Siihen, miten johtamisjärjestelmä tulisi toteuttaa ja jalkauttaa, on yhtä monta reseptiä kuin on organisaatioitakin. Lähtökohdat ja tavoitteet kuten myös toteutustavatkin ovat yksilöllisiä ja organisaatiokohtaisia. Olisi mahdotonta antaa yhtä taikareseptiä, millä asiat voitaisiin toteuttaa. Tässä blogissani tuon esille muutamia asioita, jotka jokaisen johtamisjärjestelmää pystyttävän olisi syytä ottaa huomioon.
Jotta johtamisjärjestelmän toteuttamisella olisi edellytykset onnistua, on sille syytä asettaa organisaation tilanteeseen ja tarpeisiin soveltuvat tavoitteet (ks. blogi nro 2. ) Tavoite on hyvä maalata riittävän konkreettisin sanankääntein ja kuvin, jotta se olisi mahdollisimman selkeä kaikille asianosaisille. Selkeästi asetettu tavoite auttaa myös tavoitteen toteuttamisessa ja viestinnässä.
Aivan kuten monessa muussakin kehitys- ja muutoshankkeessa rakennetaan suunnitelma lopputuloksesta nykyhetkeen. Tarvittaessa hanke tulee pilkkoa itsenäisiin osakokonaisuuksiin, jotta isompikin hanke pystytään toteuttamaan vaiheittain. Koska johtamisjärjestelmän toteuttamisessa on kyse myös toimintatapojen muutoksesta, on organisaation lähtötilanne ja kyky omaksua uutta ja siten muuntua otettava huomioon jo suunnitelmaa tehtäessä. Esimerkiksi organisaatiossa, jossa ei ole tavoitteiden kautta johtamisen ja mittaamisen kulttuuria eikä avointa tiedon jakamisen kulttuuria, on toimintatavan muutoksen matka pidempi kuin organisaatiossa, jossa tiedon kulku on avointa ja jossa toimintaa mitataan jollain muullakin kuin talouden mittareilla.
Johtamisjärjestelmässä on jo nimensäkin mukaan kyse johtamisesta. Johdon osallistuminen ja sponsorointi, sen antama esimerkki sekä johtamisjärjestelmän tärkeyden ja hyötyjen viestintä ovat olennaisia tekijöitä projektin onnistumisen kannalta. Myös tavoitteen saavuttaminen ja siitä saatavien hyötyjen realisoitumisen viestintä ovat tärkeitä seikkoja muutoksen organisaatioon juurruttamisen kannalta. Johtamisjärjestelmän toteuttaminen on aina muutos läpi koko organisaation, ja siksi mittava hanke. Hankkeiden kokoluokan kasvaessa niihin kohdistuvat paineet, riskit ja ympäristötekijöiden vaikutus korostuvat. Muutosjohtamisella on suuri merkitys hankkeiden läpiviennissä.
Johtamisjärjestelmän avainmenetelmän ollessa viestintä, ei siihen käytettävän teknologian ja sen käyttötarkoitukseensa soveltumisen merkitystä voi vähätellä. Kun ajatellaan loppukäyttäjiä ja heidän työolosuhteitaan ja -tilanteitaan, liikutaan jo hyvinkin palvelumuotoilun alueella. Käytettävyyden merkitys korostuu. Käytön on oltava sujuvaa ja helppoa, ja järjestelmän tulee olla helposti saatavilla. Johtamisjärjestelmän on liityttävä selkeästi muihin käytettäviin työvälineisiin. Jotta järjestelmän käytettävyys palvelee käyttäjien vaatimuksia, on loppukäyttäjät hyvä osallistuttaa järjestelmän toteuttamiseen eri vaiheissa. Minimum Viable Product (MVP eli pienin toimiva tuote), on hyvä soveltaa käytäntöön myös järjestelmän toteutumisvaiheessa. Näin käyttäjien kokemukset saadaan huomioitua kehitysprojektin aikana ja tarpeelliset muutokset tehtyä.
Toteuttamisvaiheessa on hyvä kiinnittää huomiota johtamisjärjestelmästä saatavien hyötyjen mittaamiseen asetettujen tavoitteiden valossa. Kun toteuttamisprojektin päätöstilaisuuden kakkukahvit on nautittu, kääntyy huomio johtamisjärjestelmän käyttöön ja sen hyötyjen todentamiseen. Seuranta kannattaa järjestää niin, että se on systemaattista ja läpinäkyvää. Mittaamisesta on hyvä syntyä myös toimenpiteitä.
Mittaamisesta saadaankin hyvä aasinsilta johtamisjärjestelmän hallintamalliin. Jotta johtamisjärjestelmä pysyy ajantasaisena, on sitä kehitettävä ja huollettava. Toteuttamisprojektin tehtävänä on suunnitella johtamisjärjestelmälle riittävä hallintamalli ja kytkeä se organisaation hallintomalleihin. Hallintamalliin liittyvät esimerkiksi miten johtamisjärjestelmän sisältöä hallitaan, miten sitä kehitetään ja kuinka sitä mitataan.
Kuten ehkä lukija voi ylläolevasta todeta, johtamisjärjestelmän toteuttaminen ei juurikaan eroa minkään muun muutoshankkeen toteuttamisesta. Pitkälti samat pelisäännöt toimivat kuin muissakin toteutushankkeissa.
Johtamisjärjestelmään liittyvän blogisarjani kuudennessa eli viimeisessä osassa pohdiskelen johtamisjärjestelmiin liittyviä tulevaisuudenkuvia.
Tutustu kirjoittajan muihin blogeihin tästä!
Katso kirjoittajan pitämät maksuttomat webinaarit täältä!
Kurkista QPR:n tarjoamiin koulutuksiin Oppiassa tästä!
Mika Haikonen
Kirjoittaja toimii Lead konsulttina QPR Software Oy:ssä. Hän on muutos-, prosessi- ja projektijohtamisen ammattilainen, jolla on yli 20 vuoden kokemus kansainvälisestä ICT-, prosessi- ja myyntiprojektitoiminnasta sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Mika on kokenut asiakas- ja sidosryhmäviestijä, ja intohimoinen ratkaisija niin työelämässä kuin vapaa-ajallakin.