Eräässä taannoisessa demossa keskustelimme siitä, miten vaikeaa on lukea ihmisten tunnetiloja etänä. Mistä tiedän, onko ihminen läsnä vai ei? Sitoutunut vai ei? Innostunut vai lannistunut?
Tietokoneen ruudun takaa se onkin vaikeaa. Ilman videokuvaa vieläkin vaikeampaa. Fasilitointi tarjoaa kuitenkin keinoja toisten tunnetilojen seuraamiseen ja ymmärtämiseen. Tässä muutama vinkki virtuaaliempatiaan.
1.Selvitä aloitusfiilikset heti tilaisuuden alkuun
Aloituksen merkitystä ei kannata vähätellä. Tilaisuuden tunnelma rakentuu ensimmäisillä minuuteilla — ja aloitusmenetelmällä siihen voi vaikuttaa paljonkin. Samalla saat arvokasta tietoa muiden tunnetilasta. Kysy: missä tunnelmissa aloitat kokouksen / koulutuksen / työpajan? Käytä apuna vaikkapa kuvakortteja tai parikeskustelua.
Tässä esimerkkinä kuvakortit. Riittää, että kukin kirjoittaa nimensä kuvan päälle. Jos kokoustyökalu ei mahdollista tätä, numeroi kuvat ja pyydä ihmisiä kirjoittamaan valitsemansa kuva chattiin. Sitten voit kysyä kultakin miksi hän valitsi juuri sen kuvan. Kuva toimii lähtökohtana omista fiiliksistä puhumiselle.
Kun aloitat tilaisuuden näin, kaikki kuulevat, missä tunnelmissa muut menevät. Jollakulla on auto saattanut hajota ja töihin piti tulla taksilla. Toisella oli hankala aamu kotona lasten kanssa ja pinna on hieman kireällä. Toisaalta kolmas on saattanut herätä ajoissa, käydä lenkillä ja olla erityisen hyvällä tuulella.
Tilaisuuden vetäjänä saat myös tietää, mikä osallistujien valmius on ryhtyä töihin uuden oppimisen, ideoinnin tai päätösten teon kannalta. Joskus ryhmä on hyvinkin valmis tositoimiin, toisinaan sinun täytyy voimakkaammin tukea osallistujien pääsemistä sopivaan mielentilaan.
2.Kysy täsmäkysymyksiä ajoittain
Jos osallistuja ei sano mitään, ei voi myöskään tietää onko hän läsnä – tai jos on, niin missä tunnelmissa. Siksi on hyvä välillä osoittaa kysymyksiä osallistujille suoraan. Kysy: Miltä tämä kuulostaa? Mitä sanoo Matti? Tämä on helppo kikka esimerkiksi tiedonjakamisen aikana. Kysy esityksen lomassa tietyn aiheen esittämisen jälkeen yhdeltä tai kahdelta osallistujalta, mitä ajatuksia aihe herätti.
Yritä varmistaa, että jokainen osallistuja sanoo välillä jotakin. Jos osallistujia on paljon, kysy kahdelta tai kolmelta kommenttia, kun pidät kyselytauon. Esitykset on hyvä muutenkin pitää lyhyissä pätkissä, joten kysele palautetta 10-15 minuutin välein. Näin yleisö pysyy hereillä ja valppaana. Jos jokainen osallistuja ”joutuu pelkäämään”, että milloin minulta kysytään jotakin, hän kuuntelee valppaammin eikä esim. vastaile sähköposteihin samalla. Lisäksi on tietysti kivaa kun minunkin mielipidettäni kysytään!
3.Käytä whiteboardia ajatusten jakamiseen ja keskusteluun
Joskus ihmisten osallistaminen on hankalaa, koska viestintä on yksisuuntaista. Yksi vaihtaa kalvoa toisen perään ja muut kuuntelevat. Vuorovaikutusta voi lisätä helposti käyttämällä jaettua digitaalista työtilaa, kuten Lyncin/Skype for Businessin whiteboard (luonnoslehtiö) tai esimerkiksi ilmainen ja kaikissa laitteissa toimiva A Web Whiteboard (kiitos vinkistä Marko Suomi).
