Yhdenmukainen dokumenttienhallinta automaation avulla varmistaa ketterän, läpinäkyvän ja tietoturvallisen projektityöskentelyn.
Projektinhallinnassa asiakirjojen, kuten projektisuunnitelmien, pöytäkirjojen ja raporttien käsittely ja hallinta on jokapäiväistä kauraa. Dokumenttienhallinta saattaa joissakin projekteissa viedä merkittävän osan projektipäällikön ja muiden projektiryhmän jäsenten ajasta.
Kun työyhteisöllä ei ole yhtenäisiä toimintatapoja ja työkaluja, esimerkiksi yhteisiä asiakirjamalleja, on asiakirjojen läpinäkyvyys puutteellista ja laatu epätasaista. Samaa tarkoitusta palvelevat asiakirjat ovatkin kaikki erilaisia. Työaikaa kuluu tarpeettomasti tehottomaan työskentelyyn työntekijöiden laatiessa asiakirjoja uusiksi, usein käyttäen vanhoja dokumentteja pohjina.
Vanhojen dokumenttien käyttäminen pohjina lisää inhimillisten virheiden riskiä sekä heikentää tietojen yhtenäisyyttä ja tietoturvaa. Työajan käyttö tehottomasti vähentää tuottavuutta koko organisaatiossa. Tämä saattaa vaikuttaa suoranaisesti projektien aikatauluihin ja valmistumiseen.
Asiakirjamallien keskitetty hallinta säästää aikaa, vähentää inhimillisiä virheitä ja parantaa dokumenttien laatua, kun kaikki asiakirjat on laadittu organisaation brändin mukaisesti.
Automaatioratkaisu dokumenttien hallintaan
Teamsissa ja SharePointissa käytettävä dokumenttiautomaatio varmistaa, että organisaatiosi asiakirjamallit sisältävät organisaatiosi brändin mukaisen visuaalisen ilmeen. Asiakirjat ovat yhdenmukaisia, tasalaatuisia ja organisaatiosi tärkein kilpailuvaltti, henkilöstön tieto ja osaaminen, esitetään oikeanlaisella tavalla.
Keskitetysti jaetut asiakirjamallit sisältävät kaikki tarvittavat projekti- ja asiakirjakohtaiset metatiedot jokaisella käyttökerralla.
Automaatioratkaisun avulla dokumentit ja dokumenttipohjat sisältävät myös kaiken tarvittavan tiedon, kuten esimerkiksi:
- dokumentin tyyppi
- esimerkiksi sopimusmalli, tarjous, projektisuunnitelma tai pöytäkirja
- asiakkaan, projektin tai tuotteen yksilöivä tieto ja/tai nimi
- prosessi tai prosessin vaihe
- projektipäällikkö
- kustannuspaikka
- ja niin edelleen.
Dokumenttiautomaation avulla on helppo varmistaa, että jokaisesta Word-, Excel-, PowerPoint ja PDF-tiedostosta löytyy kaikki tarvittavat projekti- ja asiakirjakohtaiset tiedot – oikein ja yhdenmukaisesti. Käyttämällä yhdenmukaisia dokumenttimalleja tiedon eheys, läpinäkyvyys ja saatavuus paranevat ja aikaa säästyy manuaalisen työn vähentyessä:
- Dokumentit voidaan rikastaa työyhteisön tärkeillä metatiedolla.
- Manuaalisen työn aiheuttamat virheet vähenevät.
- Tiedon laatu ja läpinäkyvyys paranevat.
- Etsittävä tieto löytyy helposti ja luotettavasti ja tiedon hyödyntäminen onnistuu.
- Työskentely tehostuu ja koko organisaation tuottavuus paranee.
Automatisoi projektien hallinta Solu 365® -työkalulla
Solu 365® -automaatiotyökalu tarjoaa kokonaisvaltaisen ratkaisun projektien ja projektidokumenttien hallintaan. Ratkaisu keskittää kaiken projektityöskentelyssä tarvittavan tiedon, työkalut ja kollegat Microsoft Teamsin projektityöryhmiin.
Solu 365 tarjoaa projektien sekä niihin liittyvien työryhmien luontilomakkeen ja portfolionäkymän organisaation kaikkiin Teams-ryhmiin, joiden avulla:
- Projektityöskentely helpottuu ja nopeutuu, kun projektien hallinta, projektiviestintä, raportointi sekä tiedon- ja dokumentinhallinta keskittyvät yhteen sovellukseen.
- Yksinkertainen ja selkeä prosessi projektien luontiin parantaa tiedon ja dokumenttien löydettävyyttä sekä lisää niiden hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä.
- Projektien ja projektidokumenttien hallinta yhdenmukaistuu organisaation yhtenäisten käytänteiden mukaiseksi.
- Tietoturva paranee ulkopuolisten käyttäjien pääsyn rajoittuessa tiettyihin Teams-ryhmiin ja kansioihin.
Solu 365 muodostaa projektin käyttöön tarvittavat tietotyökalut sille annettujen perustietojen pohjalta automaattisesti, läpinäkyvästi ja virheettömästi.
Solu 365® -automaatiotyökaluun luodaan eri käyttötarkoituksiin soveltuvat työryhmät (kuten sisäiset hankkeet ja projektit ulkoisten kumppaneiden kanssa) ja niille määritellään esimerkiksi:
- Project for the Web -projektiresurssit
- Teams-kanavien rakenne, esimerkiksi yksityinen kanava ohjausryhmälle
- dokumenttien kansiorakenne
- valmiit asiakirjamallit Word-, Excel-, PowerPoint- ja PDF-tiedostoina, kuten raportit tai pöytäkirjat yhdenmukaiseen työskentelyyn
- projektikohtaiset tuntikirjausrivit tuntikirjaussovellukseen
- resursointisovellus projektiryhmien jäsenten työajan käytön suunnitteluun, allokointiin ja raportointiin
- työkalut, kuten OneNote-muistiot
- valinnaisen määräpäivän ryhmän arkistoinnille tarvittaessa esimerkiksi silloin kun projekti päättyy
Resursoinnin kevyt sovellus Teamsissa auttaa suunnittelemaan ja allokoimaan projektiryhmän jäsenten työaikaa.
Jokainen työkalulla luotu projekti ja sen resurssit saavat omat metatiedot, jotka näkyvät automaattisesti kaikissa dokumenteissa. Kun dokumenttien automaatio hyödyntää projektin valmiita asiakirjamalleja, tallentuvat myös asiakirjamallien metatiedot uuteen dokumenttiin.
Automaattisesti ohjattu projektin, työryhmän ja asiakirjojen hallintaprosessi varmistaa organisaation yhtenäisten käytänteiden mukaisen projektitoiminnan sekä nimeämis- ja tallennuskäytäntöjen noudattamisen.
Solu 365® -ratkaisun avulla koko organisaation projektien ja projektidokumenttien hallinta yhdenmukaistuu läpinäkyvästi ja tietoturvallisesti.
Lue lisää: Solu 365® automatisoi projektinhallinnan
Lataa projektinhallinnan oppaamme ja opi kuinka otat projektit hallintaan sujuvasti!
Henry Scheinin
Johtava konsultti, Partner
Solu Digital
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Solutions Partner -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.
Solu Digital Oy on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!