Ehkä merkittävin Projektisalkun tuoma hyöty on ajantasainen näkyvyys organisaation projektikokonaisuuteen. Joskus kuitenkin tiedon ajantasaisena pitäminen voi tuottaa haasteita. Tässä blogissa jaamme käytännön vinkit, joilla taklata tiedon laatuun liittyviä ongelmia.
Datan laadulla on väliä
Ajantasainen tieto on koko salkunhallinnan perusta. Myös päätöksenteon pitäisi perustua validiin ja ajantasaiseen dataan. Resursointia, priorisointia, riskienhallintaa tai tulevaisuuden ennakointia on turha lähteä tekemään vanhentuneen tiedon pohjalta.
Datan laatu ja ajantasaisuus ei siis ole yhdentekevää!
Mikä motivoi käyttäjää kirjaamaan tietoja?
Ihmisten pitää ymmärtää, miksi kirjaukset tulisi tehdä ajallaan ja huolellisesti. Toisinaan se vaatii motivointia ja hyötyjen valottamista.
Kysy organisaatiossasi nämä kysymykset:
- Millainen projektimalli ja toimintatavat organisaatiossa on, seurataanko kirjattuja tietoja säännöllisesti?
- Luoko johto painetta kirjauksille? Onko tiedon ajantasaisuutta vaadittu?
- Mitä käy, jos kirjauksia ei tehdä?
- Onko salkkuun asetettu aikarajoja ja tehtäviä, jolloin salkku lähettää muistutuksia kirjausten unohtuessa?
- Ymmärtävätkö käyttäjät mitä hyötyä ajantasaisesta tiedosta on?
Onnistumisen taustalla on siis projektikulttuuri ja sen johtaminen. Ihmisille täytyy viestiä selvästi, että ajantasaiselle tiedolle on tarve, ja johdon pitää vaatia validia tietoa päätöksenteon tueksi
Käyttäjiä kuulemalla kattaviin kirjauksiin
Edellä esitettyjen kysymysten lisäksi on tärkeä varmistaa, että ihmisillä on riittävä osaaminen.
Salkku on luotu helpottamaan arkea, kun riittää, että tieto syötetään vain yhteen paikkaan. Kirjaamisen pitäisi olla helppoa eikä tuntua vaivalloiselta. Tavallisesti tämä toteutuu, kun tulevia salkun käyttäjiä kuullaan jo hyvissä ajoin ennen salkun käyttöön parametrointia.
Käyttäjiltä kannattaa kerätä palautetta myös myöhemmin, kun salkku on jo käytössä. Se kertoo usein konkreettisesti mistä mahdolliset haasteet johtuvat ja millaista ratkaisua niihin toivotaan.
Apua Thinking Portfolio eAcademy verkkokurssista
Projektisalkku on pitkälti käyttäjää ohjaava ja nopeasti omaksuttavissa. Välillä kuitenkin perusteiden kertaaminen on tarpeen, erityisesti jos datan laadussa on haasteita. Thinking Portfolion eAcademy Projektisalkunhallinnan verkkokurssi on hyvä parin tunnin tietopaketti aiheesta.
Maksuttoman eAcademy-kurssin on suorittanut jo noin 1000 projektihallinnasta kiinnostunutta. Kurssin pääsee suorittamaan tästä
Thinking Portfolio on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!
Julkaistu Thinking Portfolion blogissa 26.4.2023