Oppia.fi - blogi

Ammattilaiselta ammattilaiselle – Tarinoita yli 200 kouluttajakumppanin verkostolta

Projektipäivät

Projektipäällikön 7 yleisintä sudenkuoppaa

Minulta kysytään useammin projektien epäonnistumisista kuin onnistumisista. Jälleen hiljan pyydettiin kertomaan pahoista projektipäälliköiden epäonnistumisista. Usein askarruttaa, mikseivät projekti-ihmiset ole kiinnostuneita kuulemaa neuvoja onnistumiseen. Onko niin, että halutaan mieluummin herkutella toisten epäonnistumisilla, kuin saada eväitä onnistumisiin? Haluan kuitenkin uskoa, että epäonnistumisista kuulemalla halutaan maistaa hapanta myrkkymarjaa ja niin oppi jää paremmin mieleen.

Alla on listattu seitsemän yleistä kohtaa, joissa kokenutkin projektipäällikkö saattaa kompastua. Asiat eivät ole tärkeysjärjestyksessä, vaan summittaisessa elinkaaren mukaisessa tapahtumajärjestyksessä.

1. Aloititko projektin, vaikka sillä ei selkeästi ollut johdon tukea?

Aloita projekti vain, jos sillä on olemassa johdon tuki.
Johdon tuki näkyy projektin omistajan läsnäolona, johdon vaatimuksina ja valmiutena panostaa projektiin euroja ja henkilötyötunteja. Sitoutunut johto toisaalta vaatii suorituksia ja toisaalta on valmis varaamaan projektille tarvittavat resurssit. Johdon sitoutuminen pitäisi myös olla kirjattuna esimerkiksi projektin asetusdokumenttina.

2. Vai kompastuitko jo toimitusprojektin kapulansiirrossa myynniltä projektille?

Osallistuitko projektipäällikkönä tarjousvaiheessa, vai saitko myyjän sotkut siivottavaksesi? Toimitusprojektien yleinen haaste on kapulansiirto myyjältä projektipäällikölle. Jos myyjä ei ole selvittänyt projektin lähtökohtia ja vaatimuksia riittävän tarkasti, on riskinä, että sopimus ei luo edellytyksiä onnistumiselle. Realistisen sopimuksen varmistamiseksi on erinomainen tilanne, jos tuleva projektipäällikkö on mukana jo myyntineuvotteluissa ja tarjousta laadittaessa.

3. Ymmärsivätkö projektin tilaaja, tekijät ja muut sidosryhmät projektin tavoitteet samalla tavoin?

Varmista että projektin tavoitteet on määritelty, ääneen lausuttu, ymmärretty ja kirjattu! On turha toivo, että projektin tavoitteet selviävät kaikille osapuolille vain sähköpostiviesteillä. Yhteisesti ymmärretyn projektin laajuuden määrittelyyn on erinomaisia työpajamalleja, joiden avulla projektiin osallistuvat voivat käydä läpi tavoitteet, lopputulokset ja rajaukset. Se vaatii luovuutta, avoimuutta, uskallusta ja yhteistä aikaa.

4. Oliko kiire saada suunnitelma, unohtuiko suunnittelu?

Ei suunnitelma, vaan suunnittelu luo projektiryhmälle yhteisen reittipolun. Suunnittelu on projektipäällikön keino sitouttaa projektiryhmä tiimiksi yhteisen tavoitteen taakse. Suunnittelussa piirretään reitti niin, että kuljettu matka voidaan arvioida ja tavoite on selkeä. Projektisuunnitelma on mitta, jolla mitataan projektin etenemistä. Miten muutenkaan projektia mittaisit toteutuksen aikana kuin vertaamalla toteumaa suunnitelmaan? Miten kuvailisit henkilöä, joka ei tiedä missä on? – Eksynyt?

5. Etkö vain voinut tehdä suunnitelmaa vielä alussa, kun oli niin paljon avoimia asioita?

Suunnitelma ei välttämättä kuvaa projektin toteutusta A:sta Ö:hön prikulleen. Useammin kuin yleensä, on hyväksyttävä tosiasiana, että alussa ei voida vielä tietää kaikkia yksityiskohtia, toteutustapoja tai lopputuloksia. On avoimia asioita, joita pitää selvittää ennen kuin voidaan toteuttaa. Silloin aloitetaan listaamalla asiat, joita ei vielä voi suunnitella ja jatketaan listaamalla, mitä on tehtävä, jotta ne voidaan suunnitella. Sumussa suunnistus on vaikeaa, pitää vain kulkea askel kerrallaan ja olla valmis vaikkapa palaamaan takaisin, jos törmää umpikujaan.

6. Tarkastitko projektiin osallistuvien sitoutumisen?

Mummoni tapasi kysyi minulta: ”Otatko asian hoitaaksesi?” Tuo kysymys kuvaa hyvin sitoutumista, asian omistajuuden ottamista. Sitoutumisen kannalta perusasioiden tulee olla kunnossa: Jokaisen projektiin osallistuvan tulee tietää mitä heiltä odotetaan, heillä tulee olla tehtävän vaatima osaaminen, mahdollisuus ja aika työn tekemiseen ja heidän tulee haluta onnistua tehtävässä.

7. Kävikö niin että valmis ei ollutkaan valmis?

Aloita projektin päättäminen ajoissa, välitulos kerrallaan. Varmista että valmistuneet tulokset toimivat ja täyttävät vaatimukset. Hyväksyntä tarkoittaa testausta, tilaajan muodollista hyväksyntää, pilotointia, ehkä osien varhaista käyttöönottoa. Näin projektin loppuun ei jää yllätyksiä, vaan ongelmakohdat paljastuvat ajoissa ja ne voidaan korjata.

Tämän kirjoituksen alussa arvostelin sitä, että projektiväki haluaa kuulla epäonnistumisista. Tämän listan laatiminen oli kuitenkin puhdistava kokemus. Olisiko niin, että epäonnistumisista kertominen ja niiden kuuleminen on toisaalta oppimista ja toisaalta myös mielen puhdistamista negatiivisesta ja tilan tekemistä rakentavalle positiivisuudelle.

Comments are Closed