Projektityön vaivattomuudessa ratkaisee helppokäyttöiset työkalut. Microsoft 365 tarjoaa monipuoliset toiminnallisuudet projektiviestinnästä tehtävien suunnitteluun ja hallintaan tutussa toimintaympäristössä.
Projektityön sujuva eteneminen edellyttää helppokäyttöisiä työkaluja, joiden käyttöä tukevat yhtenäiset toimintatavat. Vaivattomuuden lisäksi projektitiedon hallinnassa tärkeiksi tekijöiksi muodostuvat tiedon ja dokumenttien sekä muiden resurssien löydettävyys, ajantasaisuus, paikkansapitävyys, saavutettavuus ja läpinäkyvyys. Näiden varaan rakentuu projektiryhmän sujuva työskentely.
Usein organisaatioissa tilanne on se, että yksittäisten projektien suunnittelu ja hallinta sujuvat hyvin, mutta projektisalkun ja kokonaisuuksien hallinta saattaa aiheuttaa haasteita. Erityisesti projektikokonaisuuksien tiedon ylläpito on vaativaa, vieden projektien johdolta paljon aikaa.
Projektinhallinnan pilvipalveluratkaisuiden kattava valikoima markkinoilla tarjoaa vaihtoehtoja erimittaisiin ja -tyyppisiin tarpeisiin organisaatiosta ja sen projektikulttuurista riippuen. Harva niistä kuitenkin onnistuu vastaamaan kaikkiin eri tarpeisiin, mitä projektien parissa työskentelevillä on.
Tällöin tiedon keskittäminen yhteen työkaluun, joka tukee sekä projektijohdon, -päälliköiden että -ryhmäläisten työskentelyä, kannattaa. Kokemuksemme mukaan Microsoft 365 -palveluiden hyödyntäminen Microsoftin tutussa toimintaympäristössä sujuvoittaa projektityötä.
Microsoft Teams projektityön keskuksena
Microsoft Teams helpottaa ja nopeuttaa projektityöskentelyä sovelluksen yhdistäessään projektiviestinnän, raportoinnin sekä tiedon- ja dokumentinhallinnan. Projektikohtaiset tiimit esimerkiksi eri vaiheiden ja virstanpylväiden mukaisten kanavien kanssa keskittävät sekä tiedon että dokumentit yhteen paikkaan useiden muiden hyödyllisten työkalujen ja tietolähteiden lisäksi.
Teamsin toiminnallisuudet viestintään, kokoustyöskentelyyn ja dokumentinhallintaan ovat monipuoliset. Ne yhdistettynä Microsoft 365:n muihin osapalveluihin auttavat tehostamaan omaa sekä projektitiimin ja -johdon työskentelyä. Office 365 -ohjelmien lisäksi erilaiset työnkulut projektin rutiinitoimenpiteiden ja tiedon tallentamisen automatisoimiseen toimivat Teamsin sovelluksen kautta muutamalla klikkauksella.
Projektitiimin yhteistyötä edistävät toiminnallisuudet kuten tiedon ja asiakirjojen työstäminen yhteismuokkaus- ja kommentointitoiminnoilla sekä yhteiset projekti- ja tehtävänhallintatyökalut. Työn tekemisen sekä tiedon ja viestinnän läpinäkyvyys varmistaa, että projektin kaikki osa-alueet ovat hallinnassa alusta loppuun.
Projektisalkkuratkaisu Teamsissa
Teamsin perustyökalut soveltuvatkin hyvin yksittäisen projektin työskentelyyn projektiviestinnän ja tiedon käsittelyn osalta. Projektikokonaisuuksien tiedon ylläpidon kohdalla Teamsin valtiksi muodostuu muiden työkalujen ja tietolähteiden helppo liitettävyys osaksi Teamsissa työskentelyä.
Organisoitu projektisalkunhallinta luo läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaisuutta projektikäytäntöihin, helpottaa projektikokonaisuuksien tiedon ylläpitoa, ja säästää aikaa. Ratkaisuvalikoimaamme sisältyy eri vaihtoehtoja projektisalkun hallintaan riippuen siitä, kuinka kevyeen tai järeään projektitoimintaan työkalu on tarkoitettu.
SharePoint-pohjainen projektisalkku
Kevyin ratkaisu on SharePointin päälle toteutettu projektisalkku. Projektisalkussa kaikki projektien keskeiset tiedot löytyvät kätevästi ja helposti yhdestä paikasta, ja niitä voi suodattaa projektin eri metatietojen mukaan.
