Mietitkö miten tavoittaisit paremmin intranetin käyttäjät? Miten saisit lisättyä käyntejä ja toisaalta tiedotteet ja muut sisällöt entistä useamman työntekijän saataville? Veikkaan, että olet miettinyt paljon minkälaisia sisältöjä intranetissä pitäisi olla ja miten ne pitäisi tarjoilla käyttäjille? Takana on kenties useampikin intranet-uudistus jonka lopputulos on aina sama, intranet saadaan pystyyn ja toimimaan sekä sisällöt esille, mutta jostain syystä työntekijät ja muut käyttäjät eivät käy siellä tarpeeksi usein. Entä jos kääntäisit ajatuksen toisinpäin? Entä jos et enää houkuttelisi käyttäjiä intranetiin vaan veisitkin intranetin sisällöt heidän luokse?
Valtaosa tämän päivän intraneteistä on luonteeltaan tiedotuksellisia, jossa valtaosa sisällöstä on sisäisen viestinnän, johdon, henkilöstöosaston tai muiden vastaavien tuottamia tiedotteita ja ohjeita työntekijöille. Käyttäjillä on vaihtelevassa määrin mahdollisuuksia kommentoida, tykätä tai muuten rikastaa sisältöä, mutta yleensä sisällöntuotanto on harvojen ja valittujen vastuulla.
Toisaalta nykyaikainen työ on yhä enemmän luonteeltaan ryhmätyötä ja työntekijät käyttävät useita erilaisia sovelluksia ja välineitä keskinäiseen vuorovaikutukseen ja tiedonvälitykseen. Pikaviestisovellukset kuten Whatsapp ja Slack toimivat kätevästi myös kollegoiden keskinäiseen viestinvaihtoon. Yhteiset dokumentit ja muut voidaan jakaa erilaisten pilvipalveluiden kautta mutta entistä useammasta firmasta löytyy nykyään myös Confluence joka tarjoaa tähän ylivertaiset ja tietoturvalliset ominaisuudet.
Confluencessa voidaan laatia, muokata ja jaella erilaisia suunnitelmia ja raportteja ja niitä voi kätevästi muut kommentoida tai vaikka muokatakin, jopa samaan aikaan esimerkiksi palaverissa. Monessa organisaatiossa onkin nykyään rinnakkain sekä Confluence että intranet, joista ensin mainittu on työskentely-ympäristö ja jälkimmäisessä käydään lukemassa tiedotteet ja ohjeet, jos vain ehditään ja muistetaan.
Entä jos yhdistäisit nämä kaksi ympäristöä? Eli veisit tiedotteet ja ohjeet sinne missä työntekijät jo valmiiksi ovat? Käytännössä tämä tarkoittaisi sitä, että Confluenceen tulisi muutamia uusia työtiloja jotka olisi varattu tiedotteille, ohjeille ja muille intranetin sisällöille. Confluencen etusivusta voisi muokata sellaisen, jossa työntekijä näkisi heti ensimmäisellä vilkaisulla omien työskentely-ympäristöjen muutosten lisäksi myös oman yksikkönsä ja koko organisaation tärkeimmät tiedotteet ja ohjeet. Teillä olisi yksi ylläpidettävä ohjelmisto vähemmän ja toisaalta tällainen ratkaisu säästäisi myös työntekijöiden aikaa, koska tiedotteiden perään ei enää tarvitsisi lähteä erikseen intranetiin. Ei enää intraa ja varjo-intraa, vaan yksi yhtenäinen ympäristö jossa työntekijöiden oma sisältö yhdistyy luontevasti virallisempiin tiedotteisiin ja ohjeisiin!
Jos tällainen ajatus viestintä ja työskentely-ympäristön yhdistämisestä Confluencen avulla kiinnostaa enemmän, tervetuloa maksuttomaan webinaariin kuulemaan aiheesta lisää. Tarjolle tulee myös jälkitallenne! Ilmoittaudu mukaan täältä!
Tutustu myös syksyllä 2018 pidettävään päivän kestävään koulutukseen ”Confluence-intranetin suunnittelu ja rakentaminen”. Polar Shift on yksi yli sadasta Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan kouluttajakumppanista.
Antero Aunesluoma
Kirjoittaja on Atlassianin tuotteisiin perehtynyt IT-kouluttaja ja konsultti. Anterolla on yli 20 vuoden kokemus koulutus- ja konsultointitehtävistä sekä erilaisista IT-alan kehittämistehtävistä ja projekteista. Asiakkaina on ollut kymmeniä yrityksiä ja yhteisöjä ja aiheena yleisimmin (liike)toiminnan kehittäminen erilaisten verkkopalveluiden avulla. Suuri osa koulutuksista on käsitellyt tietämyksen hallintaa ja intranetien rakentamista Atlassian Confluencen avulla. Toinen suosittu aihe on ollut tiimien, tehtävien ja prosessien hallinta Atlassian Jiran avulla sekä palveluportaalien rakentaminen Jira Service Deskin varaan.