Yhtenäinen projektijohtamismalli tehostaa projektitoimintaa
Kun projektitoiminnasta halutaan tehokasta, rakennetaan projektien käyttöön yhteiset pelisäännöt eli yhtenäinen projektijohtamismalli. Jo pelkästään tämä vie projektitoimintaa merkittävästi eteenpäin, mutta hyvät tulokset kruunaa mallin tehokas jalkauttaminen, joka on projektitoiminnan tehostamisen tehtävälistalla ykkösenä.
Tehokas projektitoiminta perustuu organisaatiosi tarpeisiin räätälöityyn projektimalliin. Yksityisellä puolella se rakennetaan usein kansainvälisiin projektijohtamisen standardeihin perustuvalla ABC-projektimallilla. Julkisella puolella puolestaan käytössä on Leijona-projektijohtamismalli, joka on ABC-projektimalliin pohjautuva menetelmä.
Haluaisitteko saada projektimallin vieläkin tehokkaampaan käyttöön?
Juuri yleisen ja eri projekteihin sopivan projektijohtamismallin rakentamiseen oli tarve myös Helsingin kaupungin Kaupunkiympäristö-toimialalla.
Teidänkin organisaatiossanne on ehkä tarvetta saada projektimalli vieläkin tehokkaampaan käyttöön – esimerkiksi laajentaa mallin käyttöä, ellei se ole riittävän geneerinen. Tai saatatte pohtia ensimmäisen yhteisen projektimallin rakentamista, jolloin saat tästä blogista vinkkejä myös jalkauttamisen suunnitteluun.
Tässä koontini Kaupunkiympäristössä kehittämistyötä johtaneen kehittämispäällikkö Elsa Paasilinnan vinkeistä.
1. Aseta jalkauttamiselle tavoitteet ja kytke ne johtamiseen
“Vaikka projektimallin rakentaminen on itsessään hieno saavutus, aseta tavoitteet myös sen jalkauttamiselle ja seuraa niiden toteutumista. Pelkkä malli ei tee autuaaksi, jos yhteiset periaatteet eivät päädy käytännön prosesseihin”, vinkkaa Elsa.
Kaupunkiympäristö lähti viemään mallia osaksi toimintaa liittämällä tavoitteet jalkauttamiselle ja sitä tukeville valmennuksille tulospalkkioihin. Vuoden 2020–2021 tavoitteiksi he määrittelivät muun muassa sen, että henkilöstöstä 30 %:a on osallistunut projektikoulutuksiin. Rohkea ja tavoitteellinen eteneminen tuotti erinomaisia tuloksia – jo syksyyn 2021 mennessä 20 prosenttia henkilöstöstä oli vahvistanut projektiosaamistaan projektikoulutuksissa.
Rohkea ja tavoitteellinen eteneminen tuotti erinomaisia tuloksia.
Tavoitteiden toteutumista projektimallin viemisestä käytäntöön arvioitiin myös muun muassa keskustelujen ja kyselyjen avulla. Näin saatiin tietoa siitä, pitäisikö mallia jalkauttaa käyttöön vieläkin tehokkaammin.
Kaupunkiympäristön mallin jalkauttaminen oli jo ensimmäisessä vaiheessa varsin onnistunut. Projektipäälliköille ja -omistajille suunnatussa kyselyssä suurin osa vastaajista oli sitä mieltä, että projektimalli selkeyttää ja auttaa projektien johtamisessa.
2. Hyödynnä kumppanin tuki ja osaaminen
Kun organisaatiossa on asetettu tavoitteet jalkauttamiselle, pitää Elsa tärkeänä pohdintaa ja suunnittelua siitä, miten nämä tavoitteet saavutetaan.
“Niin julkisella kuin yksityisellä puolella on usein sama tilanne – omat resurssit ovat rajallisia ja suurin osa niistä käytetään peruspalveluntuotantoon. Prosessien ja toimintojen kehittämiseen on usein vähemmän aikaa kuin tarve olisi. Tästä syystä on tärkeää tunnistaa, millaisen osaamisen tulisi kertyä omaan organisaatioon, mikä on tarkoituksenmukaista tehdä itse ja missä on sujuvinta käyttää osaavaa kumppania.”
Kumuran erilaisiin valmennuksiin perustuen Elsa suunnitteli Kaupunkiympäristön toimialalle projektiosaamisen kehittämispolun, joka sisältää
- johdanto-opinnot (itseopiskeluna)
- perusopinnot eri rooleihin kohdennettuna (säännöllisesti tarjolla)
- syventävät valmennukset tiettyihin teemoihin, kuten salkku- ja ohjelmajohtamiseen.
Näissä valmennuksissa osallistujat saavat monipuolista tietoa projektimallin käyttämisestä työarjessa. Esimerkkejä tästä ovat
- projektimallin yhteiset periaatteet
- projektimallin vaiheet
- projektimallin hyödyntäminen eri roolien näkökulmasta
Elsa lisää, että myös koulutusten jatkuva arviointi ja kehittäminen yhdessä kumppanin kanssa on tärkeää ja auttaa kohdentamaan valmennukset parhaalla tavoin.
3. Kytke projektimalli johtamisjärjestelmään – kehitä projektikulttuuria salkkujohtamisella
Elsan mukaan projektimallin jalkauttamista kannattaa suunnitella kokonaisuutena. Tällöin voi pohtia avoimesti, millä eri keinoilla voi tukea parhaiten mallin käyttöönottoa.
“On tärkeää tunnistaa isossa kuvassa organisaation johtamiselle saatava lisäarvo. Projektikulttuuria kehitetään, jotta siitä saadaan strategista etua – arjessa johtaminen selkeytyy ja resurssien käytölle saadaan vaikuttavuutta. Tällöin tarvitaan paitsi yksittäisten projektien sujuvoittamista yhteisillä käytännöillä, myös koko projektisalkun johtamista.”
”Projektikulttuurin kehittämisellä saadaan strategista etua.”
Projektisalkun johtamisen kehittäminen on ensimmäisten toimenpiteiden joukossa myös, kun projektitoimintaa lähdetään kehittämään kypsyysmallin pohjalta.
Kehittämällä salkunjohtamista saatte paremman näkyvyyden projektien tavoitteisiin, aikatauluihin ja suunnitelmiin. Näin organisaationne pystyy tukemaan projektimalliin perustuvaa projektijohtamista esimerkiksi
- nopeuttamalla projektiehdotusten läpikäyntiä ja projektipäätösten tekemistä
- auttamalla tunnistamaan strategisesti tärkeät projektit ja priorisoimalla resurssit niihin
- auttamalla projektijohtajia ja -omistajia tunnistamaan päällekkäiset projektit tai projektit, joita ei ole syytä jatkaa.
Kaupunkiympäristö-toimialalla kehittämisprojekteille laadittiin käytännöt, joiden mukaan projektien porttipäätöksiä tarkastellaan jatkossa kuukausittain ja tarvittaessa myös nopeammalla syklillä sähköpostitse. Näin pyritään tukemaan ketterämmin projekteissa etenemistä ja auttamaan organisaatiota onnistumaan keskeisimmissä strategisissa tavoitteissa.
Juuso Äikäs
Juuso innostui projektijohtamisesta pari vuosikymmentä sitten ja on toiminut niin projektipäällikkönä kuin projektitoiminnan kehittäjänä. Nyt hän auttaa ihmisiä ja organisaatiota löytämään tapoja onnistua projekteissa paremmin.
Kumura on 3PMO-tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan 3PMO-tapahtumaan Tampere-taloon 13.6.2023!
Julkaistu Kumuran blogissa 15.12.2022