Projektisalkku on kokoelma projekteja, ohjelmia, osasalkkuja ja toimintoja, joita johdetaan ryhmänä strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. – Projektipomon käännös Projektisalkun määritelmästä PMI:n julkaisusta: ”The Standard for Portfolio Management Fourth Edition”
Projekteja on erilaisia, siksi myös projektisalkkuja on erilaisia. Esimerkiksi toiminnan kehittämiseen tähtäävät projektit, tuotantolaitosten kunnossapito- tai rakentamisprojektit, asiakkaille toteutettavat toimitusprojektit ovat erilaisia ja niiden salkkutason ohjauksessa painottuvat erilaiset asiat.
Aiemmin olen kuvannut projektisalkun valinnan periaatteita kirjoituksessani ”Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla”. Näkökulmasta riippuen, projektisalkku palvelee useita tavoitteita ja sitä voidaan käyttää eri tavoin. Tässä pyrin avaamaan näitä projektisalkun hallinnan erilaisia tavoitteita.
Investointisalkku
Toteutettavaksi valittuihin projekteihin panostetaan rahaa, työtä ja muita resursseja. Projekteilla on tuotto-odotukset ja hyötytavoitteet. Projektit ovat investointien toteutuksia. Siksi projektisalkku on myös investointisalkku, jonka kannattavuutta ja hyötyjä seurataan kokonaisuutena.
Investointisalkku näkökulman toteutuminen edellyttää, että projekteille laaditaan budjetit, työmääräarviot ja riskianalyysit. Näiden toteutumista pitää myös seurata projektikohtaisesti, jotta salkkutason tunnusluvut, kuten takaisinmaksu tai kateprosentti ja toteutuksen ansaitun arvon mittarit voidaan laskea. On hyvä huomata, että erityyppisten projektien mittarit poikkeavat toisistaan. Esimerkiksi toiminnan kehittämisprojektin taloudellisten hyötyjen arviointi voi olla vaikeaa, kun taas vaikkapa toimitusprojektille yksi ilmiselvä mittari on kate.
Strategian toteutuksen väline
Yritystä tai mitä tahansa organisaatiota, voidaan ajatella muuttuvana, kehittyvänä ja kasvavana oliona. Organisaation muutokset toteutetaan projekteina. Strategian avulla kuvataan visio, millaiseksi organisaation halutaan muuttuvan ja polku, miten siihen tavoitellaan. Projektit ovat yksittäisiä askelia strategisten muutosten toteutuksessa.
Strategian toteutuksen edellytyksenä on, että organisaation strategiset tavoitteet on määritelty ja että projekti-ideoiden vaikutus näihin tavoitteisiin kyetään arvioimaan. Projektien valinnassa ja toteutuksen priorisoinnissa on huomioitava, kuinka hyvin toteutukseen valitut projektit tukevat strategisia tavoitteita.
Kapasiteetin tasapainotusvaaka
Organisaation kyky toteuttaa projekteja on rajallinen. Henkilöstön käytettävissä olevat työtunnit, taloudelliset resurssit sekä mahdollisuus käyttää ulkopuolisia resursseja, rajoittavat toteutuskykyä. Rajallisen toteutuskyvyn vuoksi, toteutettavat projektit valitaan huolellisesti ja niiden toteutusaikataulu suunnitellaan, niin ettei toteutuskapasiteetti ylity. Usein toiveita, tarpeita ja hyviäkin investointikohteita on vain liian paljon, jotta ne kaikki voitaisiin toteuttaa, tai ajoittaa niin pian kuin toive olisi.
Projektisalkku toimii tasapainotusvaakana, kun siihen kootaan eri projektien resurssitarpeet ja lisäksi saadaan laskettua organisaation käytössä oleva resurssikapasiteetti suhteessa aikaan. Näin koottu kapasiteetin käyttö verrattuna resurssitarpeisiin, antaa työvälineen toisaalta projektien valintaan ja priorisointiin, mutta myös projektien ajoituksen suunnitteluun.
Kapasiteetin tasapainotus vaatii välineen, joka on kolmen eri roolin yhteinen:
- Projektipäälliköt suunnittelevat resurssitarpeensa projektiaikatauluihin tai kuvaavat ne karkeampina resurssipyyntöinä.
- Projektien kapasiteettitarve esitetään resurssiesimiehille, jotka vastaavat yksikkönsä resurssien tehokkaasta hyödyntämisestä. He neuvottelevat projektipäälliköiden kanssa ja sopivat projektien resurssikäytöstä.
- Näin aikaansaatu kuva esitetään johdolle, joka optimoi salkun priorisoimalla projektien resurssikäytön ja ajoituksen organisaation liiketoiminnan tavoitteiden prioriteettien mukaan.
Tilannekuva
Projektisalkkuun ei ainoastaan kerätä ideoita toteutettavista projekteista. Salkkuun päivittyy myös tilannekuva toteutuksessa olevista projekteista. Tilannekuva kertoo eri projektien elinkaaren tilan, toteutuneet työmäärät, kustannukset, aikataulutilanteen. Tilannenäkymien kautta eskaloidaan projektitasolta johdolle mahdolliset projekteissa kohdatut ongelmat, kuten aikatauluviivästymät, laajuuden muutokset, riskien toteutumiset ym. ongelmatilanteet. Tilannekuvan avulla johto voi reagoida ongelmiin ja ryhtyä tarpeellisin toimin riittävän ajoissa.
Projektisalkun tilannekuvaa ei käytännössä voida ylläpitää erillisenä salkkunäkymänä, tämä vaatisi liikaa käsityötä. Jotta tilannekuva esittää todellisen ja ajantasaisen tilanteen eri projekteista, tulee salkkunäkymän lukea ajantasainen tieto päivitetyistä projektitiedoista. Salkkutason tilannekuvan muodostaminen vaatii käytännössä siis myös toimivat projektien suunnittelun ja seurannan välineet sekä yhteydet salkun ja projektiohjauksen välineiden välillä.
Arkisto
Projektisalkkuun koostuu tietoa suunnitelluista, toteutettavista ja valmistuneista projekteista. Salkun kautta voidaan piirtää kuvaa siitä, mihin ja miten organisaatio on investoinut ja millaisia projekteja se on aikojen saatossa toteuttanut. Miten projektien määrä on muuttunut ajan saatossa ja millaisiin asioihin on haluttu panostaa? Yksittäisen projektin tuomien hyötyjen analyysin lisäksi salkkutasoinen seuranta mahdollistaa strategisten tavoitteiden toteutumisen seurannan. Sen avulla voidaan kertoa tarinaa organisaation muuttumisesta ja oppia tulevaa varten.
Proha & Dovre
Proha & Dovre on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!
Julkaistu Prohan blogissa 2.11.2021