Blogikirjoitukseni ensimmäisessä osassa kirjoitin tietoryhmistä hyvin periaatteellisella tasolla. Nyt katsotaan käytännön esimerkin kautta, miten tietoryhmät löydetään ja miten niitä käytetään.
Mistä tietoryhmät saadaan?
Tietoryhmät voidaan ”löytää” kahdella eri tavalla, alhaalta ylöspäin (bottom-up) tai ylhäältä alaspäin (top-down). Top-down -lähestymistavassa aloitetaan organisaation kaikkien tietojen kokonaisuudesta, joka puretaan auki etukäteen sovitun kriteerin perusteella; esimerkiksi organisaation toiminta-alueiden, palvelualueiden tai tuoteryhmien mukaisesti. Purkaminen jatkuu saman kriteerin mukaan siihen asti, kunnes saadaan järkevän kokoiset tietokokonaisuudet, siis tietoryhmät.
Tässä kirjoituksessa käsittelen bottom-up -lähestymistapaa, jota on käytetty myös blogikirjoitukseni ensimmäisen osan esimerkkikaupungissa. Siellä toiminta- tai sovellusarkkitehtuuria on jo kuvattu jonkin verran, jolloin oli käytettävissä paljon tietoa tietoryhmien kuvausta varten.
- Kaupungin tietovarannot, jossa henkilötietoja käsitellään, on kuvattu aikaisemmin EU-tietosuoja-asetusta varten. Näistä tietovarannoista löytyy suurin osa henkilötiedoista. Esimerkiksi ”Lasten päivähoidon asiakasrekisteri” tietovaranto sisältää päivähoidon eli varhaiskasvatuksen asiakkaiden henkilötiedot, ja tietovarannon kuvauksessa kerrotaan, että kyseinen tietovaranto sisältää lasten sekä heidän huoltajiensa tiedot. Tästä syntyy kaksi tietoryhmää: ”Varhaiskasvatuksen lapset” sekä ”Varhaiskasvatuksen huoltajat”. Kun kaikki henkilötietovarannon eri tietoryhmät on käyty läpi, saadaan tuloksena henkilötietojen tietoryhmät.
- Henkilötietoryhmät ryhmitellään palveluiden mukaan (esimerkiksi varhaiskasvatus, perusopetus jne.) päätietoryhmiksi, sitten palvelualueiden mukaan ryhmiksi. Näin syntyy ylimmän tason ryhmittely.
- Seuraavaksi valitaan yksi palvelu, jolle haetaan tietoryhmät kaikista mahdollisista tietolähteistä
- Liiketoiminta-arkkitehtuurin kuvaukset: prosessit, palvelut, sekä tietovirrat prosessien ja toimijoiden välisistä vuorovaikutuksista
- Tietojärjestelmäarkkitehtuurikuvaukset: sovelluksien väliset vuorovaikutukset, kerroskaaviot ja tietojärjestelmädokumentaatiot
- Palvelun määritelmät esimerkiksi kaupungin Internet-sivuilta
- Hahmotellaan näiden perusteella ensimmäinen luonnos ”ei henkilötietoja” sisältävistä tietoryhmistä
- Katselmoidaan ja korjataan sovelluksien omistajien ja liiketoimintahenkilöiden kanssa
- Erotellaan tietoryhmät, jotka eivät kuulu kyseiseen palveluun, mutta tunnistettiin henkilötietoryhmien muodostamisen yhteydessä. Tällaisia tietoryhmiä on tietoryhmäkaavion alimmassa rivissä, esimerkiksi työsopimus sekä työajan seurantatiedot
- Mikäli tietoryhmä sisältää henkilötietoja, luokitellaan tietoryhmä tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedoksi tai arkaluonteiseksi henkilötiedoksi
- Sitten jatketaan seuraavalla palvelulla, kunnes kaikki toimialan palveluiden tietoryhmät on kuvattu.
Miten tietoryhmiä hyödynnetään?
Edellä mainitulla suurkaupungilla tietoryhmiä hyödynnetään tiedolla johtamisen työkaluna, niin että tietoryhmistä muodostetaan koko organisaation kattava tietokartta. Kun määritellään ja suunnitellaan uusia palveluita, niihin liittyvät tietoryhmät tarkennetaan käsitemalleilla.
Tietoryhmiä käytetään myös tietovirtojen karkean tason hahmottelussa. Suunnittelun alussa voidaan kuvata niiden avulla, mitkä tiedot luovutetaan toiselle viranomaiselle tai yritykselle, ja mitkä tiedot uuden tietojärjestelmän pitää saada toisesta tietojärjestelmästä. Tietoryhmät saattavat auttaa myös, kun organisaation pitää kuvata erilaisia rekistereitä, tietovarantoja sekä tietoaineistoja.
Lisäksi tietoryhmien avulla huomataan uudet analyysi- ja raportointimahdollisuudet, esimerkiksi palvelutarpeen ennakoinnissa.
Tietoryhmät on määritelty kokonaisarkkitehtuuritasolla myös Liikenne- ja viestintävirastossa (Traficom), mutta siellä niitä hyödynnetään eri tavalla. Tietoryhmät linkitetään projekteihin, eli näytetään projektin tietoryhmäkaaviolla kaikki ne kokonaisarkkitehtuurin tietoryhmät, joita kyseinen projekti muuttaa tai käyttää sellaisenaan. Lisäksi projektin määrittelemät käsitteet ja loogiset tietoelementit linkitetään tietoryhmiin. Tällä tavalla projekti yhdistyy kokonaisarkkitehtuuriin tietoarkkitehtuurinäkökulmasta.
Alla oleva tietoryhmäkaavio kuvaa edellä mainitun suuren suomalaisen kaupungin Kasvatus- ja opetustoimialan kaikki tietoryhmät. Tietoryhmät kartoitettiin bottom-up -lähestymistavalla, ja nykyään niitä hyödynnetään tiedolla johtamisen tehtävissä sekä palvelujen kehityksessä. Katso kuva täysikokoisena tästä
Kirjoittaja: Maria Karancsi
Marialla on monipuolinen, n. 18 vuoden kokemus kokonaisarkkitehtuurin kehittämisestä ja soveltamisesta, sekä toimintaprosessi- ja tietomallinnuksesta, ja viitearkkitehtuurimallin soveltamisesta. LEAN-periaatteet ovat olleet vahvasti osana Marian tekemistä mm. vaatimusten hallintaan (ideasta tuotantoon) ja kokonaisarkkitehtuuriin liittyvissä tehtävissä.
Katso QPR:n ajankohtainen koulutustarjonta tästä