ICT-projekteja on toteutettu ketterillä menetelmillä jo 1990-luvulta lähtien. Kokemukset ovat olleet hyviä, ketteryyden hyödyt on todistettu, ja tällä hetkellä todennäköisesti suurimmassa osassa ICT- ja tietojärjestelmäprojekteja käytetään joitain ketteriä lähestymistapoja. Ketterät menetelmät ovat nyt leviämässä myös muille aloille kuin ICT alalle ja myös muuhun kuin projektityöhön.
Jostain syystä kuitenkin suurin syy organisaatioissa ketteriin menetelmiin siirtymiselle tuntuu olevan se, että niin tekevät kaikki muutkin, eli ketteryys on jonkinlainen trendi tai muoti-ilmiö. Ketteryyden ei tulisi kuitenkaan olla itsetarkoitus, vaan ketterien menetelmien käyttöönotto tulisi tehdä liiketoimintalähtöisesti.
Monesti ketteriin menetelmiin siirtyminen tehdään niin, että valitaan sopivalta tuntuva ketterä menetelmä toteutustiimille, laitetaan tiimi mahdollisesti kurssillekin, ja kuvitellaan että jalkautus on valmis. Tämä ei ole kuitenkaan liiketoimintalähtöinen tapa.
Ketteriä menetelmiä on tarjolla suuri määrä. Mitään niistä ei ole pakko käyttää. Menetelmä voidaan tehdä puhtaalta pöydältä, tai se voi olla muunnelma jostain tai joistakin menetelmistä tai se voi olla monen menetelmän sekoitus. Pääasia on, että valitulla lähestymistavalla saavutetaan halutut liiketoimintahyödyt.
Ketteriin menetelmiin siirtymisessä on neljä vaihetta. Ensimmäinen vaihe on itsensä tunnistaminen ja liiketoimintalähtöisten tavoitteiden määrittely. Tiedostetaan että vanha malli ei toimi riittävän hyvin. Missä olemme nyt ja mitkä ovat liiketoimintaan liittyvät haasteet? Eikö laatu ole riittävä? Saavatko kilpailijat tuotteensa markkinoille nopeammin kuin me? Eikö lopputulos vastaa asiakkaan tarpeita?
Toinen vaihe on muutoksen suunnittelu. Paras tapa siirtyä ketteryyteen on tehdä siirtyminen ketterästi. On myös huomioitava, että kun projekteja tehdään ketterästi, vaikutukset ulottuvat koko organisaation toimintaan. Ketteryys ei ole pelkästään kehittäjiä varten, joten ei riitä, että ainoastaan kehittäjät koulutetaan ketteriin menetelmiin. Myös ylimmän johdon, myynti- ja markkinointihenkilöiden, HR:n, PMO:n jne. kannattaa kouluttautua uuteen malliin.
Kolmas askel on itse toteutus, jossa toimii parhaiten Iteratiivinen ja inkrementaalinen lähestymistapa. Muutos toteutetaan asteittain ja arvioidaan miten jo toteutetut muutokset toimivat. Hyvä apuväline on ketteristä menetelmistä tuttu tuote -backlog, jossa kehityskohteet ovat prioriteettijärjestyksessä. Asteittainen muutos voidaan toteuttaa monella tavalla. Ketteriä käytäntöjä voidaan ottaa käyttöön vähitellen, jolloin uusi ja vanha malli toimivat aluksi yhdessä. Suuressa organisaatiossa kannattaa aloittaa pilottiprojektilla. Jalkautus voidaan tehdä osasto tai toimialue kerrallaan.
Neljäs eli viimeinen vaihe on jatkuvan parantamisen vaihe, joka ei pääty koskaan. Omaa toimintaa tulee arvioida ja parantaa jatkuvasti liiketoiminnan ja projektitoiminnan tehostamiseksi. Mittaukset luovat varmuutta sille, että ollaan oikealla tiellä. Hyviä mittareita ovat asiakastyytyväisyys (asiakastyytyväisyyskysely), motivaatio (henkilöstökysely), laatu (esim. vikojen määrä 3 kk käyttöönotosta), tuottavuus (ICT projektissa esim. koodirivien tai toiminnallisuuksien määrä per henkilö).
Tervetuloa koulutukseen Ketterä Projektinjohtaminen – ohjelmisto- ja tietojärjestelmäprojektien hallinta (Seuraavat toteutukset 4.9.2018 ja 30.10.2018 Helsingissä sekä 1.10.2018 Oulussa). Koulutuksessa saat hyvän yleiskuvan ketteristä menetelmistä, tietoa siitä miten projektia johdetaan ketterässä projektiympäristössä sekä vinkkejä ketteriin menetelmiin siirtymisestä koko yrityksen organisaatio huomioiden.
Hannu Blomqvist
Kirjoittaja toimii hankejohtajana Codemen Oy:ssä. Hannulla on yli 20 vuoden käytännön kokemus projektien ja ohjelmien johtamisesta. Hän on johtanut laajoja kansainvälisiä hankkeita ja ohjelmia, joilla on ollut useita osapuolia useasta yrityksestä ja monesta kansallisuudesta. Hän tuntee hyvin sekä projektijohtamisen perinteiset että ketterät menetelmät. Hannu on kokenut projektinhallinta-alan kouluttaja ja puhuja kansallisissa ja kansainvälisissä tilaisuuksissa ja on luennoinut myös Aalto-Yliopistossa.