Tunnistatko ohjelmistoprojektisi riskit?
Riskien tunnistaminen sekä niihin varautuminen ja reagoiminen on tärkeä osa ohjelmistoprojektin hallintaa. Tässä artikkelissa käymme läpi muutamia hieman harvemmin keskusteluun nousevia, projekteihin liittyviä riskejä.
Jokaisessa ohjelmistoprojektissa on riskinsä – mutta kuinka hyvin osaat tunnistaa ne? Riskeiksi on helppoa tunnistaa vaikkapa aikataulujen venyminen, kustannusten kasvaminen tai projektin sisällön laajeneminen, mutta kuinka usein projekteissa keskustellaan vastuunjaon, osaamisen ja kommunikaation riskeistä sekä niiden vaikutuksista?
Onko tiimiläisten vastuut määritelty?
Ohjelmistoprojektit ovat tiimityötä, jossa yksilöt työskentelevät yhteisen tavoitteen eteen. Vaikka töitä tehdään yhdessä, jokaisen tiimiläisen täytyy tietää oma vastuualueensa ja roolinsa projektissa. Jos projektissa ei ole määritelty vastuita, työ perustuu oletuksiin ja arvauksiin.
Vastuualueen tunteminen auttaa päivittäisen työn tekemisen lisäksi projektin aikana tapahtuvassa päätöksenteossa. Jos vastuita ei ole sovittu, ei päätösten tekijäkään ole tiedossa. Yleinen syy projektien viivästymiseen on se, että tiimi odottaa selkeitä päätöksiä. Jos päätöksiä ei tehdä, tiimin työ joko hidastuu tai ihmiset etenevät oletusten perusteella – ja myöhemmin tehtyjen päätösten myötä asioita saatetaan joutua tekemään uudelleen.
Tiimiläisten vastuulla olevien tehtävien pitäisi olla myös mitattavia: miten pitkällä tehtävässä ollaan, milloin sen voidaan katsoa olevan valmis, milloin olen saavuttanut tavoitteeni? Loputtomasti jatkuvat tehtävät ovat tekijöilleen raskaita ja aiheuttavat helposti turhautumista ja motivaation menettämistä.
Yksi erittäin suuri ohjelmistoprojekteihin liittyvä riski onkin tilanne, jossa ihminen joutuu tekemään sellaista tehtävää, jota ei haluaisi tehdä tai työskentelemään tavalla, joka ei lainkaan sovi kyseisen henkilön työtapoihin. Pahimmillaan tämä saattaa johtaa jopa tiedostamattomaan projektin sabotointiin. Tässä tilanteessa on tärkeää selvittää nopeasti, mistä on kyse, ja pyrkiä korjaamaan tilanne.
Yleisesti ottaen ihminen on tehokkaampi ja motivoituneempi saadessaan tehdä suurimman osan töistä omalla mukavuusalueellaan, hyödyntäen omaa osaamistaan. Projektityö tarjoaa kuitenkin tilaisuuden myös uuden oppimiseen, taitojen kehittämiseen ja tiedon jakamiseen.
Onko projektissa oikeaa osaamista?
Ohjelmistoprojektin onnistuminen edellyttää, että tiimissä on riittävästi oikeaa osaamista tehtävien suorittamiseen. Tähän voidaan varautua jo varhaisessa vaiheessa valitsemalla projektitiimiin oikeanlaiset osaajat.
Aina tehtäviin täydellisesti sopivia tekijöitä ei ole kuitenkaan riittävästi saatavilla. Projektin sisältö saattaa myös muuttua, tai projektin avaintekijät jäädä projektista syystä tai toisesta pois.
Projektin hallinnan kannalta onkin tärkeää minimoida osaamiseen liittyvät riskit esimerkiksi pohtimalla seuraavia kysymyksiä:
- Onko projektissa riittävästi tarvittavaa osaamista?
- Kannustetaanko tiimiläisiä uuden oppimiseen ja tiedon jakamiseen?
- Onko keskusteluun ja uuden oppimiseen varattu riittävästi aikaa?
- Kuormittaako osaamisen jakaminen tiettyjä tiimiläisiä liikaa?
- Onko kriittinen osaaminen vain tietyillä henkilöillä?
