Resurssisuunnittelu on ajaton viisaus onnistua niin hyvässä projektisuunnittelussa kuin jokaiselle organisaatiossa tärkeässä projektisalkunhallinnassa. Resurssisuunnittelu on kuin kirjanpito – se kertoo liikkumavaran sille mitä on käytettävissä suhteessa siihen mikä on jo sidottu tai käytetty.
Jos organisaatiossa on käynnissä satoja projekteja, on niiden johtaminen ilman projektisalkkutason resurssisuunnittelua kuin yrityksen johtaminen ilman kirjanpitoa. Jokainen työssään pätevä yritysjohtaja ymmärtää, ettei toimintaa voi johtaa ilman kirjanpitoa ja toteutuneen seurantaa. On epäjohdonmukaista asettaa organisaatiolle tavoitteita kehittämiseen ja kasvuun, jos sivuutetaan keskeisten edellytysten varmistaminen.
Jos projektisalkunhallinta on jäänyt ruutupaperitasolle kuten esim. erinäisiin Excel -taulukoihin ja erillisdokumentteihin, on tärkeä nostaa asia johdon tietoon ja varmistaa ettei kehittämisen edellytyksiä ole riittävällä tavalla olemassa. Näin kaikki ymmärtävät, että epäonnistumisen tai muuten tavoitteista jäämisen juurisyyt ovat olleet olemassa jo tavoitetta sekä projekteja asetettaessa.
Voidaan siis sanoa, että hyvän projektisalkunhallinnan ja resurssisuunnittelun puute on ylimääräinen haaste organisaation jokaiselle käynnissä olevalle sekä tulevaisuudessa suunniteltavalle ja aloitettavalle projektille.
Se että projekti on välttämätön tai kaikkien mielestä järkevä tehdä, ei tarkoita, että projekti onnistuu. Projektin merkityksellisyys ei varmista sen onnistumista – päin vastoin haasteena on, että näihin projekteihin ryhdytään liikaa merkitykseen luottaen mutta silmät kiinni ajaen. Paras teko, jonka projektipäällikkö voi tehdä, on aloite projektisalkunhallinnan laittamisesta omassa organisaatiossaan kuntoon. Hyvä resurssisuunnittelu ja projektisalkunhallinta on jokaisen projektiasiantuntijan ammattiylpeys.
Esa Toivonen
Senior Portfolio Advisor
Thinking Portfolio
Thinking Portfolio on 3PMO-tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan 3PMO-tapahtumaan Tampere-taloon 13.6.2023!
Julkaistu Thinking Portfolion blogissa 20.9.2022.