Johtamisjärjestelmiä käsittelevän blogisarjani toisessa osassa kerron operatiivisen johtamisjärjestelmän tavoitteista.
Johtamisjärjestelmää suunnitellessaan joutuu organisaatio käymään tavoitekeskustelun, jossa määritellään johtamisjärjestelmän tavoitteet. Asetettuja tavoitteita vasten pohditaan mitä kyvykkyyksiä organisaatiolla tulee olla, ja mikä on kyvykkyyksien nykyinen ja tavoiteltu kypsyystaso.
Johtamisjärjestelmän – oli se sitten toimintaa, sen johtamista tai kehittämistä tukeva järjestelmä – tulee tukea organisaation olemassaolon tarkoitusta ja sille asetettujen tavoitteiden toteutumista. Tämän yleisen tavoitteen määritelmän alle voidaan muotoilla yksityiskohtaisempia tavoitteita kuten:
- Digitalisaation ja datan parempi hyödyntäminen
Pyritään hyödyntämään organisaation toiminnasta kertynyttä dataa paremmin muodostamaan käsitys sen toiminnan tehokkuudesta ja toiminnasta yleisesti. Datasta saadun informaation avulla luodaan toiminnasta skenaarioita päätöksenteon tueksi. Hyödynnetään prosessianalyysiä prosessien mallintamiseen ja parempaan sujuvoittamiseen.
- Asiakaskeskeisyys
Asiakas nostetaan organisaation toiminnan keskiöön ja organisaation toimintaa ohjataan asiakaskeskeiseksi.
- Jatkuva parantaminen
Prosessien sujuvuus varmistetaan niiden jatkuvalla parantamisella ja toimintaedellytyksistä huolehtimisella. Tämä pätee molempiin: niin ihmisten toteuttamiin prosesseihin kuin automatisoituihinkin prosesseihin. Prosessissa muodostuvia ongelmakohtia ja kiertoteitä pyritään ratkaisemaan sitä mukaa kun niitä muodostuu. Jatkuvaa toiminnan parantamista tapahtuu operatiivisella tasolla koko ajan.
- Dynaamisuus
Johtamisjärjestelmän tulee pystyä mukautumaan nopeasti muuttuvaan ympäristöön ja viestimään organisaatiolle muuttunut tilanne, jonka mukaan toimintaa ohjataan. Tavoitteena on muodostaa aloitekykyinen, nopeasti reagoiva ja tilanneherkkä kyvykkyys.
- Toiminnallinen tehokkuus
Organisaation toimintaa linjataan vastaamaan paremmin sille asetettuja tavoitteita. Systemaattinen toiminnan tavoitteiden asettaminen ja viestintä, toiminnan mittaaminen sekä tulosten viestintä läpinäkyvästi ja reagointi poikkeamiin.
- Toiminnan jatkuvuuden varmistaminen ja riskien hallinta
Varmistetaan toimintaan liittyvien riskien systemaattinen tunnistaminen, analysointi ja seuranta. Seurannassa olevien riskien toimenpiteiden systemaattinen hallinta.
- Laadun varmistaminen tai optimointi ja tulosten toistettavuus
Varmistetaan, että suorittamalla sama prosessi aina uudelleen päästään samoihin tuloksiin. Etsitään virheet mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ehkäistään virheiden syntyminen ja varmistetaan virheistä oppiminen. Toimintaa optimoidaan kohti organisaation tuotteille ja toiminnalle määriteltyä laatutasoa.
- Sertifiointi
Organisaatio voi asettaa tavoitteekseen hankkia toiminnalleen olennaiset sertifikaatit. Myönnetyt sertifikaatit osoittavat organisaation sidosryhmille, että johtamisjärjestelmä on tietyn sovitun ja kuvatun toimintatavan mukainen, ja että standardin asettamat vaatimukset on täytetty.
- Määräysten ja ohjeiden mukaisuus
Halutaan varmistaa, että toiminta on organisaation itse asettamien määräysten ja toimintatapaohjeiden mukaista, ja että se noudattaa lainsäädäntöä ja asetuksia.
Kun organisaation johtamisjärjestelmän tavoitteet on asetettu, on analysoitava mitä kyvykkyyksiä organisaatio tarvitsee johtamisjärjestelmäänsä varten. Pohdittavia kysymyksiä ovat mm. mitä tarvittavista kyvykkyyksistä on jo olemassa, mitä olemassa olevaa kyvykkyyttä tarvitsee kehittää ja mitkä kyvykkyydet pitää luoda alusta?
Millaisia tavoitteita sinun organisaatiosi on asettanut johtamisjärjestelmälle?
Tervetuloa kuulemaan lisää johtamisjärjestelmistä maksuttomaan webinaariimme 13.2.2019 klo 13.00. Ilmoittaudu mukaan Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupasta! Live-lähetyksessä voit lähettää minulle interaktiivisesti kysymyksiä chatin kautta. Tarjolle tulee myös jälkitallenne.
Mika Haikonen
Kirjoittaja toimii lead konsulttina QPR Software Oy:ssä. Hän on muutos-, prosessi- ja projektijohtamisen ammattilainen, jolla on yli 20 vuoden kokemus kansainvälisestä ICT-, prosessi- ja myyntiprojektitoiminnasta sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Mika on kokenut asiakas- ja sidosryhmäviestijä, ja intohimoinen ratkaisija niin työelämässä kuin vapaa-ajallakin.
Linkki Dynaaminen johtamisjärjestelmä blogiin: