Projektipäälliköiden taidot ja käytännöt projektien suunnittelussa ja toteutuksessa ovat yleisesti ottaen erittäin hyvällä tasolla. Vaikeudet projektitiimien koostumuksessa liittyvät usein resursoinnin suunnittelun niukkuuteen tai tiedon jakamisen tapaan. Projektitiimi ilman tarvitsemaansa kompetenssia tai riittävää määrää työntekijöitä on este menestykselle. Parhaatkin prosessit ja käytännöt edellyttävät luotettavan resursointisuunnitelman tukea.
Projekti- ja tiimipäälliköiden suunnittelutyöstä huolimatta johtotaso voi olla vaarassa jäädä ilman katsausta resursoinnin kokonaistilanteesta, vaikka se on vastuussa yrityksen tärkeimmistä päätöksistä. Ilman oikeellista resursointitietoa päätökset ovat joko vääränlaisia tai ne tehdään liian myöhään.
Henkilöresursoinnin yleistasoon keskittyminen ei vielä paljasta mahdollisia organisaation sisäisiä vakavia epätasapainoja. Vaikka tulevat projektit vaikuttaisivat sopivan hyvin kokonaiskapasiteettiin nähden, yksi osasto voi olla äärimmäisen ylikuormittunut, kun taas toisessa on pulaa tekemisestä. Tästä johtuen on tärkeää pystyä syventymään yksittäisten osastojen ja toimipisteiden tilanteeseen yksityiskohtaisesti.
Ratkaisu näihin haasteisiin on resursointitiedon keskittäminen yhteen tietokantaan. Tarkempi katsaus tilanteeseen tarkoittaa mahdollisuutta optimoida resursointitilannetta ohjaamalla töitä niille osastoille ja yksilöille, joilla on matalampi kuormitus ja välttää ylikuormittamasta niitä, jotka työskentelevät jo täydellä kapasiteetillaan. Ennakoiden tehdyt päätökset voivat olla hienovaraisempia. Esimerkiksi kun tulevina kuukausina on tiedossa odotettua vähemmän projektityötä, kapasiteettia voidaan ohjata muihin tehtäviin tai henkilöstön koulutukseen. Samalla vältetään toiminnan supistamisen kaltaiset epämieluisat päätökset kokonaan.
Liiketoiminnassa raha ratkaisee. Kun käytössä oleva resursointisuunnitelma ei ole optimaalisin, tilanne vastaa rahan polttamista. Tehoton työtuntien käyttö joko epäoptimaalisista prosesseista tai resursointityökaluista johtuen on huonoa liiketoimintaa.
Käyttöasteen kasvu yhdellä prosenttiyksiköllä sadan henkilön organisaatiossa voi lisätä tuottoa yli 100 000 eurolla vuodessa. Tässä esimerkissä käy hyvin ilmi, miten pienikin optimointi näkyy suoraan tuottavuudessa. Organisaatiot, joilla on keskimääräinen kypsyysaste resursointiprosessissaan voivat parantaa käyttöastetta jopa useilla prosenttiyksiköillä, kun työkaluja ja prosesseja kehitetään.
Optimaalisella resursointisuunnitelmalla pystyt säästämään kustannuksissa tai vaihtoehtoisesti saamaan enemmän tuloksia samalla henkilöstömäärällä. Logikka resurssioptimoinnin takana on selvä: lakkaa tuhlaamasta aikaa ja muita resursseja, ala lisäämään kannattavuuttasi.
Tervetuloa Silverbucketin ständille Työkalupäivä 2017-tapahtumassa 31.8.2017 Helsingin Messukeskukseen. Katsotaan yhdessä, millaisia vaikutuksia resurssioptimoinnilla olisi sinun organisaatiossasi.
Tuomas Mikkola
Kirjoittajan työtä on varmistaa, että projektiresursointi on sujuvaa ja käyttäjäystävällistä yhä useammassa organisaatiossa. Silverbucket Oy on suomalainen IT-alan yritys, joka tarjoaa pilvipalveluna projektisalkun resursointijärjestelmää. Silverbucket Oy:n päätoimipiste on Tampereella, mutta toimimme myös kansainvälisesti kasvavan kumppaniverkoston välityksellä. Lisätietoa: www.silverbucket.com.
