hoitamiseen, ja peräti 70 % on valmiita delegoimaan tekoälylle mahdollisimman paljon tehtäviä.
Vaikka nämä luvut viittaavatkin siihen, että Copilotin käyttöönoton tavoitteet organisaatiossa ovat selvät, on silti tärkeää tarkastella, mitä Copilotin käyttöönotolla pyritään saavuttamaan ja miten näihin tavoitteisiin voidaan parhaiten päästä.
Copilotin käyttöönoton onnistuminen koko organisaatiossa edellyttää tukea ylimmältä johdolta, lakiasioista vastaavilta, IT-palveluilta ja liiketoimintajohdolta.
Aiemmin toteutetun Copilot-pilotin arviointi yhdessä käyttöönotosta vastaavan työryhmän kanssa saatavilla olevaa metriikkaa ja raportointia hyödyntäen kannattaa, samoin kuin havaittujen ongelmien ja epäilyjen esiintuominen.
Organisaation Copilot-edelläkävijöiden osallistaminen ja tukeminen on myös suositeltavaa, samoin kuin Copilot for Microsoft 365 lab -työkalun ja Microsoftin tekoälyn apu ja oppiminen-sivuston hyödyntäminen käyttäjien kouluttamiseen ja tukemiseen Copilotin tehokkaassa käytössä.
Lue lisää tekoälystä muista artikkeleistamme:
- Tekoälyn hyödyntäminen liiketoiminnassa
- Tiedosta kilpailuetusi
- SharePoint Premium edelläkävijöiden älykkääseen tiedonhallintaan
Ota yhteyttä, niin autamme varmistamaan, että organisaatiosi siirtyy Copilotin käyttöön vaivattomasti!
Henry Scheinin
Johtava konsultti, Partner
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Solutions Partner -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.
Solu Digital Oy on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 17.–18.9.2024!