”Elämää pelastavia järjestelmiä!”, kuulin asiakkaan kehuvan. Pysäyttävä lausahdus. ”Elämä” mitä sillä on tekemistä tietojärjestelmien ja salkunhallinnan kanssa? Onko tässä jokin suurempi tarkoitus, jota olemme ratkaisemassa? Piti pysähtyä hetkeksi.
Luulin, että tarkoitus on ylläpitää johdon tilannekuvaa ja varmistaa, että johdon strategiset linjaukset välittyvät organisaation tekemiseen. Lisäksi tukea operatiivista toimintaa varmistamalla riittävät resurssoinnit, hallita riskejä ja ratkoa organisaation riippuvuuksista tulleita konflikteja.
Elämää pelastavaa? Työntekijöiden elämässä tämä näkyy hierarkiana, punaisena teippinä ja lisääntyneenä kitkana. Tarkoitus on kyllä jalo. Tiivistää ja jalostaa organisaatiossa olevaa tietoa sopivalle tasolle, jota johto pystyy sisäistämään ja hyödyntämään. Muodostaa sitä kuuluisaa isoa kuvaa analyyttisesti ja johdonmukaisesti.
Työkalut siihen ovat epämiellyttävää kalkkia: raskaita enterprise -työkaluja, jotka työntävät käyttäjiä pois luotaan. Niiden käyttäminen vaatii raskaita koulutuksia tai kokonaisia tiimejä ammattilaisia, jotka ylläpitävät näitä tiedon rakenteita. Jos ne olisi rakennettu tavallisille kuluttajille, joilla on vaihtoehtoja, olisi kato käynyt jo paljon aikaisemmin. Annettuja työkaluja on vain pakko käyttää. Näitä ratkaisuja ei voi arvostella, koska kansainväliset konsulttitoimistot ovat valinneet ne ”Best of the Breed” -ratkaisuiksi, joiden avulla Fortune 500 -yhtiöt ovat keränneet vaikuttavat varallisuutensa. Mikä voisikaan mennä vikaan? Missä näkyy pienen ihmisen elämä?
Vaihtoehtona raskaille rakenteille ovat suosiota saaneet ketterät työmenetelmät. Näistä voimaantuneet tiimit ovat maistaneet vapautta, kun päätöksen tekemistä on työnnetty alemmas hierarkiassa. Lisääntynyt autonomia on luonut joustavuutta ja tiimien omille tavoitteille. Arvon tuottaminen on korostunut ja sitä arvoahan me kaikki haluamme tuottaa? Emme kuluttaa aikaa hukkaa aiheuttavissa hallinnollisissa riiteissä ja rituaaleissa. Ehkä näin pelastamme elämää?
Ehkä helpoin nähty tapa ketteröittää jo valmiiksi hierarkkinen ja raskas organisaatio on SAFEttaa kaikki olemassa olevat prosessit, termistö ja tittelit ketteräksi. Kaikki ovat tyytyväisiä siihen, että mitään ei tarvinnut oikeasti muuttaa. Jos joku ei ollut tyytyväinen, toisinajattelija lähetettiin uudelleenkoulutusleirille. Leiriltä takaisin palataan uusi sertifikaatti CV:tä koristamassa ja usko järjestelmään on taas saatu palautettu.
Valitettavasti menestys ei ole taattua vain sillä, että kehitystiimit tuottavat aina enemmän ja enemmän toiminnallisuuksia, joita asiakas ei lopulta edes tarvitse. Jäämme omien tuotoksiemme vangeiksi, jollei niistä koostuvaa kokonaisuutta johdeta. Selkeät tavoitteet ja niiden toteuttamiseksi tarvittavat tuotokset vaaditaan, jotta rajalliset resurssit kohdistuisivat oikeaan tekemiseen. Valitettavasti maistuuko tässä ne hallinnolliset rakenteet ja raportointi, joilta juuri haluttiin välttyä?
Lopulta kyse on tiedon hallitsemisesta ja siitä, kuinka ihminen sitä hallitsee. Mukautuuko järjestelmät ihmiseen vai ihminen siihen, miten järjestelmät vaativat tietoa hallittavan. Jälkimmäinen tilanne ei elämää kyllä pelasta. Hankalaa tiedon etsimistä ja saman tiedon manuaalista syöttämistä uudelleen ja uudelleen. Loputtomia klikkailun sarjoja, että saadaan yksinkertaisia asioita tehtyä. Excelien ja Powerpoint esitysten koostamista jo olemassa olevasta tiedon jyväsistä. Ihminen ei ole robotti, joka vaivatta toistaa samoja liikeratoja elämänsä loppuun asti.