Asiakkaan projektiprosessiin mukautettu ratkaisu toteutetaan hyödyntämällä Microsoft 365:n muita työkaluja, kuten Planner-tehtäväsäiliöitä. Jokainen projekti näkyy kunkin vaiheensa mukaisesti, ja niihin voi liittää projektin etenemistä edistäviä portteja tarkistuskysymyksineen. Työkalua on helppo laajentaa tarvittaessa kattamaan myös resurssien hallinnan sekä hankkeisiin liittyvät investoinnit.
Projektisalkun hallinta Microsoft Project for the Web:illä
Microsoft Project for the Web (PfW) visualisoi projektinhallinnalle keskeisen tiedon selkeästi ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi, helpottaen projektinhallintaa. Sovelluksen toiminnallisuudet kuten visuaaliset näkymät, tehtävien väliset riippuvuudet ja tiekartat koontisalkkunäkymänä nopeuttavat ja helpottavat yksittäisten projektien ja projektisalkun kokonaisvaltaista hallintaa.
Project for the Web kokoaa kaikki tarvittavat tiedot luettelonäkymään ja projektilomakkeeseen Power Apps -käyttöliittymän kautta käytettäessä. Projektiraportointi Power BI:llä toteutetuilla raporteilla täydentää PfW:n käytettävyyttä tehostaessaan tiedonkulkua ja sujuvaa työntekoa.
Project Online projektisalkkuna
Järeämpi projektikeskus toteutetaan Project Online- tai Project Server-palveluissa. PfW:n tavoin Project Online tarjoaa monipuolisen valikoiman visuaalisia näkymiä ja erilaisia työnhallintaominaisuuksia projektityön tehtävien suunnitteluun ja hallintaan. Esimerkiksi älykäs aikataulutus ja tehtävien väliset riippuvuudet auttavat organisoimaan työtehtäviä ja hahmottamaan projektikokonaisuuden osia selkeästi.
PfW:n ominaisuuksien lisäksi Project Onlinesta löytyy toiminnallisuudet myös resurssien ja talouden hallintaan sekä suurempien ohjelmien ja projektiportfolioiden hallintaan. Selaimella käytettävän verkkoversion lisäksi Project Online on saatavilla työpöytäsovelluksena.
Projektisalkun integroiminen Teamsiin tekee tiedon ja dokumenttien hallinnasta huomattavasti helpompaa ja säästää aikaa kaikkien projektityössä käytettyjen työkalujen kuuluessa Microsoft 365:n pilvipalveluiden ja Office 365 -ryhmien ekosysteemiin.
Automatisoi projektinhallinta Solu 365 -työkalulla
Vaikka projektin suunnittelu ja hallinta voi parhaimmillaan nopeuttaa ja helpottaa projektin etenemistä, liittyy projektin aloitukseen liuta rutiinitöitä työkalujen valitsemiseksi ja määrittämiseksi, projektiryhmän perustamiseksi, ynnä muuta. Tämä saattaa viedä yllättävänkin paljon aikaa.
Projektien luontiprosessia voi yksinkertaistaa, nopeuttaa ja tehostaa merkittävästi kehittämämme Solu 365® -automaatiotyökalun avulla. Luodakseen uuden projektin, käyttäjän tarvitsee vain syöttää tarvittavat tiedot, ja Solu 365 luo uuden projektin Project for the Webiin ja Teamsiin uuden projektiryhmän kaikkine tarvittavine työkaluineen.
Yksinkertainen ja helppokäyttöinen lomake ohjeistuksineen opastaa käyttäjän projektin ja siihen kuuluvan työryhmän perustamisvaiheiden läpi. Automatiikka luo metatietoihin ennalta määritetyt tiedot uudelle Teams-ryhmälle ja siihen luoduille resursseille. Tarvittavat Teams-kanavat, dokumenttipohjat tai projektin- ja tehtävänhallintaratkaisut määräytyvät eri käyttötarpeiden mukaisesti.
Tule kuulemaan lisää Projektipäiville 25.–26.10.2022 Messukeskuksessa ja vieraile ständillämme! Ota yhteyttä tai varaa projektinhallinnan demo.
Jari Kyläjärvi
Director, Partner
Solu Digital
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.
Solu Digital Oy on Projektipäivien kumppani. Tule mukaan Projektipäiville 25.-26.10.2022 Helsingin Messukeskukseen!