Suunnitelmien tekeminen on meille jokaiselle arkipäivää. Suunnitelmiin voi kuulua ostoksille menoa, illallista ja television katselua. Suunnitelman teossa mietimme ensin mitä haluamme saavuttaa ja sen jälkeen mitä tehtäviä ja resursseja siihen liittyy. Sohvan hankkiminen vaatii jo monta asiaa, esim. matkan kauppaan, kuljetuksen järjestämisen, neuvottelua sidosryhmien kanssa (puoliso, lapset) ja budjetin.
Projektit ovat kuitenkin niin monimutkaisia, että niiden suunnittelu ei ole yhtä suoraviivaista kuin sohvan osto. Projektin suunnittelu on ammattilaisen puuhaa. Huonosti suunnitellulla projektilla voi olla vakavat seuraukset. Yrityksiä on mennyt konkurssiin huonosti suunnitellun projektin epäonnistuessa.
Tässä on kymmenen vinkkiä onnistuneen projektin suunnitteluun. Niitä voi soveltaa useimpiin projekteihin ja ne voivat olla hyödyllisiä kokeneillekin projektipäälliköille.
- Käytä projektiryhmän ja muiden sidosryhmien asiantuntemusta hyväksi projektin suunnittelussa. Projektipäällikön tehtävä on johtaa projektin suunnittelua, ei tehdä sitä kokonaan itse. Projektiryhmän jäsenten osallistuminen suunnitteluun myös sitouttaa heitä projektiin. Jos esim. projektiryhmän jäsen on osallistunut työmääräarvioiden tekoon, hän on todennäköisesti myös sitoutunut tekemän työn arvioidussa ajassa.
- Projektisuunnitelma on tehtävä sopivalla tarkkuudella. Puutteellinen tai liian väljä projektisuunnitelma aiheuttaa ongelmia, pahimmillaan projekti epäonnistuu. Liian tarkka projektisuunnitelma taas johtaa projektin jatkuvaan ja aikaa vievään uudelleensuunnitteluun, koska suunnitelmat muuttuvat väistämättä. Erityisesti pidemmän projektin suunnittelussa kannattaa käyttää ns. vyöryvän aallon periaatetta(rolling wave planning), jossa projektin lähitulevaisuus on suunniteltu tarkemmin, mutta kauempana tulevaisuudessa tapahtuva osuus on suunniteltu karkeammalla tasolla.
- Vastuut on syytä määritellä hyvin. Huonosti määritellyt roolit aiheuttavat ristiriitoja ja stressiä. Tämä koskee myös itseohjautuvaa projektitiimiä. Itseohjautuva tiimi päättää itse kuka tiimissä tekee mitäkin, mutta tiimin on tiedettävä mitkä ovat sen vastuut ja missä rajoissa se voi toimia.
- Projekti on harvoin niin ainutlaatuinen, että kaikki on suunniteltava puhtaalta pöydältä. Yrityksen projektit ovat usein samankaltaisia ja kannattaa hyödyntää valmiita dokumenttipohjia, esim. valmiit suunnitelmapohjat, vakiotyömääräarviot, vakiokäytännöt, valmiit elinkaarimallit ja kokemukset vanhoista projekteista nopeuttavat suunnittelua huomattavasti.
- Kansainvälisen standardisoimisjärjestö ISOn projektinhallintaa käsittelevä ISO 21500:2012-standardi ja Project Management Instituten eli PMI:n laajasti käytetty projektinjohtamisen standardi ja käsikirja PMBOK kuvaavat projektinhallinnan osa-alueet: laajuus, aikataulu, kustannukset, laatu, henkilöresurssit, viestintä, riskit, hankinnat ja sidosryhmät. Eri projekteilla näillä osa-alueilla on erilainen painotus. Projektia suunnitellessa jokainen osa-alue kannattaa käydä läpi ja miettiä sen merkitystä juuri tässä projektissa ja tehdä suunnittelu sen mukaisesti.
- Edellä mainituista osa-alueista projektisuunnitelma sisältää yleensä tarvittavat vertailukohdat (baseline) laajuudelle aikataululle, kustannuksille ja laadulle. Huomioi suunnittelussa myös miten näitä mitataan ja seurataan ja miten menetellään, kun näissä esiintyy poikkeamia.
- Työnositusrakenne (Work Breakdown Structure, WBS) on hyvä lähtökohta projektin suunnittelulle. Sen perusteella suunnitellaan konkreettiset tehtävät, kustannukset ja työmääräarviot. WBS:n suunnittelu yhdessä projektiryhmän kanssa sitouttaa projektiryhmää projektiin.
- Projektisuunnitelma on kokonaisuus joko koostuu yhdestä tai useasta dokumentista tai muusta tuotoksesta. Mieti, voitko tehdä ainakin pääosan projektisuunnitelmasta esitysmuotoon. Silloin voit käyttää tätä esitystä suoraan kick-off-tai muissa tilaisuuksissa.
- Projektisuunnitelma määrittelee projektissa käytetyt prosessit ja käytännöt. Suunnittele myös miten niitä arvioidaan ja parannetaan koko projektin ajan. Järjestä vähintään säännölliset Lessons learned -tilaisuudet. Lisäksi voidaan järjestää mm. projektin auditointeja ja prosessianalyysejä.
- Pidä aina projektin kick-off -tilaisuus. Kick-off pidetään kun projektisuunnitelma on hyväksytty. Tilaisuudessa projektipäällikkö esittelee projektin suunnitelmat projektiryhmälle, asiakkaalle, ohjausryhmälle, johdolle ja muille sidosryhmille, jotka tietoa tarvitsevat. Kick-offin tarkoitus on sitouttaa sidosryhmät projektiin ja kertoa tärkeät tiedot projektista. Kick-off on projektipäällikön show, hän on projektin keskeisin henkilö.
Projektisuunnitelman tulee olla realistinen, uskottava ja hyväksyttävissä. Projektisuunnitelma on projektin käsikirjoitus. Tärkeintä on uskoa itse, että sen avulla projekti voidaan toteuttaa ja päästä tavoitteisiin.
Tervetuloa keskustelemaan kanssani aiheesta projektikursseille!
Projektinhallinnan peruskurssi
Projektinhallinnan jatkokurssi
Lue myös: Ketterä projektinjohtaminen – projektinjohdon tehtäväkenttä muutoksessa
Ketterä Projektinjohtaminen – ohjelmisto- ja tietojärjestelmäprojektien hallinta 12.12.2017 Helsingissä
Hannu Blomqvist
Kirjoittaja toimii hankejohtajana Codemen Oy:ssä. Hänellä on yli 20 vuoden käytännön kokemus projektien ja ohjelmien johtamisesta. Hän on johtanut laajoja kansainvälisiä hankkeita ja ohjelmia, joilla on ollut useita osapuolia useasta yrityksestä ja monesta kansallisuudesta. Hän on kokenut projektinhallinta-alan kouluttaja ja puhuja kansallisissa ja kansainvälisissä tilaisuuksissa ja on luennoinut myös Aalto-Yliopistossa.
Kirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran Consultor.fi sivustolla.