On kyse älykkäistä tiedon jyväsistä. Niistä jokapäiväisistä numeroista päivämääristä ja tekstin pätkistä, joista tieto lopulta koostuu. Tiedon jyvät ovat olemassa mutta ilman älyä ovat ne vaikeasti hallittavissa ja levällään. Eri järjestelmissä, eri muodoissa, palvelemassa eri käyttötarpeita, joita käyttäjät ylläpitävät.
Käyttäjille tiedon hallitseminen ei voi olla erilaisia hajallaan olevia lappuja ja lomakkeita, jotka täytyy aluksi löytää ja sitten osata vielä täyttää. Tiedon hallintaprosessi pitää digitalisoida keskitetyksi ratkaisuksi, jossa käyttökokemus on muotoiltu tukemaan käyttäjää. Terminologian pitää olla käyttäjälle tuttua, tarpeettomat valinnat ja toiminnot piilotettuja. Ylimääräiset klikkaukset minimoituja. Yksinkertaisesti prosessi ja sen käyttö pitää virrata ilman esteitä. Pitää tuntea käyttäjien kyvyt ja tarpeet.
Hyödynnä olemassa oleva tieto. Ei ole mitään turhauttavampaa kuin manuaalisesti syöttää samaa tietoa moneen paikkaan. Tietojen vieminen ulos tai sisään valmiiden rajapintojen avulla automatisoi turhat työvaiheet. On panostettava laadukkaaseen master datan hallintaan. Se säästää helposti itsensä takaisin minimoimalla ylimääräiset syötteet ja virhetilanteet, jotka aiheuttavat häiriöitä prosessin virtauksessa.
Laadukkaan tiedon läpinäkyvyys ja saatavuus on suuri voimavara, mutta tietoa pitää lisäksi pystyä suodattamaan. Oikea tieto täytyy kohdistaa oikeille henkilöille oikeassa vaiheessa, jotta he osaisivat sitä tulkita ja reagoida siihen oikealla tavalla. Ylimääräinen näkyvä tieto kun ei aina paranna virtausta. Valitettavasti tiedon salaaminenkin on joskus välttämätöntä, jotta sen voi syöttämään osaksi järjestelmää.
Tieto elää ja sen muutoksia täytyy pystyä seuraamaan ja tapahtuneita virheitä jäljittämään. Versionhallinnan täytyy tapahtua automaattisesti ilman että sen olemassaoloa edes huomaa. Pelkkä raaka tiedon logitus ei ole riittävää. Muutoksista voidaan johtaa trendejä tai palata aikakoneen tavoin takaisin tutkimaan aikaisempia tilanteita. Tämä luo mahdollisuuksia uuden oppimiselle ja löytämään ne prosessin virtausta hidastavat ongelmat.
Kun tiedon jyväset on saatu virtaamaan tehokkaasti prosessissa, voidaan vasta aloittaa herkuttelu. Kun kaikki tieto on keskitetysti hallussa, pystytään siitä jalostamaan uutta tietoa aivan uudella tavalla. Tietomassasta voidaan muodostaa visuaalisia salkkuja, rakentaa tiekarttoja, hallita Kanban työjonoja ja tehdä valintoja priorisointi työkaluilla. Päätöksentekeminen helpottuu, kun yhtäkkiä kokonaisuus onkin hallussa ja tilanteet ovat helpommin ennakoitavissa.
Emme kuitenkaan ole siinä tilanteessa, että tietoa ei tarvittaisi eri formaateissa. Mutta aikaisemmin aikaa vieneet Excel, Word tai Powerpoint harjoitteet loistavat poissaolollaan. Dokumenttien rakentaminen voidaan automatisoida valmiilla mallipohjilla tuoreesta tiedosta. Onko copy-paste jäänyt historiaan?
Kirsikkana kakun päältä löytyy visuaaliset DashBoard -näkymät, joilla voidaan mitata prosesseille oleellisia KPI-mittareita. Mahdollisuus porautua syvemmälle koko tietorakenteen lävitse vie kahvikeskustelut aivan seuraavalle tasolle. Yhtäkkiä tieto ei ole vain tietoa vaan sillä on merkitystä. Merkitystä koska nyt sillä voidaan johtaa.
Kaiken tämän muotoilu automatisoiduksi prosessiksi pelastaa elämää. Piilottaa välttämättömiä rakenteita ja hierarkioita, joiden kanssa joudumme taistelemaan. Luo uusia mahdollisuuksia tehdä asioita, joihin meidän eikä robotit on luotu. Avuksemme tarvitsemme vain älyä niihin tiedon jyviin, joita hallitsemme.
Markus Halonen
COO Keto Software Oy
Alkuperäinen blogiteksti on luettavissa täällä
Keto Software on Projektipäivien kumppani. Tule mukaan Projektipäiville 25.-26.10.2022 Helsingin Messukeskukseen!