Microsoft Project for the Web -työkalun avulla projektinhallinnan kokonaiskuva hahmottuu paremmin, projektien seuranta helpottuu ja manuaalinen työ vähenee.
Selainkäyttöinen pilvipalvelu Project for the Web (PfW) helpottaa sekä projektikokonaisuuden että projektitehtävien hallintaa. Toiminnallisuudet kuten tiekartat, tehtävien väliset riippuvuudet ja erilaiset visuaaliset näkymät selkeyttävät projektinhallintaa ja visualisoivat projektinhallinnalle keskeisen tiedon.
Visuaaliset näkymät helpottavat ja nopeuttavat sovelluksen käyttöä ja sen esittämän tiedon käsittelyä. Kattava lista erilaisia näkymiä sekä graafisia ja muita ilmaisimia sujuvoittavat projektinhallintaa:
- Visuaalinen taulunäkymä työtehtävien ja projektin etenemisen seurantaan
- Tehtävien väliset riippuvuudet ja niiden seuranta myös visuaalisesti
- Ruudukkonäkymä työn ositukseen ja aikataulutukseen sekä resursointiin
- Visuaaliset ja interaktiiviset välitavoitteet projektin ja tehtävien seurantaan
- Projektin kotinäkymässä helikopteriperspektiivi hiljattain työstettyihin projekteihin ja tarvittaessa tärkeän prioriteetin projekteihin
- Tehtävien aikataulutus tarkan aikataulun luontiin projektin määräpäiville alkamis- ja päättymispäivien, työmäärän ja riippuvuuksien avulla
- Hierarkkinen aikajananäkymä Gantt-kaavion mukaisesti visualisoimaan projektin määräpäiviä, tehtäviä ja niiden välisiä riippuvuuksia
- Yhteenvetotehtävät toimitusten ja vaiheiden suunnittelemiseen, hallintaan ja seurantaan
- Tiekartat koontisalkkunäkymänä strategisten ja muiden projektien etenemisen seurantaan.
Selkeyttä projektinhallintaan Power Apps -projektiluettelolla ja -lomakkeilla
Project for the Web -projektit on mahdollista listata luettelona Power Apps -käyttöliittymän avulla. Luettelonäkymä kokoaa kaikki tarvittavat tiedot näkyville, jolloin yksi paikka riittää kaikkeen projektityöskentelyyn.
Projektiluetteloon voidaan saada esiin halutut sarakkeet, kuten projektipäällikkö, vastuuhenkilöt, aikataulu ja projektin tila. Muitakin tarvittavia sarakkeita on helposti määritettävissä käyttöön.
Projektiluettelon avulla esimerkiksi projektin omistaja näkee omien projektiensa tilanteen. Projektin tilannetietoja, kuten liikennevaloja, voidaan nopeasti muokata suoraan luettelossa.
Projektin tarkemmat tiedot näkyvät projektilomakkeella, kun projektiluettelossa klikataan tiettyä projektia. Lomakkeita on helppo mukauttaa organisaation projektikäytäntöihin soveltuviksi. Project for the Web -näkymät löytyvät myös lomakkeelta omilta välilehdiltään.
Projektilomakkeella on tyypillisesti projektin yhteenveto- ja tilannetietoja, joita projektipäällikkö voi kätevästi päivittää. Kun avaintiedot esitetään selkeässä muodossa, kynnys käyttää projektilomakkeita madaltuu ja projektityöskentely kokonaisuudessaan tehostuu.
Project for the Web -projektien raportointi Power BI:llä
PfW:ssä käytettyjen projektitietojen raportoiminen Microsoft Power BI -työkalun avulla tehostaa tiedonkulkua ja sujuvaa työntekoa. Työkalujen käyttö yhdessä tarjoaa vaivattoman tavan esittää projektinhallinnan avaintietoja. Valmiita raporttipohjia on saatavilla helpottamaan raportoinnin aloittamista.
Power BI -raportti antaa selkeän kokonaiskuvan muun muassa projektisalkun projektien tilanteesta, jota voi tarkastella esimerkiksi projektin valmistumisvaiheiden tai projektipäällikön mukaan.
Raportti kertoo projektin reaaliaikaisen tilanteen nopeasti työkalun hakiessa tiedot automaattisesti Microsoftin pilvestä, Dataversestä. Yksittäisen projektin tilanteen voi saman tien tarkastaa raportilta ja projektilinkkiä klikatessa avautuu linkistä kyseisen projektin tiedot Project for the Web -työkalussa.
Microsoft Project for the Webin hyödyt sekä huomioitavat asiat
Project for the Web tarjoaa monia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia hyödynnettäväksi omassa ja organisaation projektityöskentelyssä Teams-integraation ja Microsoft 365 -pilvipalveluiden ekosysteemin lisäksi, kuten:
- Selainpohjainen käyttöliittymä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumattomaan työskentelyyn itsenäisesti ja yhdessä
- Visuaaliset näkymät, etenkin aikajananäkymä sekä tehtävien väliset riippuvuudet auttavat kokonaisuuden ymmärtämisessä ja hallinnassa
- Yhteismuokkaustoiminto mahdollistaa tehtävälistojen ja projektiaikataulujen muokkauksen ja päivittämisen samanaikaisesti usean projektitiimiläisen ja muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden kesken
Joitakin asioita kannattaa kuitenkin huomioida harkitessa Project for the Webin käyttöä:
- Project for the Web -käyttäjälisenssit sisältävät käyttöoikeuden PowerApps-projektiluetteloon. Jos projektiympäristön tietoja on tarve integroida muihin järjestelmiin, kannattaa tarkistaa lisenssivaatimukset esimerkiksi Power Apps-, Power Automate- ja Power BI -lisenssien osalta.
- Organisaaton ulkopuolisilla käyttäjillä ei vielä toistaiseksi ole pääsyä Project for the Webin projekteihin ja tehtäviin.
Projektinhallinnalle keskeisen tiedon ja työvälineiden löytyessä kätevästi muiden Microsoft 365 -ohjelmien yhteydessä ja tutussa toimintaympäristössä myös projektityö helpottuu ja nopeutuu. Tällöin aikaa jää omalle työlle keskeisimpien asioiden edistämiseen.
Tule kuulemaan lisää Projektipäiville 25.–26.10.2022 Messukeskuksessa ja vieraile ständillämme! Ota yhteyttä tai varaa projektinhallinnan demo.
Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner
Solu Digital
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.
Solu Digital Oy on Projektipäivien kumppani. Tule mukaan Projektipäiville 25.-26.10.2022 Helsingin Messukeskukseen!