Whiteboardille kaikki voivat kirjoittaa tai piirtää. Yksinkertaisin käyttötapa on kysyä kysymys, johon kaikki vastaavat omalla tavallaan. Kysy esimerkiksi: Mitä onnistumisia ja haasteita muistat viime viikolta? Luettele molempia. Aikaa 2 minuuttia.
Tämän jälkeen keskustellaan siitä, mitä whiteboardille ilmestyi. Onnistumisia on kiva nähdä ja juhlia; haasteita voidaan puida yhdessä. Ovatko jotkut haasteet edelleen ajankohtaisia? Mitä niille voitaisiin tehdä? Ryhmän jäsenillä on tässä mahdollisuus tukea toisiaan joko neuvoja tai konkreettista apua tarjoamalla.
Lyncissä/Skype for Businessissa ja Zoomissa on myös huomautustyökaluja, joiden avulla PPT-dioille voi piirtää tai kirjoittaa. Yllä esimerkki, jota voisi käyttää vaikkapa tiimin viikkopalaverissa. Plussista ja miinuksista voidaan jutella porukalla, pienryhmissä tai parikeskusteluina. Tällä kikalla saat näppärästi esiin haasteet ja huolenaiheet, jotka ehkä muuten jäisivät mainitsematta.
Voimakenttä on hyvä tapa kerätä palautetta ryhmältä viikko- tai kuukausipalaverissa, tiimipalaverissa tai projektin seurantapalaverissa.
4.Kysy tilaisuuden päätteeksi, miten meni
Tilaisuuksien lopettaminen on lähes yhtä tärkeää kuin niiden aloittaminen. Lopetuksessa voi selvittää, täyttyivätkö odotukset, saavutettiinko tavoitteet sekä jäikö jotain epäselväksi. Miten tulevia verkkotilaisuuksia voisi parantaa? Palaute on arvokasta tilaisuuden vetäjälle.
Tähän on monta tapaa, mutta yksi esimerkki:
Kirjoita chattiin arvosana 1-5. Miten tilaisuus meni? Kirjoita perustelu arvosanan perään.
1: Erittäin huonosti
2: Melko huonosti
3: Tyydyttävästi
4: Hyvin
5: Loistavasti
Jos aikaa on muutama minuutti jäljellä, voit pyytää perustelut suullisesti. Kysy muutamalta ihmiseltä perustelu, miksi hän valitsi juuri sen arvosanan. Matalien arvosanojen perustelut auttavat parantamaan tilaisuuksia, korkeiden arvosanojen perustelut taas kohottavat kaikkien mieltä.
Kehitä omia fasilitointitaitojasi!
Tässä oli neljä vinkkiä siihen, miten luet osallistujien tunnetiloja virtuaalikokouksessa. Jos haluat kokea osallistavan verkkotilaisuuden, käväise maksuttomassa demossamme. Pidämme myös valmennuksia verkkotilaisuuksien osallistamistaidoista.
Tervetuloa Eloisat etäkokoukset -virtuaalifasilitoinnin verkkovalmennukseen! Ensimmäinen toteutus 27.3.2018. Lisätietoja koulutuksesta Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupasta!
Jonas Lindström
Kirjoittaja on fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän on erikoistunut virtuaalifasilitointiin — siis osallistamiseen virtuaaliympäristöissä. Jonas valmentaa ihmisiä joustotyön saloihin, jotta vuorovaikutus voi olla osallistavaa ja sujuvaa myös verkon välityksellä. Jonas vie verkkomaailmaan samat osallistavat menetelmät, joita Grape Peoplen fasilitaattorit käyttävät lähivalmennuksissa ja työpajoissa. Löydät Jonaksen myös Linkedinistä.
1 Pingback