Jos kriittinen osaaminen on vain yhdellä henkilöllä, sairastuminen tai uusiin tehtäviin siirtyminen voi vaikuttaa merkittävästi projektin edistymiseen. Vaikka projektiin saataisiinkin nopeasti apua tiimin ulkopuolelta, aiempi tiedon ja osaamisen jakaminen tiimiläisten välillä auttaa huomattavasti töiden jatkamista.
Toimiiko projektin kommunikaatio?
Sanonta ”Viestintä epäonnistuu aina, paitsi vahingossa” pitää turhankin usein paikkansa. Viestinnän sijaan kannattaakin pyrkiä kommunikaatioon – siinä missä viestintä on usein yksipuolista tiedonjakoa, kommunikaatio on kaksisuuntaista vuorovaikutusta.
Ohjelmistoprojektissa onkin tärkeää huolehtia avoimesta kommunikaatiosta. Koska kommunikaatio on vuorovaikutusta, myös tiimiläisten persoonallisuuksilla on merkitystä. Kaikki eivät ole yhtä rohkeita, avoimia tai motivoituneita.
Tiimin ilmapiirin tuleekin olla sellainen, että jokainen uskaltaa tuoda esiin mielipiteensä tai epäilyksensä suoraan eikä jäädä murehtimaan tai harmittelemaan itsekseen. Mielipiteitä esimerkiksi jonkin tehtävän toteuttamistavasta on usein monia, mutta kun ratkaisuista keskustellaan hetki, yhdessä voidaan usein löytää uusia, aiempia parempia ja kestävämpiä toteutustapoja.
Toisaalta, jos tiimillä ei ole riittävästi tietoa projektin muusta tilanteesta ja suunnasta, tulee helposti tehtyä huonoja ratkaisuja: pikapaikkoja tai liian hienoja virityksiä projektin tarpeisiin nähden.
On myös hyvä ymmärtää, että kaikki projektin jäsenet eivät käsittele tietoa samalla tavalla. Osalle on tärkeää tietää vain ne asiat, joita hän tarvitsee juuri nyt tekemäänsä tehtävää varten. Toiset taas tarvitsevat kokonaiskuvan ja laajasti yleistä tietoa voidakseen keskittyä tähän hetkeen ja omaan tehtävään.
Osa projektitiimistä myös kerää parhaiten tietoa lukemalla, osa kuuntelemalla, ja osan tavoittaa vain henkilökohtainen keskustelu. On suuri riski, etteivät yhdellä tavalla toimitetut viestit ja ohjeistus tavoita kaikkia projektiin osallistuvia.
Riskimittareiden aktiivinen seuranta
Kun projektin tekniset ja hallinnolliset riskit on tunnistettu, ne kannattaa koota helposti tulkittavaksi taulukoksi tai listaksi. Samalla kannattaa arvioida riskien todennäköisyys, vaikutukset projektiin sekä mahdolliset ennakoivat korjaustoimenpiteet.
Projektin luonteesta riippuen taulukkoa kannattaa tarkastella 4-6 viikon välein.
Jos projektissa ei ole lainkaan mittareita käytössä, riskienhallinnan vuoksi niitä on syytä ottaa käyttöön. Jos taas käytössä on jo mittareita, on hyvä miettiä hälytysrajat, joiden ylittymisen jälkeen käynnistetään korjaavat toimet.
Ohjelmistoprojekteissa on tavallista seurata tehtävien määrää: uusia, keskeneräisiä ja jo tehtyjä tehtäviä. Jos keskeneräisten tehtävien määrä alkaa kasvaa, on syytä tarkastella niin osaamisen riittämistä kuin projektin päätöksenteon selkeyttäkin. Jos tehtävät eivät tule tehdyksi, on syytä tarkistaa myös resurssien riittävyyttä.
Avainasemassa on aina ennakointi ja ajoissa oleminen: kun riskien todennäköisyys alkaa nousta, korjaaviin toimiin kannattaa ryhtyä heti – ennen kuin vaikutukset ehtivät kasvaa liian suuriksi.
Tiina Nevalainen
Tiina on kokenut projektinhallinnan ammattilainen ja työskentelee Senior Consultant -roolissa Testimatella.
Lue lisää Testimaten tarjoamista projektien johtamisen palveluista.
Testimate
Testimate on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!
Julkaistu Testimaten blogissa