Tiedon ja dokumenttien arkistointi on osa vastuullista projektinhallintaa. Automaattisen arkistoinnin avulla niin tiedon elinkaaren kuin myös riskien hallinta onnistuu tehokkaasti.
Projektin päättyessä siihen liittyvää tietoa ja dokumentteja on kertynyt suuret määrät. Vaihtelevien tietosuojakäytäntöjen puitteissa useilla käyttäjillä saattaa olla pääsy näihin tietoihin, vaikka sitä ei enää tarvita.
Joissakin tapauksissa pääsy tietoihin saattaa aiheuttaa tietoturvariskejä, mikäli tieto ja dokumentit päätyvät tahattomasti projektitiimin ulkopuolisten käsiin. Pahimmassa tapauksessa tällaiset tietovuotoriskit saattavat vaarantaa koko organisaation liiketoiminnan.
Solu 365 -automaatiotyökalun avulla onnistuu Teams-ryhmien ja niiden sisältämien keskustelujen, dokumenttien ja muiden resurssien arkistointi valinnaisen määräpäivän mukaan, kun projekti päättyy.
Toiminnallisuus on kätevä ja hyödyllinen ominaisuus esimerkiksi silloin, kun organisaatiossa on meneillään suuri määrä projekteja ja projektiresurssien asianmukainen arkistointi halutaan varmistaa tietoturvallisella tavalla.
Arkistointi yhteensopivasti Microsoftin palveluiden kanssa
Tietoresurssien elinkaaren hallinta ja Teams-ryhmien arkistointi niiden aktiivivaiheen päättyessä on mahdollista automatisoida Solu 365 -työkalun avulla. Hyödyntämällä Solu 365:ttä yhdessä Microsoft 365 Purview -säilytyskäytäntöjen kanssa, elinkaarenhallinta voidaan laajentaa kattamaan aktiivivaiheen päättymisen lisäksi jopa useiden vuosien passiivivaihe ja lopulta tietojen poistaminen.
Solu 365 käsittelee Teams-tiimejä projektikohtaisina työtiloina. Projektin kaikki dokumentit arkistoituvat tiimin mukana. Dokumentteja ei yleensä ole tarpeen arkistoida erillisinä, mutta tarvittaessa sekin on mahdollista MIcrosoft 365 Purview -säilytystunnisteiden ja -käytäntöjen avulla.
Teams-arkistointi vakio-ominaisuuksin
Teams-arkistointi tarkoittaa sitä, että:
- tiimi viedään pois Teams-ryhmien näkymästä,
- keskustelut jäädytetään, ja
- tiimin jäseniltä otetaan muokkausoikeudet pois sisältödokumentteihin, mikäli arkistoinnin tekijä näin päättää.
Kun tiimi arkistoidaan, se poistuu Teams-käyttöliittymästä ensimmäiseltä tasolta, eli pääsy SharePoint-tilaan sekä Teams-tiimiin on edelleen mahdollista, mutta tapahtuu Teams-ryhmien hallintanäkymän, ei Tiimit-näkymän kautta. Teams-ryhmän kanavien keskustelut jäädytetään.
Tiimin omistajilla kuitenkin säilyy täydet oikeudet dokumentteihin ja sen jäsenillä joko luku- tai muokkausoikeudet arkistoinnin asetusten mukaisesti.
Teams-arkistointi on siis Microsoft Teamsin vakio-ominaisuus, jonka kunkin Teams-ryhmän omistaja voi asettaa tiimille. Omistaja voi halutessaan palauttaa Teams-ryhmän arkistosta.
Hallinnoi tiedon elinkaarta automaation avulla
Teams-ryhmän elinkaaren aktiivivaiheen päättyminen ja sen passivointi toteutetaan hyödyntäen joko projektin perustamisvaiheessa, tai myöhemmin sen aktiivivaiheen aikana määriteltyä arkistointipäivää, tai muodostamalla arkistointipäivä automaattisesti päättelysäännön, eli Teams-ryhmän muista metatiedoista johdetun kaavan avulla. Kaava määritellään Solu 365 -käyttöönottoprojektin yhteydessä.
Kun Teams-ryhmän arkistointipäivä sitten koittaa, siirtää Solu 365 -automaatio Teams-ryhmän resursseineen Teams-arkistoon.
Varmista Teams-ryhmien tietoturvallinen arkistointi
Yhdessä Microsoft 365 Purview -säilytyskäytäntöjen avulla, Solu 365 mahdollistaa Teams-arkistoinnin lisäksi myös muiden tiedon elinkaaren hallinnan ja nimenomaan passiivivaiheen sääntöjen automaation.
Microsoft 365 Purview on E5-lisenssin takana, mutta sen tarjoamia ominaisuuksia voi koekäyttää 90 päivän ajan. Tämä mahdollistaa esimerkiksi tiedon elinkaaren hallinnan Proof of Concept –toteutuksen kokeilukäytön puitteissa ilman maksullista lisenssiä käyttäjille.
Teams-arkistointi kattaa vain aktiivivaiheesta passiivivaiheeseen siirtämisen ja tarjoaa passiivivaiheen osalta rajalliset kontrollit elinkaaren hallintaan. Tästä syystä on joskus tarpeen hyödyntää Teams-arkistoinnin lisäksi työkaluja, joiden avulla hallitaan passiivivaiheessa olevaa tietoa tehokkaammin, siirretään tietoa rajapintojen yli muihin järjestelmiin tai poistetaan tieto passiivivaiheen päättyessä.
Tällöin on perusteltua hyödyntää Microsoft 365 Purview -säilytyskäytäntöjä, joihin voidaan ohjelmoida muun muassa:
- tiedon lukitseminen, niin ettei sitä voi muokata,
- tiedon säilytys tietyn ajan tai pysyvästi
- Tiedon poistaminen,
- tai muita tarvittavia toiminnallisuuksia, kuten tarkistus myöhemmässä vaiheessa jatkotoimenpiteiden määrittämistä varten.
Kun tiimin elinkaaren hallinta on automatisoitu jo heti alussa tiimiä perustettaessa, on koko elinkaari hallittavissa alusta loppuun.
Yhdistämällä Solu 365 automaation, Teams-vakiotoiminteisen arkistoinnin ja Microsoft 365 Purview -säilytyskäytännöt, voidaan tiimien elinkaarta hallita tehokkaasti, luotettavasti ja turvallisesti.
Henry Scheinin
Johtava konsultti, Partner
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan
tarpeet.
Solu Digital Oy on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!