Monet organisaatiot ovat jo siirtyneet Microsoft 365 -ympäristöön; jotkut ovat parhaillaan siirtymässä ja osalla siirtymätaival on vasta alkamassa. Uudentyyppiseen Windows ympäristöön siirtyminen tuo niin loppukäyttäjille kuin IT-palveluista vastaavillekin monenlaisia muutoksia.
Kuinka sinä IT-palveluista vastaavana olet ottanut haltuusi tämän muutoksen? Miten olet varmistanut, että organisaatiosi toimintamallit ja IT-palvelut vastaavat Microsoft 365 -ympäristön mukanaan tuomiin uusiin toimintamalleihin?
Windows 7:n tuki loppuu vuoden 2020 tammikuun puolessa välissä (linkki https://www.microsoft.com/en-us/windowsforbusiness/end-of-windows-7-support ). Tämä asettaa IT- johdon tilanteeseen, jossa viimeistään Win10 päivitykset tulisi ajaa loppuun, ellei sitten haluta kantaa maksullisen tuen kustannuksia tuloslaskelmassa.
Tässä blogissani teen pienen pintaraapaisun siihen, miten IT-palvelujen riittävä ymmärtäminen auttaa organisaatiotasi toteuttamaan tarvittavat toimintamallimuutokset Microsoft 365 -ympäristöön siirryttäessä.
Muutos
Microsoft 365 -ympäristöön siirtyminen tuo radikaaleja muutoksia aikaisempaan toimintamalliin. Esimerkiksi laitteiston hallinta ja provisiointi sekä tietoturva tulevat täysin uudistumaan uudessa ympäristössä aikaisempaan verrattuna. Laitteiston ja tietoturvan hallinta siirtyy laitekohtaisesta skannauspohjaisesta hallinnasta jatkuvaan pilvipohjaiseen tietoturvariskien hallintaan.
Tämä uudistus ei kosketa pelkästään IT-organisaatiota ja sen toimintamalleja IT-palveluiden tuottamiseksi, vaan myös tietojärjestelmiä työssään hyödyntäviä.
Alla pari esimerkkiä uudistuksen vaikutuspiiriin kuuluvista asioista:
Laitteiston ja konfiguraation hallinta
- Uusien laitteiden provisiointi yksinkertaistuu huomattavasti. Käytännössä IT-tuen ei tarvitse olla laitteiston toimituslogistiikassa mukana, eikä suorittaa ohjelmiston asentamista konekohtaisesti. Pilvipohjainen provisiointi ja laitteistonhallinta keventävät huomattavasti laitteistotoimituksia. Fokus siirtyy laitteista ja laitteiden hallinnasta tiedon- ja pääsynhallintaan.
Windows – asennukset ja päivitykset
- Microsoft 365 soveltaa aivan erilaista päivitysmallia verrattuna aikaisempiin Windows versioihin. Suurten, harvoin tapahtuvien päivitysten ja IT:n päätettävissä olevien päivitysajankohtien sijaan päivityksiä tehdään tiheämpään ja niitä voi ainoastaan viivästyttää tietyissä puitteissa. Myös versionhallintaa voidaan automatisoida, ja se yksinkertaistaa konfiguraationhallintaa entisestään.
Käyttäjien toiminta
- Siirtyminen pilvipohjaiseen toimintaan verkkolevypohjaisesta toiminnasta, kollaboratiiviseen toimintaan niin organisaation sisällä kuin organisaation ulkopuolisten yhteistyökumppanien kanssa.
Enemmän samalta toimittajalta
- Organisaatiot voivat halutessaan keskittää erilaiset palvelunsa Microsoftin sateenvarjon alle. Tämä tarkoittaa siirtymistä hajanaisista DropBox, GoToMeeting, Slack, tietoturva, jne. ratkaisuista uusiin. Näin eri toimittajien kautta tuleville järjestelmille tarvittavat tukimallit kevenevät ja IT-applikaatioarkkitehtuuri sekä teknologia-arkkitehtuuri yksinkertaistuvat.
Mitä asialle voisi tehdä?
Kartoittamalla IT-palvelut, joiden avulla tuetaan yrityksen toimintaa ja lisäarvon tuottamista, luodaan peruskivi, jota vasten tarkempi arviointi voidaan tehdä. Mikäli kartoitusta ei ole aikaisemmin tehty, voidaan se alkuun tehdä kevyestikin. Palvelukartan lähtökohdaksi riittää palvelun nimi, lyhyt kuvaus ja palveluiden kategorisointi toiminnan kannalta kriittisiin luokkiin ja esim. kehitettäviin, ylläpidettäviin ja lakkautettaviin palveluihin.
Kartoitetuista IT-palveluista voidaan määrittää ne IT-palvelut, joihin Microsoft 365 -ympäristöön siirto organisaation omalla skaalalla vaikuttaa. Tämän jälkeen on helpompi keskittyä määrittämään näille IT-palveluille tavoitetila, eli tarvittava muutos nykytilasta. Näin voidaan määritellä muutosvaatimukset. Kaikkea ei voi tehdä heti, eikä kaikkeen välttämättä ole resurssejakaan. Tehtyä vaatimuskartoitusta voidaan käyttää pohjana muutosvaatimusten priorisointiin ja toteutettavaksi valittujen projektien suorittamiseen.
Miten QPR voi sinua asiassa auttaa?
- QPR tarjoaa asiakkailleen palveluja mm.
- Palveluportfolion määrittämiseen (tämän blogin kontekstissa IT-palveluportfolion määrittäminen)
- Palveluportfolion palveluiden tuottamiseen tarvittavien toimintamallien ja prosessien määrittämiseen
- Muutoshankkeiden vaatimusten, tavoitteiden ja sisällön määrittämiseen (tämän blogin kontekstissa: mikä on IT-palveluihin kohdistuva muutosvaatimus Microsoft 365:een siirryttäessä ja miten nämä vaatimukset jäsennetään toteutusprojekteiksi?)
- Sovellus- ja teknologia-arkkitehtuurien määrittämiseen niin nykytilan suhteen (jotta tarvittavat muutokset voidaan arvioida) kuin tavoitetilan suhteen (jotta tiedetään mihin pyritään)
Blogipostauksessani raapaisin vain hieman pintaa liittyen siihen, mitä IT-organisaatiot ja IT-palveluja toiminnassaan käyttävät henkilöt kohtaavat Microsoft 365 -ympäristöön siirtyessään. Mikäli asia on organisaatiollesi ajankohtainen ja voisimme olla avuksi, ota meihin yhteyttä!
Millaisia haasteita teidän organisaatiossanne on ratkaistu Microsoft 365 -maailmaan siirryttäessä ja miten?
Kirjoittaja: Mika Haikonen
Kirjoittaja toimii lead konsulttina QPR Software Oy:ssä. Hän on muutos-, prosessi- ja projektijohtamisen ammattilainen, jolla on yli 20 vuoden kokemus kansainvälisestä ICT-, prosessi- ja myyntiprojektitoiminnasta sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Mika on kokenut asiakas- ja sidosryhmäviestijä, ja intohimoinen ratkaisija niin työelämässä kuin vapaa-ajallakin.
Kurkista QPR:n tarjoamiin koulutuksiin Oppiassa tästä!