Omaehtoinen analytiikka (self-service business intelligence) ja tiedon tutkiminen (data discovery) ovat uuden aallon business intelligence -ratkaisujen keskeisiä ominaisuuksia.
Nämä tuovat ketteryyttä ja kykyä purkaa raporttien kehittämisen pullonkauloja.
”Oleellinen asia näissä on kuitenkin se, että koko analysointiprosessi tietojen tutkinnasta löydösten jakamiseen voi olla liiketoiminnan omissa käsissä – ei vain lopputuotosten tarkastelu.”
Ja tämä voidaan tehdä ilman että tarvitsee vaarantaa tietoturvallisuutta tai koko organisaation tietojohtamisen hallintamallia.
Kun itse konsulttina pääsen ensi kertaa tutustumaan asiakkaan tietoaineistoon, alkaa mielenkiintoinen löytöretki. Käytän useimmiten Tableau-ohjelmistoa, jolla nopeasti pääsen tarkastelemaan tietosisältöä monesta eri näkökulmasta. Löydän datan jakaumat: missä ovat volyymit, trendit: mitkä kasvavat, mitkä pienenevät, korrelaatiot: mikä tuntuu vaikuttavan tietyn mittarin arvoon jne. Pystyn myös osoittamaan ja huomioimaan datassa olevia puutteita tai laatuongelmia. Lopulta esittelen tuloksia asiakkaalle visuaalisten dashboardien ja tarinoiden avulla, joihin olen koonnut keskeiset löydökset.
Mutta olivatko matkan varrella kaikki tekemäni löydökset tuttuja asiakkaalle itselleen? Siis myös ne, jotka eivät päätyneet lopputuotokseen? Oliko minun tulkintani löydösten tärkeydestä oikea?
”Jäikö minulta huomioimatta jokin pieneltä tuntuva löydös, jolla on liiketoiminnalle kuitenkin suuri arvo?”
Parhaimmillaan toki asiakas on kiinteästi mukana tässä datan pyöritysprosessissa ja saa samanlaisia oivalluksia, vaikka osa löydöksistä olisikin tuttuja. Asiakkaan oma ymmärrys liiketoiminnasta ja siitä, mitä datojen taustalla on, nostaa analyysin arvoa entisestään. On tärkeää muistaa, että koko tämän analysointiprosessin pitäisi olla arkipäivää asiakkaan liiketoiminnassa. Eri tilanteissa tietoa on pystyttävä tutkimaan ja tarkastelemaan yhä uudelleen ja uusista näkökulmista. Ja tämän pitää olla mahdollista itse liiketoiminnan edustajille, ei vain organisaation omalle IT-osastolle tai -toimittajalle. Uudet löydökset kun voivat vaikuttaa myös analyysin päämäärän, eli siihen, mihin liiketoiminnan kysymykseen itse asiassa tulisikin hakea vastausta.
Ihmettelen usein, miten BI/analytiikkaohjelmistojen valintatilanteissa ja hankintaprosesseissa keskitytään joskus jopa pelkästään arvioimaan lopputuotoksia, esimerkiksi minkälaisia valmiita dashboardeja ohjelmistolla on mahdollisuus tuottaa. Valintakriteerit ovat usein tuttuja raportin kehittämiseen liittyviä ominaisuuksia. Ikään kuin organisaatio olisi vain modernisoimassa raporttiensa tuotantoa – toki visuaalisempiin ja entistä interaktiivisempiin dashboardeihin. Minusta tällä lähestymistavalla mahdollisuus siirtyä todelliseen tiedolla johtamisen toimintamalliin jääkin osin käyttämättä. Se ei vielä takaa tukea modernille tiedon analytiikkaprosessille, jota ohjaa käyttäjä itse.
Omaehtoisen analytiikan, tiedon tutkimisen ja visualisoinnin tärkeys heijastuu myös tuoreimmassa Gartnerin BI- ja analytiikkaratkaisujen Magic Quadrant -nelikentässä. Ns. johtajien neljännekseen ovat päätyneet ainoastaan Tableau, Microsoft ja Qlik. Juuri Tableau ja Qlik ovat olleet omaehtoisen analytiikan ja visualisoinnin pioneereja, ja Microsoft on viime vuosina panostanut voimakkaasti näihin ominaisuuksiin Power BI -työkalussaan.
Magic Quadrant arvioiden taustalla on Gartnerin tekemät kyselyt BI-ohjelmistojen käyttäjäorganisaatiolle. Vastausten perusteella analytiikan prosessien muutos toimii myös käytännössä näillä johtavilla ratkaisuilla. Esimerkiksi Tableau-käyttäjäorganisaatioiden palautteet liiketoimintahyötyjen saavuttamisesta, käyttäjäystävällisyydestä ja liiketoiminnan omaehtoisuudesta ovat erittäin hyvät. Nämä organisaatiot ovat myös hyvien kokemusten kautta laajentaneet analytiikan hyödyntämistä enemmän kuin muut.
”Kun lähdet uudistamaan business intelligence -ratkaisujasi, ota siis tavoitteeksi muutos kohti modernia raportointi- ja analysointiprosessia.”
Valmisraportteja tulet tarvitsemaan vähemmän, alati muuntuvaa tiedon analysointia enemmän. Tervetuloa kuulemaan puheenvuoroani aiheesta “Moderni BI-työkalu tiedolla johtamisen ja palvelunhallinnan apuna” Työkalupäiville 31.8.2017 Helsingin Messukeskukseen. Keskustellaan siellä lisää!
Timo Helkiö
Kirjoittaja on pitkän linjan business intelligence ja tiedolla johtamisen asiantuntija. Hän on toiminut yli kahdenkymmenen vuoden ajan alan konsulttina, kouluttajana ja neuvonantajana. Hän tuntee useita eri tiedolla johtamisen soveltamisalueita ja teknologiaratkaisuja. Timolla on ollut vahva rooli myös Affecton BI/analytiikka-palvelujen kehittämisessä.